Automatização de processos EDI com parceiros

Implementou o EDI na sua empresa com o objetivo de automatizar as transações com fornecedores e clientes. Contudo, apesar disso, nem todos os seus sócios comerciais compartilham o mesmo nível de desenvolvimento tecnológico que a sua organização. Em vez de regredir e voltar a métodos convencionais de envio de faturas em formato PDF por correio eletrônico, surge a pergunta: Quais são as alternativas disponíveis nesta situação?

Portal de fornecedores: envio de ordens de compra e recepção de faturas em PDF

Um portal de fornecedores deve atuar como solução integral para integrar todas as transações comerciais com parceiros que não dispõem de soluções EDI. Por meio deste portal, poderá publicar ordens de compra e facilitar a geração de faturas por parte dos seus fornecedores, obtendo uma gestão mais eficiente e colaborativa.

Este portal de fornecedores deverá contar com fluxos de comunicação personalizados para cada fornecedor e estar adaptado às normativas de faturamento eletrônico de cada mercado em que opera a sua empresa. A escalabilidade também é um ponto-chave: você poderá incorporar novos fornecedores e documentos de forma simples e ágil, assim como estar preparado(a) para operar em qualquer país.

O Portal de Fornecedores da EDICOM é a solução para integrar todas as transações comerciais com parceiros que não dispõem de uma solução EDI. Publique seus pedidos de compra no portal e facilite a geração de faturas para seus fornecedores. 
Receba as faturas em seu sistema de gestão de forma automática e se beneficie de ter todas as informações instantaneamente".

O portal de fornecedores da EDICOM está equipado para dar resposta a estas necessidades. O funcionamento da solução é o seguinte:

1. Exportação de ordens de compra: O sistema de gestão de compras do promotor do portal gera um arquivo de dados com as ordens de compra.

2. Conversão para um formato estruturado: A plataforma EDICOM realiza a conversão das ordens de compra para um formato estruturado válido

3. Reconhecimento de destinatários: A EDICOM identifica o destinatário das ordens e, quando o fornecedor não contar com uma solução EDI, a ordem é transferida para o portal para notificar o fornecedor sobre a disponibilidade de uma ordem de compra

4. Acesso e gestão por parte do fornecedor: o fornecedor acessa o portal, transfere as suas ordens de compra e gere-as segundo as suas necessidades.

5. Geração de faturas: para gerar as faturas, o fornecedor acessa novamente ao portal, indica as ordens que deseja faturar e preenche os dados essenciais para a gestão de contas por pagar que não foram compiladas no pedido (número de fatura, data da fatura etc.)

6. Anexar documentação adicional: Se for necessário, o fornecedor pode anexar uma representação visual da sua fatura em formato PDF, com a possibilidade de incluir a assinatura delegada da EDICOM.

7. Integração automática na gestão de contas por pagar: As faturas, juntamente com os seus dados-chave, integram-se automaticamente na gestão de contas por pagar, automatizando os processos de conciliação e contabilização

Este processo fluido e colaborativo com o portal de fornecedores da EDICOM assegura uma interação eficiente com fornecedores que não contam com soluções EDI, simplificando a gestão de ordens de compra e faturamento para ambas as partes envolvidas.

Portal de clientes: envio de faturas e recepção de ordens de compra em PDF

Um portal de clientes EDI deve estar projetado para simplificar a integração de clientes B2B sem solução EDI, assim como de clientes finais em um contexto B2C. Idealmente, este sistema permitirá estabelecer fluxos unidirecionais para o envio de transações-chave, como as faturas, assim como modelos bidirecionais mais complexos para a recepção de ordens de compra ou outros documentos relevantes.

"O Portal de Clientes EDI da EDICOM facilita a integração de clientes B2B sem solução EDI, bem como de clientes finais ou consumidores em um contexto B2C."

O portal de clientes da EDICOM está equipado para dar resposta a estas necessidades. O funcionamento da solução é o seguinte:

1. Exportação de dados: O ERP do promotor do portal gera um arquivo de dados segundo os acordos prévios estabelecidos com a EDICOM para a geração de faturas eletrônicas.

2. Transformação de dados:  A plataforma EDICOM converte os dados provenientes do ERP em um formato estruturado válido, como XML, EDIFACT, X12, entre outros.

3. Reconhecimento de destinatários: O portal identifica o destinatário de cada fatura. Quando o cliente não contar com uma solução EDI, a fatura é publicada no portal no seu formato eletrônico, acompanhada de uma representação visual em PDF

4. Notificação por correio eletrônico: A solução envia um e-mail para o cliente, a notificar sobre a disponibilidade das suas faturas no portal.

5. Acesso e gestão: O cliente pode acessar ao portal para consultar ou transferir facilmente as suas faturas, proporcionando uma experiência conveniente e segura.

Este processo eficiente assegura que até os clientes que não dispõem de uma solução EDI podem acessas de uma forma simples às suas faturas por meio do portal, melhorando a acessibilidade e facilitando a gestão de documentos-chave. No caso de fluxos bidirecionais com clientes, a solução será mais específica.

Não obstante, em um fluxo unidirecional de envio de faturas, a nossa ferramenta é ideal para cumprir todos os requisitos legais e de segurança definidos em cada mercado.

Business@Mail: envio de documentos eletrônicos

O Business@Mail apresenta-se como uma solução integrada no seu sistema de gestão, concebida para o envio eficiente de documentos eletrônicos como faturas, ordens de compra e recibos de vencimento para clientes, fornecedores e outros colaboradores. Embora concebida para automatizar a transmissão de diversos documentos, destaca-se especialmente pela sua idoneidade no tratamento de faturas, cumprindo todos os requisitos legais e de segurança estabelecidos em cada mercado.

“O Business@Mail proporciona garantias adicionais, agilidade e controle superior em comparação com os métodos convencionais de envio por e-mail. Com um foco centrado na conformidade de 100%, esta ferramenta automatiza a emissão de faturas, garantindo o cumprimento dos requisitos de autenticidade e integridade estabelecidos pelas diferentes legislações de faturamento eletrônico em nível internacional.”

A integração de assinatura digital na plataforma EDICOM acrescenta uma camada adicional de segurança, seguindo as normativas do Regulamento (UE) N.º 910/2014 sobre identificação eletrônica e serviços de confiança. Além disso, o Business@Mail oferece um controle exaustivo sobre o estado dos documentos, gerando avisos de recepção em resposta a cada ação realizada pelos destinatários. Isso elimina problemas como as reivindicações de "não recepção da fatura" ou "extraviou-se na caixa de correio".

O Business@Mail está preparado para dar resposta a estas necessidades. O funcionamento da solução é o seguinte:

• Integração ERP: A plataforma EDICOM integra-se sem inconvenientes no sistema de gestão do cliente para extrair os dados requeridos para gerar qualquer documento eletrônico.
• Emissão de documentos: Após a extração de dados, a plataforma EDICOM converte-os no padrão requerido (XML, EDIFACT, X12, etc.) para posterior envio.
• Assinatura eletrônica: No caso de faturas, a solução incorpora serviços de assinatura digital por meio do terceiro de confiança EDICOM, aplicando uma assinatura qualificada a cada documento para assegurar a sua integridade e autenticidade.
• Envio de documentos: Reconhecendo o destinatário, a EDICOM publica os documentos no portal Business@Mail em formato eletrônico, acompanhados de uma representação visual em PDF.
• Notificação e download de documentos: O Business@Mail envia notificações por correio eletrônico para o destinatário, informando-o sobre a disponibilidade de documentos no portal seguro. O destinatário acessa por meio do link facultado para consultar e/ou transferir os documentos.
• Gestão de ACKs: Business@Mail facilita la monitorización completa de los envíos mediante la generación de acuses, permitiendo conocer en tiempo real el estado de los documentos y gestionar cualquier situación, como acuses de consulta, descarga o impresión de documentos.

Onboarding de clientes: como fazê-lo?

Paralelamente a decidir implementar um portal de fornecedores ou clientes, seria ideal envolver os futuros usuários principais. O objetivo deste tipo de portais é facilitar tanto o nosso trabalho como o dos seus futuros usuários. Como tal, é importante estabelecer um plano de onboarding adequado que favoreça a aceitação da ferramenta.

Algumas boas práticas são:

• Assegurar as contas-chave: o envolvimento das contas-chave desde o início do projeto ajudará a contar com os primeiros “casos de sucesso” que eliminem incertezas para os nossos colaboradores comerciais e facilitem a sua aceitação.
   
• Comunicar os benefícios: a automatização de processos com os nossos fornecedores ou clientes não só o/a beneficiará a si, mas também facilitará a vida aos seus colaboradores comerciais. Eliminação de erros humanos, recepção mais rápida de pedidos e outras mensagens, conservação eletrônica da documentação... é importante que os seus parceiros tenham consciência do valor da plataforma.
   
• Formar e apoiar os futuros usuários: caso tenha de interagir com parceiros pouco digitalizados, a mínima alteração pode gerar a rejeição desde o primeiro momento. É importante que saibam que irão receber um treinamento adequado e que contarão com todo o apoio necessário.

Se, apesar de tudo, acreditar que o processo seria demasiado complexo, na EDICOM podemos ajudar a implementar o seu projeto. Delegue-nos as tarefas essenciais para acelerar a incorporação de interlocutores EDI no seu projeto no menor tempo possível. Externalize na EDICOM as gestões necessárias para informar e capacitar a sua comunidade de parceiros sobre o seu processo de integração EDI.

Na EDICOM, assumiremos um papel ativo, fornecendo um apoio integral à sua rede de parceiros. Encarregamo-nos de oferecer dados precisos sobre formatos e protocolos de comunicação, fornecendo o apoio necessário para a realização de todas as tarefas requeridas e para uma integração imediata na sua solução de intercâmbio eletrônico de dados. Com a nossa experiência, asseguramos uma transição suave e eficiente no processo de onboarding, permitindo-lhe centrar-se nas suas operações comerciais fundamentais.
 

Por que integrar todos os seus parceiros por meio de EDI?

1. Comunicação eficiente:

• Envio e recepção: Válidos para fluxos unidirecionais ou bidirecionais.
• Fluxos de comunicação personalizados.
• Entrega imediata e segura.

2. Segurança e cumprimento:

• Segurança: Encriptação de dados e canais seguros.
• Cumprimento legal: Adaptação a requisitos legais e técnicos.

3. Integração e conectividade:

• Integração: 100% das transações são integradas no sistema de gestão.
• Conectividade: Extensão de projetos EDI B2B2C a parceiros sem soluções de integração.

4. Eficiência operativa:

• Projetos escaláveis e rápida implementação.
• Economia: Processos mais eficientes, eliminação de erros e gestão 100% eletrônica.
• Otimização da operação administrativa: Automatização do processo, eliminação de tarefas repetitivas e do uso de papel.

5. Armazenamento e rastreabilidade:

• Armazenamento seguro: Documentos armazenados de forma segura durante o período legal.
• Rastreabilidade total de documentos.
• Integração com sistemas de gestão.
• Adicione novos destinatários facilmente: Inclusão simples de novos destinatários.