Armazenamento eletrônico de longa duração
EDICOMLta é o serviço de armazenamento eletrônico a longo prazo da EDICOM que oferece garantias de autenticidade e integridade por meio de mecanismos avançados de criptografia.
Integridade e autenticidade dos documentos com valor comprobatório
EDICOMLta (EDICOM Long Term Archiving) é a solução de armazenamento eletrônico a longo prazo oferecida por EDICOM com a garantia de autenticidade e integridade do documento em virtude da aplicação de mecanismos avançados de criptografia, tais como assinatura eletrônica ou carimbo de data e hora (time stamp).
O sistema de armazenamento eletrônico permite classificar, arquivar e consultar documentos, garantindo a sua integridade através de provas informáticas que lhes conferem valor probatório a longo prazo.
As seguintes características asseguram um armazenamento legal de documentos eletrônicos por meio de um ambiente web seguro acessível 24x7 a partir de qualquer lugar com uma ligação à internet.
Como o EDICOMLta atribui valor comprobatório para os documentos preservados?
Um dos principais valores oferecidos por um sistema de armazenamento eletrônico concebido de acordo com normas internacionais (ISO 14641) é a garantia de entrega de provas informáticas que podem ser utilizadas como prova legal dos documentos digitais armazenados no caso de uma possível exigência ou litígio com terceiros.
O nosso serviço de guarda eletrônica certificada garante a integridade e autenticidade dos documentos eletrônicos através da assinatura eletrônica e da aplicação de um carimbo de hora eletrônico. Todos os procedimentos e técnicas criptográficas que aplicamos na nossa solução de armazenamento eletrônico são suportados pelo Fornecedor de Serviços de Certificação nas regiões do mundo onde existe regulamentação específica sobre armazenamento eletrônico.
Aplicação de selo eletrônico
Aplica-se de forma sequencial um selo eletrônico e uma validação cronológica eletrônica. Com o selo eletrônico qualificado, asseguramos a integridade do documento e, com o Time Stamping, demonstramos de forma objetiva o momento exato (data e hora) em que esse documento foi preservado.
Reasseguramento contínuo
Aplicam-se validações cronológicas eletrônicas de forma recorrente ao longo do tempo (normalmente a cada dois anos) para alargar a fiabilidade do selo eletrônico além da sua validade tecnológica habitual.
Como o EDICOM Long Term Archiving funciona?
Acesso ao serviço
O EDICOMLta oferece aos usuários um ambiente web personalizado e concebido com critérios de usabilidade que são acessados com altos níveis de segurança.
Captura de documentos
De forma manual por meio do ambiente web ou de forma integrada, os mecanismos de assinatura eletrônica e a validação cronológica são aplicados de forma automática sobre os arquivos e documentos.
Valor comprobatório
Com o selo eletrônico, asseguramos a integridade do documento e, com a validação cronológica, demonstramos objetivamente o momento exato (data e hora) em que esse documento foi conservado.
Geração dos metadados
Os metadados são indispensáveis, pois permitem a posterior identificação e recuperação dos documentos. EDICOMLta habilita modelos web para a criação de estruturas de metadados padronizados.
Armazenamento seguro
O documento é arquivado paralelamente em dois DPC da EDICOM, com as respectivas cópias de segurança. Dessa forma, assegura-se uma acessibilidade de 99,9% ao documento e altas condições de segurança.
Registro de evidências
Algumas das evidências informáticas que ficam registradas e constituem a auditoria de um documento são: Evidência de criação, evidência de origem, evidência de modificação, evidência de eliminação, evidência de transferência…
Gestão dos documentos
Arquivamento eletrônico, modificação de documentos, criação de pastas, filtros de pesquisa, marcador de favoritos, relação de documentos, opções de transferência e de compartilhamento... são algumas das várias funcionalidades.
Reasseguramento contínuo
Um selo eletrônico de tempo é aplicado de forma recorrente e automática aos documentos armazenados. Esse é um método válido e reconhecido na norma internacional de arquivo eletrônico ISO 14641 para estender a integridade de um documento eletrônico ao longo do tempo.
Auditoria de um documento
Em qualquer momento, é possível solicitar a auditoria de um documento. Esse arquivo comprimido contém elementos como as evidências, as assinaturas digitais ou o relatório de validação. Todos os elementos de informática necessários para demonstrar objetivamente a integridade de um documento.
Apresentamos a EDICOMLta: Gestão de informações
Apresentamos a EDICOMLta: Carregamento e consulta de documentos
Apresentamos a EDICOMLta: Auditoria legal de documentos
Uma plataforma certificada internacionalmente
O nosso sistema foi concebido e certificado conforme as máximas normativas internacionais em matéria de armazenamento digital.
Além disso, contamos com certificações locais em regiões onde existem leis específicas de preservação eletrônica como, por exemplo, a Conservazione Elettronica em Itália ou a NOM151 no México.
Pontos-chave do serviço de confiança de armazenamento eletrônico de longa duração
Acessibilidade
Armazenamento baseado em metadados que permitem identificar e estabelecer hierarquias entre os mesmos, facilitando uma posterior consulta ou recuperação dos documentos.
Conformidade legal
Os arquivos eletrônicos são preservados sob as condições técnicas e regras da norma internacional ISO 14641.
Acesso à prova jurídica
O sistema permite recuperar rapidamente os documentos preservados. Também permite o acesso e a transferência do arquivo com a auditoria eletrônica que certifica a integridade e a autenticidade dos dados no tempo para demonstrar a sua validade legal perante terceiros.
Valor comprobatório
A assinatura eletrônica proporciona um sistema de retenção de dados com garantias de integridade e de autenticidade, as garantias necessárias para que o sistema e os documentos arquivados tenham valor de prova legal.
Auditoria do documento
As assinaturas e selos eletrônicos dos arquivos são submetidos a processos de controle periódicos com o fim de manter os atributos de integridade e autenticidade que possuem. Essa auditoria permanente monitora as interações de cada usuário com os documentos custodiados.
Integração com terceiros
O EDICOMLta permite a integração com os sistemas de gestão internos das empresas ou com as soluções de EDI e Fatura Eletrônica da EDICOM, automatizando a proteção e a conservação desses documentos eletrônicos.
Hierarquia de documentos
O EDICOMLta permite proteger o ciclo completo de cada documento eletrônico. Por exemplo, em uma relação comercial, armazena-se a fatura eletrônica vinculada ao pedido e ao aviso de expedição.
Reversibilidade dos dados
A recuperação de todos os lotes de dados é uma necessidade das empresas. Por isso, a EDICOM assegura a recuperação e a transferência de todos os documentos arquivados e as suas evidências como assinaturas, validações cronológicas, registro do ciclo de vida do arquivo, registro de eventos etc.
Infraestrutura tecnológica
Os arquivos são protegidos sob um modelo de alta disponibilidade baseado na redundância de qualquer componente ou serviço. Isso traduz-se na disponibilidade de dois Data Centers em diferentes instalações físicas e que operam de forma síncrona por meio de uma replicação permanente de recursos.
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