Armazenamento digital legal em Itália

Conservação digital dos documentos: em que consiste?

A conservação digital consiste no armazenamento eletrônico certificado a longo prazo de todo tipo de documento digital. Esse serviço de conservação eletrônica deve garantir a autenticidade, a integridade e a disponibilidade dos documentos conservados, respeitando sempre as normas de segurança mais rigorosas.
 

Conservação substitutiva na Itália

A Conservação Substitutiva foi criada com o objetivo de fornecer às empresas italianas um marco jurídico que estabelece diretrizes para a digitalização e a conservação eletrônica de documentos analógicos. Os documentos em papel digitalizados e preservados com base nessas diretrizes têm a garantia de serem legalmente válidos. 
Isto obriga as empresas italianas a disporem de uma plataforma de intercâmbio de documentos que facilite o armazenamento eletrônico em conformidade com a legislação. Essa plataforma deverá contribuir para simplificar o processo de desmaterialização dos documentos. Todos os documentos em papel relevantes para efeitos fiscais devem ser digitalizados e preservados digitalmente de acordo com as diretrizes da Conservação Substitutiva.
A conservação substitutiva procura valorizar o arquivo eletrônico de documentos através de um sistema que garanta, de forma permanente, duas condições: a integridade, que certifica que os documentos armazenados eletronicamente não foram alterados, e a autenticidade, que identifica inequivocamente a pessoa singular ou coletiva como autora de um determinado documento. Para certificar essas caraterísticas, são efetuados dois processos:
 

• Assinatura eletrônica qualificada: Cette signature est équivalente à une signature manuscrite, avec la même validité juridique dans tous les pays de l'Union européenne. La signature électronique qualifiée permet d'identifier l'origine des données et le signataire. En outre, la signature électronique offre aux documents archivés les garanties d'intégrité et d'authenticité requises pour que l'archivage électronique réponde aux normes imposées. Le service de signature électronique qualifiée est souvent fourni par un prestataire de services de confiance qualifié.

« Um prestador de serviços de confiança qualificado é um fornecedor de tecnologia que dispõe das certificações exigidas e da capacidade técnica necessária para fornecer às transações eletrônicas e os mecanismos de confiança necessários: assinatura eletrônica, selo temporal, etc.»

• Timessamping: O serviço de timessamp é utilizado para provar que um conjunto de dados existiu e que não foi modificado desde um determinado momento. Tal como no caso anterior, o serviço de selo eletrônico é normalmente prestado por um Prestador de Serviços de Confiança Qualificado, que certificará mediante esse processo a existência do conjunto de dados a partir de uma determinada data e hora.

Regulamento eIDAS: em que consiste e como afeta o arquivo digital

Em uma Europa cada vez mais digital, os cidadãos, as empresas e o Setor Público precisam de um quadro jurídico que garanta a segurança e a certeza legal das transações eletrônicas que se realizam diariamente em ambientes públicos e privados.

Esses mecanismos de segurança estão definidos no Regulamento n.º 910/2014, conhecido como Regulamento eIDAS (identificação eletrônica e serviços de confiança para as transações eletrônicas no mercado interno), relativo à identificação eletrônica e aos serviços de confiança para as transações eletrônicas no mercado interno.

O regulamento é aplicável desde 1 de julho de 2016. O Regulamento eIDAS estabelece as bases para a realização de transações eletrônicas mais seguras entre os cidadãos, as empresas e o setor público.

Le règlement est applicable depuis le 1er juillet 2016. Le règlement eIDAS pose les bases pour des transactions électroniques plus sûres entre les citoyens, les entreprises et le secteur public.

As principais disposições do regulamento podem ser resumidas em três pontos chave:

• Estabelece um quadro jurídico para as assinaturas eletrônicas, os selos eletrônicos, os selos temporais eletrônicos, os serviços de entrega eletrônica e a autenticação de páginas Web.
• Regula o papel do prestador qualificado de serviços de confiança: desde os requisitos de segurança para desempenhar esse papel até os processos de auditoria. Um prestador de serviços de confiança é uma pessoa singular ou coletiva que presta um ou mais serviços de confiança, quer como prestador qualificado, ou como prestador não qualificado de serviços de confiança.

«A EDICOM é um fornecedor qualificado de serviços de confiança para a emissão de certificados e a geração de fichas de selo eletrônico. Está também em processo de acreditação de novos serviços qualificados previstos no regulamento, tais como a entrega eletrônica certificada e o armazenamento a longo prazo.»

• Determina as condições em que os países da UE devem aceitar os meios de identificação eletrônica de pessoas e empresas pertencentes a outros Estados-Membros, assegurando assim a interoperabilidade.

O Regulamento eIDAS não só representa um avanço nos métodos de identificação eletrônica, como também promove a transformação digital das empresas e das administrações. A implementação de serviços de confiança coloca os documentos eletrônicos em igualdade de condições com os documentos analógicos, permitindo o processamento de documentos eletrônicos na origem com a mesma validez que os documentos tradicionalmente emitidos em papel.  Um passo importante para a eficiência na era digital.

Aplicações da conservação digital à norma: 

O armazenamento digital de documentos é obrigatório no caso das faturas eletrônicas, bem como de qualquer outro documento com relevância fiscal. Entre esses últimos, encontramos documentos como o CEC (correio eletrônico certificado), contratos e documentos assinados com uma assinatura digital ou confirmações de encomendas, entre muitos outros. Os mais comuns são:

Armazenamento digital de faturas eletrônicas:

O armazenamento de faturas eletrônicas, bem como de todos os registos contábeis, é obrigatório por um período de 10 anos a partir da data de emissão.

Armazenamento digital de notas de despesas:

A armazenagem digital estende-se, em princípio, à declaração das notas de despesas e dos respetivos documentos comprovativos. As notas de despesas devem ser armazenadas da mesma forma que as faturas e a sua autenticidade e integridade devem ser asseguradas.

Conservação digital de assinaturas juntamente com documentos sujeitos a fluxos de trabalho de aprovação:

Alguns documentos essenciais estão sujeitos a processos de aprovação que abrangem uma ou mais pessoas, a fim de garantir e comprovar a conformidade com o seu conteúdo. Propostas comerciais, faturas de fornecedores, contratos de trabalho, contratos de prestação de serviços, etc. Existem soluções no mercado que facilitam a digitalização dessas aprovações. Dependendo da criticidade do documento, essas soluções podem utilizar procedimentos mais ou menos exigentes de aprovação (plataforma de assinatura eletrônica, assinatura com certificado reconhecido, duplo fator de autenticação etc.).

Nesses casos, não só é fundamental conservar digitalmente o documento aprovado, como é ainda mais importante conservar a evidência de cada aprovação feita sobre ele. Essa evidência gera um rasto que, identificado em um determinado momento através de um selo temporal eletrônico, oferece maiores garantias em caso de possíveis discrepâncias ou desacordos.

« EDICOMSignADoc é a solução de aprovação de documentos com assinatura eletrônica que, em conjunto com os serviços do EDICOM Qualified Trust Service Provider, automatiza o armazenamento digital desses documentos juntamente com as provas de aprovação ».

A sequência completa dessas provas é integrada em um relatório assinado pelo terceiro de confiança, o que faz desse relatório uma ferramenta essencial para registar as etapas que um documento seguiu desde a sua emissão até a sua aprovação final.

A obrigação de conservação digital estende-se igualmente aos documentos assinados digitalmente, independentemente da solução utilizada durante o processo de assinatura.

Conservação digital de correio eletrônico certificado (CEC)

CEC é o correio eletrônico certificado. Trata-se de um sistema que permite o envio de mensagens de correio eletrônico com valor legal equivalente ao de uma carta registrada. Como têm potencial relevância fiscal, também devem ser conservados.

EDICOM Long- Term Archiving (EDICOMLta) 

EDICOMLta (Long-Term Archiving) é o serviço certificado de armazenamento eletrônico a longo prazo desenvolvido e oferecido pela EDICOM como fornecedor qualificado de serviços de confiança.
EDICOMLta é uma plataforma certificada para a conservação de documentos eletrônicos durante o período de tempo exigido pelas empresas ou determinado pela legislação. Pode armazenar qualquer tipo de documento em qualquer formato.

Essa plataforma garante a disponibilidade, a integridade, a autenticidade e a segurança dos documentos armazenados. Para esse efeito, assegura o acesso e a recuperação permanentes de todos os documentos carregados na plataforma, bem como a gestão de provas para demonstrar a integridade dos documentos armazenados digitalmente sob uma perspectiva jurídica.

Uma prova informática é um arquivo que justifica juridicamente uma operação efetuada sobre um documento.

« EDICOMLta é uma solução de armazenamento eletrônico certificado que conserva os documentos, mantendo a sua integridade e autenticidade ao longo do tempo »

A função da EDICOM como fornecedor qualificado de serviços de confiança consiste na execução de auditorias contínuas aos registros arquivados, em conformidade com as normas internacionais (XSADEsLT e ISO14641) e com a regulamentação local, quando aplicável. Tudo isso com o objetivo de conferir aos documentos conservados o estatuto de originais eletrônicos com valor probatório, o que os torna válidos perante terceiros e autoridades.

No caso da Itália, a EDICOMLta cumpre todos os requisitos em matéria de preservação digital de acordo com a norma. Os documentos arquivados na EDICOMLta terão garantidas a sua integridade, autenticidade e acessibilidade, respeitando sempre os mais elevados padrões de segurança.

Vantagens do EDICOMLta :

• Integridade e autenticidade : A EDICOM implementa sistemas de assinatura qualificada e de selo eletrônico de tempo qualificado (timessamp), que cumprem tanto os requisitos estabelecidos pelo Regulamento eIDAS para os serviços de confiança qualificados, como os requisitos estabelecidos pela lei italiana para a conservação digital.
• Consulta e rastreabilidade : Todos os documentos eletrônicos são classificados e tipificados na plataforma com base nos seus metadados. Esses metadados permitem definir a rastreabilidade entre documentos e facilitam a consulta e a recuperação imediatas dentro da plataforma.
• Hierarquização dos documentos:  EDICOMLta permite conservar o fluxo realizado por cada documento eletrônico.
• Arquivo legal :Os arquivos eletrônicos são armazenados no Centro de Processamento de Dados (CPD) da EDICOM sob rigorosas medidas de segurança. 
• Auditoria de documentos :  As assinaturas e selos eletrônicos nos documentos são sujeitos a controles regulares para manter os atributos de integridade e autenticidade.
• Acessibilidade e gestão: EDICOMLta permite a integração com os sistemas de gestão internos das empresas (ERP, CRM ou SCM, entre outros) ou com as soluções EDI e e-Invoice da EDICOM, automatizando o armazenamento desses documentos eletrônicos.
• Redundância: A EDICOM armazena os arquivos eletrônicos de forma duplicada em dois CPDs para aumentar a segurança e garantir uma disponibilidade de serviço de 99,9%.