CSC – Inovações e mudanças tecnológicas para atender as necessidades de empresas globais

A proliferação dos Shared Services Center (SSC) ou Centro de Serviços Compartilhados (CSC) tem sido um modelo de trabalho nas grandes corporações, pois permite reduzir custos e padronizar processos. Entretanto, para conseguir isso, é necessário trabalhar com uma tecnologia que ajude a otimizar as tarefas que fazem parte da corporação.

Oferecemos múltiplas possibilidades tecnológicas para conectar empresas. A fim de maximizar a eficiência desses Centros de Serviços Compartilhados, estaremos presentes no evento SAB Shared Services, que ocorre de 10 a 12 de abril, no MAVSA Resort, em Cesário Lange/SP. Na ocasião, buscaremos entender os principais gargalos, persentes no dia a dia das grandes corporações, e mostrar que é possível haver harmonia e, sobretudo “paz de espírito”, mesmo diante de operações tão robustas e de grande complexidade, como é o caso do setor fiscal, por exemplo.

Como otimizar e maximizar os processos de forma automática e imediata?

O CSC centraliza em uma única unidade de negócio processos e atividades que antes eram realizados de forma dispersa na organização, em diferentes departamentos ou até mesmo em diferentes pontos geográficos. Atividades comuns, como as do departamento de recursos humanos, compras, finanças, entre outros.

Um dos principais obstáculos que um SSC enfrenta em relação a compras é o recebimento e o envio de dados e arquivos eletrônicos. Como centralizar e unificar o gerenciamento de faturas recebidas e enviadas? As soluções baseadas no intercâmbio eletrônico de dados (EDI) são uma importante aliança que permite, entre outras frentes, gerenciar faturas eletrônicas em diferentes cenários tecnológicos.

Na EDICOM, oferecemos soluções customizadas para atender às diferentes necessidades dos clientes permitindo que:

• O conteúdo das mensagens seja padronizado.
• Automatização o gerenciamento dos documentos como: Notas Fiscais Eletrônicas, Notas Fiscais de Serviços, Pedidos, Avisos de Embarque, dentre outros.
• Informações serão integradas no ERP do cliente.
• Oferecendo soluções para gerenciar as informações com os emissores ou receptores que não trabalham com a tecnologia EDI.

Em um CSC – Centro de Serviços Compartilhados, várias situações podem surgir no momento de gerenciar a emissão ou recebimento de faturas eletrônicas, por exemplo:

• Receber faturas ou outros documentos dos departamentos da organização, digitalizados em formato PDF, ou seja, eletronicamente, mas não em formato estruturado e em linguagem padrão.
• Emitir faturas para clientes sem solução EDI.
• Fornecedores que emitem faturas e não tenham soluções EDI.

As soluções EDI são uma grande vantagem competitiva que é potencializada à medida que mais usuários as utilizam e um maior número de transações seja realizado. Portanto, as empresas exigem cada vez mais que seus fornecedores trabalhem com tecnologia EDI, fazendo com que sejam capazes de integrá-las em suas plataformas B2B. No entanto, o cenário ideal nem sempre ocorre em ambientes B2B, onde geralmente encontramos diferentes níveis de maturidade se tratando do uso deste tipo tecnologia.

As soluções da EDICOM foram projetadas para responder a diferentes cenários para maximizar o compromisso com a troca eletrônica de dados, incentivando assim, o uso intensivo de sua plataforma de comunicação de forma a melhorar a eficiência dos processos administrativos do cliente.

Como simplificar o gerenciamento de faturas eletrônicas em um CSC – Centro de Serviços Compartilhados?

Documentos recebidos em PDF

Para automatizar e integrar os documentos que o SSC recebe em formato PDF, a solução é digitalizar o documento por meio de um processo de reconhecimento óptico de caracteres. Isso é feito através de um software OCR (Optical Character Recognition) que transforma o conteúdo em uma mensagem estruturada, com uma linguagem adequada para a troca eletrônica de dados. Esta informação, uma vez transformada, a EDICOM integra-a no ERP do cliente. A integração das informações no ERP permite, por sua vez, processar os dados de forma automatizada, o que resulta em economia de tempo e eliminação de erros.

Envie faturas para clientes sem soluções EDI

No caso de clientes sem tecnologia EDI, a EDICOM desenvolveu a solução Bussiness@Mail. Esse sistema permite o envio de faturas eletrônicas e outros documentos, estruturados ou não, para parceiros que não possuem uma solução de tecnologia EDI para receber arquivos. As principais características do Bussiness@Mail são:

• Trata-se de um serviço gratuito para o receptor.
• A plataforma se baseia em disponibilizar aos destinatários um ambiente on-line acessível com um navegador web, a partir do qual todos os documentos são consultados e baixados pelos receptores, aos quais, o Centro de Serviços Compartilhados coloca à sua disposição.
• É um sistema seguro e imediato, que também favorece a rastreabilidade da fatura, uma vez que o emissor controla o status da informação (enviada, publicada e recebida).

Como funciona o Bussines @ Mail? 

O ERP do emissor se conecta ao portal web e transfere os dados do documento, por exemplo, a fatura eletrônica, preservando os mecanismos de segurança, como a assinatura eletrônica; o documento é enviado para o serviço Business @ Mail. O destinatário recebe por correio um aviso da disponibilidade de documentos no portal direcionado a ele. O destinatário acessa o portal www.businessmail.net através do link incluído no aviso recebido. O acesso do destinatário ao documento gera confirmações de leitura.

Recebimento de faturas de clientes sem soluções de EDI

Através do Portal Web, clientes sem soluções EDI se conectam à plataforma para enviar as faturas eletrônicas permitindo que o CSC as receba permitindo que a integração ocorra automaticamente no ERP. Ele foi projetado para integrar os fornecedores com menor rotatividade, que geralmente enviam seus documentos por outros meios, como e-mail. O portal é acessado pela web e o usuário realiza o upload dos documentos que foram gerados como de costume.

As faturas registradas nesses portais são automaticamente integradas no ERP do destinatário, economizando tempo e reduzindo os custos operacionais.

Tanto no Bussiness@Mail quanto no Web Portal, é possível adotar um papel ativo disponibilizando aos seus clientes ou fornecedores soluções web de fácil acesso, a partir das quais podem gerar ou receber transações básicas, como faturas ou pedidos eletrônicos.

Com as soluções da EDICOM, um Centro de Serviços Compartilhados poderá utilizar uma plataforma EDI para se comunicar com os diferentes departamentos da empresa, bem como com seus parceiros, podendo ultrapassar qualquer tipo de barreira tecnológica no que tange a troca eletrônica de documentos.

EDICOM, o valor acrescentado dos seus serviços

A EDICOM oferece outros serviços fundamentais em um ambiente de digitalização e trabalho baseado na troca eletrônica de dados: o armazenamento de documentos eletrônicos.

O armazenamento eletrônico de longo prazo de todos os documentos é um importante valor agregado porque fecha o círculo do sistema paperless. O serviço EDICOMLta é o serviço de armazenamento eletrônico de longo prazo que a EDICOM oferece na qualidade de provedor de serviços qualificado de confiança.

Essa solução foi desenvolvida para garantir a preservação e a integridade dos documentos ao longo do tempo, especialmente aqueles que estão sujeitos a requisitos legais, como faturas eletrônicas.

Em resumo, a experiência da EDICOM no desenvolvimento de projetos globais garante que seus clientes estejam preparados para:

1. Abordagem com todas as garantias técnicas às relações comerciais com qualquer parceiro.
2. Gerenciar, a partir de uma única plataforma centralizada, informações em formato eletrônico, de forma automatizada, imediata e integrada ao ERP.
3. Ser capaz de implementar soluções escaláveis que se adaptem às necessidades atuais e futuras da organização.

EDICOM coordinates HOSP&INVOICE project (Action No: 2017-EU-IA-0146)