Como enviar faturas em PDF legalmente

Devido à transformação digital acelerada causada pela crise sanitária de 2020, muitas empresas não têm condições de enviar faturas em papel para seus clientes. A maioria das empresas que continuam a usar faturas em papel, o fazem porque parte de sua base de clientes não possui recursos técnicos para receber documentos comerciais automaticamente por meio de EDI.

Conheça o Business@Mail

As empresas enfrentam o desafio de fazer chegar as faturas a todos os seus clientes de forma digital, segura e legal. Algo que pode ser especialmente complexo quando se trata de clientes finais cujo único meio de comunicação é o e-mail. Para resolver este problema, criou-se o Business@Mail, uma plataforma de comunicação que permite a publicação e envio de faturas eletrônicas em pdf de forma automática, segura e com validade jurídica.

O Business@Mail integra-se com sua solução EDI e com seu ERP automatizando o envio de 100% das suas faturas para todos os seus clientes. 

O Business@Mail oferece várias opções de acordo com as necessidades do seu negócio e as características dos seus clientes, permitindo a comunicação EDI das suas transações comerciais com 100% dos seus interlocutores.

Integrado com o ERP da sua empresa, por meio da nossa solução EDI, as faturas são traduzidas para um formato estruturado, publicando também uma representação visual em PDF no Business@Mail para consulta dos clientes sem solução de integração de dados.

Sempre que uma nova fatura é disponibilizada aos clientes no portal Business@Mail, os clientes são notificados por meio de um e-mail que permite o acesso direto para consulta, download e impressão.

O Business@Mail gerencia a publicação e o armazenamento de faturas com assinatura eletrônica, constituindo uma solução ajustada à legislação em vigor em cada caso.

O serviço de Assinatura Delegada da EDICOM também simplifica o processo de assinatura eletrônica de faturas. Por meio desse serviço, os clientes autorizam a EDICOM a assinar os documentos em seu nome, evitando assim a gestão e manutenção de certificados eletrônicos ou dispositivos de assinatura.

Como funciona o envio automatizado de faturas em PDF

1. O emissor gera 100% de suas faturas de acordo com seus processos habituais, transferindo os dados para EDICOM.
2. O software EDI da EDICOM realiza a transformação dos dados e reconhece os destinatários de cada fatura.
3. As faturas endereçadas a clientes sem solução de intercâmbio eletrônico de dados são publicadas no Business@Mail.
4. O cliente é notificado por e-mail num e-mail que inclui um link para a fatura publicada para consulta, download ou impressão.

Controle total do status de suas faturas

Os emissores poderão saber a todo momento o status de suas faturas eletrônicas. Graças a um sofisticado sistema de reconhecimento, você pode controlar a rastreabilidade de todo o processo:

• Avisos de publicação da fatura na plataforma.
• Agradecimentos por consulta, download ou impressão de documentos.
• Reconhecimento do número de documentos publicados que não foram consultados.
• Avisos enviados sem solicitar resposta.

Todos os reconhecimentos também podem ser integrados ao sistema de cobrança do cliente, otimizando o processo de controle de cada documento de cobrança por meio do ERP do emissor.

Uma solução com vantagens tanto para as empresas e como para os clientes

O Business@Mail é uma solução que oferece múltiplas vantagens tanto para empresas que necessitam de eliminar a entrega em papel das suas faturas, como para clientes que não dispõem de soluções EDI para a recepção de documentos empresariais. Com o Business@Mail você não só poderá enviar faturas em PDF, mas qualquer outro documento comercial que precisar.

Junte-se aos milhares de clientes que utilizam o Business@Mail, a solução sem papel que facilita a digitalização das empresas, otimizando os seus recursos e melhorando a comunicação com os seus clientes.

Ao usar o Business@Mail, ambas as partes se beneficiam ao tornar o processo de envio e recebimento de faturas muito mais eficiente.

Vantagens para empresas

1. Envio de documentos EDI para 100% dos seus interlocutores.
2. Redução dos custos de gestão e envio de faturas em papel.
3. Automação de todo o processo de cobrança.
4. Redução dos tempos de emissão, entrega e cobrança.
5. Rastreabilidade total do status das mensagens.

Vantagens para clientes

1. Notificações via e-mail de recebimento de faturas.
2. Visualização, consulta e impressão de documentos comerciais em pdf.
3. Conservação legal eletrônica de documentos durante o período legalmente estabelecido.
4. Acesso livre.
5. Manuseio simples e intuitivo.
6. Ambiente habilitado para receber documentos de vários editores.

Envio automático de faturas em PDF para o e-mail dos seus clientes

A ferramenta também suporta o envio de faturas em pdf diretamente para os e-mails dos clientes.

Esta opção não permite controlar a rastreabilidade dos estados que uma fatura percorre desde o seu envio até à sua consulta final pelo cliente.