As 10 fases para a migração de uma plataforma EDI

Pode ter muitos motivos…

Preciso migrar minha solução de EDI in-house para uma plataforma EDI SaaS, não encontro o serviço de que preciso com o meu atual fornecedor EDI e quero experimentar outro, o meu negócio está crescendo para outros países e a minha plataforma EDI precisa crescer também… etc.

E também muitos entraves…

Tenho dezenas de aplicativos conectados à minha plataforma EDI com desenvolvimentos in-house, não conheço nenhuma forma de transferi-los para um serviço SaaS, o EDI é vital nas minhas operações diárias, não o consigo parar para fazer uma migração, tenho milhares de fornecedores conectados à minha atual plataforma, como faço a gestão da nova conectividade… etc.

Neste artigo, iremos explicar como se pode abordar o seu projeto de migração EDI com agilidade e êxito, seguindo um planejamento de gestão de projetos que se divide em 10 fases. Tudo baseado na nossa própria metodologia de trabalho e ferramentas de gestão colaborativa que nascem de 30 anos de experiência na implementação de grandes projetos de B2B para empresas de diferentes setores de produção.

Fase 1: Análise da informação

Na primeira fase do projeto, realizar-se-á uma análise detalhada dos fluxos de transmissão de mensagens descritos pelo cliente, definindo as ações comerciais e técnicas que devem ser executadas. É um passo prévio necessário com a finalidade de avaliar o trabalho a realizar e detetar os possíveis riscos que possam surgir durante a migração, pois considera fundamental realizar uma migração que não afete as operações diárias dos nossos clientes.

Fase 2: Definição dos fluxos de integração

Para cada fluxo de mensagem, as tarefas a realizar são as seguintes:

• Definição das especificações e da documentação da interface do cliente. O objetivo é harmonizar ao máximo as interfaces e não utilizar uma diferente por mapeamento.
• Apoio no desenvolvimento dos dados da interface.
• Desenvolvimentos específicos: Acesso a uma tabela de dados intermédia ou lista de equivalências caso seja necessário.
• Definição da mensagem na plataforma EDI.
• Desenvolvimento dos processos de integração por tipo de mensagem.
• Teste de verificação (sintaxe e semântica).
• Teste de troca.

Fase 3: Configuração da plataforma EDI

A EDICOM configura os diferentes ambientes em função da arquitetura de negócio dos clientes em sintonia com a sua organização empresarial.

Configura-se um ambiente para cada unidade de negócio que centraliza os fluxos de transmissão de dados para essa unidade. No entanto, o objetivo é ter uma única ligação para agilizar a transferência de documentos associada a todos os diferentes fluxos.

Os ambientes serão configurados nos servidores da EDICOM e, para cada ambiente, é preciso configurar a frequência de envio das mensagens enviadas ou recebidas, os alarmes, os utilizadores, o idioma, o tipo de mensagens, os protocolos a utilizar, os mecanismos de encriptação e as respetivas ações. Também serão configuradas e testadas todas as mensagens por interlocutor comercial.

A EDICOM recomenda a criação de um ambiente de Teste que se utiliza para realizar testes com os interlocutores comerciais antes de passar à produção, e também para realizar envios massivos, verificações de mapeamento, entre outros.

Fase 4: Integração com ERP do cliente

A aplicação iPaaS da EDICOM permite a integração de diferentes ERP ou sistemas de gestão com a plataforma EDI. Aspetos como o idioma, o tempo ou os processos determinarão os recursos a aplicar (gestores de projetos, consultores ou helpdesk).

Cada procedimento começa e termina com a transferência de ficheiros para o sistema interno do cliente. A EDICOM oferece diferentes alternativas para o canal de comunicação, tendo sempre em conta a segurança e a disponibilidade. A transferência de ficheiros deve ser testada antes de passar à produção, sendo obrigatório estabelecer uma ligação robusta.

Além disso, será definido previamente um canal de apoio em caso de contingências com o primário.

Fase 5: Coordenação da EDICOM com os interlocutores EDI

Uma das fases mais críticas é a coordenação com cada um dos partners comerciais que têm de se ligar à nova plataforma EDI. É necessário definir como e quando se deve notificar a mudança, evidentemente em linha com a estratégia de migração definida.

Por ser uma migração de rede, cada parceiro deve estabelecer as comunicações na sua própria plataforma, o que pode implicar um pedido de gateway, uma mudança de AS2 Id ou até mesmo uma mudança de protocolo.

É importante definir uma estratégia de comunicações personalizadas em função das modificações que o parceiro deve implementar, tal como a coordenação na data de migração. Tudo se define a partir de um planning de migração escalonada em função de prioridade, definindo controlos para cada grupo de migração centrados na deteção de possíveis problemas durante a implementação.

A EDICOM tem uma vasta experiência e ferramentas colaborativas de desenvolvimento próprio que agilizam a gestão do onboarding EDI de toda a sua comunidade de partners.

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Fase 6: Testing e validação dos fluxos de transferência de informação

A EDICOM desenvolve mecanismos de controlo para garantir o correto funcionamento da solução e o cumprimento das regras de negócio acordadas com os clientes. O objetivo é que os processos de migração não afetem a rotina diária das empresas.

Para isso, estabelecemos as seguintes ações:

• Verificação de que o processo de integração está a gerar o ficheiro final correto.
• Receção de um tipo de mensagem de controlo de um parceiro comercial durante um período que garanta que todos os processos estejam a funcionar corretamente
• Em caso de falha (uma mensagem não recebida ou enviada depois de várias tentativas ou algum tempo), abre-se um ticket de análise do problema e solução a documentar a incidência.
• Receção de uma mensagem de confirmação de receção de uma mensagem previamente enviada.

Fase 7: As regras comerciais controlam a evolução

Juntamente com o cliente, realiza-se a definição e o desenvolvimento de controlos específicos que permitam detetar possíveis incidências na fase de mudança para a produção.

Este tipo de controlos está muito focado nos processos de negócio dos nossos clientes.

• Controlos associados à mensagem (unidade de negócio, empresa do país), interlocutor comercial e hora de saída e entrada da mensagem. Por exemplo, se a empresa 1 situada em França tiver de receber as encomendas de um partner comercial de França antes das 9 da manhã, a plataforma notificará se este requisito não estiver a ser cumprido.
• Acompanhamento dos controlos de atividade. Por exemplo, notificar se se consumiu um período após a geração de mensagens de saída por parte da empresa ou unidade de negócio. Desta forma, podemos detetar se, depois de passar para a produção, um determinado parceiro comercial já está preparado para a definição da comunicação.

Fase 8: Formação dos utilizadores

Juntamente com o cliente, define-se um programa de formação com sessões ajustadas aos diferentes perfis de utilizadores:

• Utilizador administrador
• Utilizador
• Utilizador de gestão de processos

A nossa plataforma EDI é oferecida em modo SaaS com os fluxos de informação integrados com o sistema de gestão interno do cliente e com um apoio 24x7 que, consoante o nível de serviço, pode ser prestado por um técnico dedicado.

Embora tudo isto permita um uso totalmente transparente da aplicação, as formações à medida são muito úteis para que os utilizadores afetados pelos processos de troca EDI saibam como funcionam os processos, e acedam a funcionalidades avançadas da plataforma que lhes pode permitir melhorar as suas operações diárias, tais como a consulta de estatísticas, alertas… etc.

Fase 9: Implementação e acompanhamento

A EDICOM oferece ajuda durante a transição monitorizando os processos mediante os mecanismos de controlo e orientando para o utilizador. Neste sentido, é habitual incluir nestes projetos um período posterior ao lançamento definitivo (go live), durante o qual, os nossos técnicos estão a supervisionar o seu correto funcionamento.

Antes deste período, realizam-se todos os testes, e as integrações são realizadas em volumes suficientemente altos para assegurar a estabilidade da plataforma.

Depois de superar todos os controlos com êxito, os nossos técnicos solicitam o encerramento do projeto.

Após o encerramento do projeto, o serviço e apoio contínuo está nas mãos do nosso Centro Internacional de Apoio, que ajuda o cliente a resolver qualquer problema ou dúvida que possam surgir. A EDICOM oferece, com a sua plataforma EDI SaaS, um serviço preferencial, que é um tipo de apoio ao cliente que se caracteriza por ter acesso a uma linha direta e um contacto técnico dedicado dentro da EDICOM.

Fase 10: Documentação do projeto

Na documentação, mencionamos todas as especificações de formato e o conteúdo dos ficheiros a gerar/integrar para ter todas as estruturas completamente definidas.

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A nossa solução EDI SaaS, evolui constantemente para oferecer aos nossos clientes segurança, escalabilidade e rastreabilidade nas comunicações com os seus partners.