Como automatizar as faturas de fornecedores

A automatização das faturas de todos os fornecedores de uma empresa é possível através das soluções de tecnologia EDI (Electronic Data Interchange). A automatização da gestão das faturas recebidas é um dos benefícios que traz mais vantagens por conta da melhoria e a eficiência que se ganha no processo, reduzindo tempo e eliminando erros.

Para empresas com um alto volume de transações comerciais, a digitalização dos processos é um elemento fundamental. A EDICOM é especialista em soluções EDI e no desenvolvimento de serviços que permitem a integração dos diferentes workflows e agentes que interagem no ecossistema da empresa.

Como podemos automatizar as faturas de fornecedores?

EDI Integrado

Por meio de soluções EDI Integradas, ou seja, soluções integradas ao sistema de gestão da empresa ou ERP e que automatizam o tratamento das mensagens EDI dos registros gerados diretamente no ERP. As comunicações são automatizadas cada vez que uma transação é recebida de um parceiro para integração no sistema.

Uma das maiores vantagens desta solução é sua escalabilidade. Embora neste artigo nos concentremos na automação de faturas de fornecedores, a robustez das soluções EDI podem se estender na gestão do intercâmbio de documentos, dados e mensagens com qualquer interlocutor público ou privado.

Como as faturas de fornecedores são automatizadas com EDI integrado? A plataforma de faturamento global da EDICOM recebe as faturas enviadas pelos diferentes fornecedores com soluções EDI e efetua uma validação prévia da fatura eletrônica de acordo com as especificações técnicas e legais do país em que opera a empresa receptora.

Faturas eletrônicas de entrada que demonstrem estar em conformidade, são mapeadas em dados estruturados que são integrados automaticamente ao sistema de gestão de contas a pagar do cliente.

As soluções EDI integradas funcionam no modo SaaS, (Software as a Service) que é um sistema de serviços de software na nuvem. Com essa modalidade, o usuário acessa os aplicativos contratados de terceiros pela internet. O software não está fisicamente instalado no recinto do cliente. Os aplicativos e os dados do usuário são hospedados em um servidor externo.

No caso do serviço oferecido pela EDICOM, é uma nuvem privada desenvolvida e gestionada pela EDICOM, que implementa todas as aplicações e recursos de gestão necessários para garantir um intercâmbio ininterrupto de todas as suas transações EDI.

As principais vantagens do EDI integrado são:

• Automatização: Emissão e recebimento automático de documentos EDI no ERP. A plataforma estabelece uma conexão com o ERP, CRM e todas as aplicações de gestão envolvidas para que ocorra o intercâmbio eletrônico de dados com os seus parceiros.
• Redução de custos devido à redução de erros e tempos de resposta, a melhoria no planejamento que permite reduzir os stocks e a otimização da gestão da área ou das áreas onde está implementada a solução EDI.

Portal de fornecedores

Para a automatização das faturas eletrônicas, a solução que a EDICOM oferece é o Portal de Fornecedores. É uma solução web EDI integrada ao sistema de gestão da empresa para enviar automaticamente os pedidos de compras aos seus fornecedores e receber faturas eletrônicas em formato eletrônico. A partir dos mesmos pedidos de compras enviados pela empresa, o fornecedor gera a fatura eletrônica e envia para seu cliente.

As vantagens deste sistema são:

• Simplifica o processo de emissão da fatura eletrônica, pois são utilizados os mesmos dados do pedido de compra.
• Simplifica a comparação da fatura eletrônica com o pedido de compra para sua integração automática na aplicação de contas a pagar.

O Portal de Fornecedores da EDICOM é um serviço que permite a empresa, que o implementa, integrar 100% dos seus fornecedores, tenham ou não soluções EDI. Esta característica é muito interessante porque a empresa segue usufruindo as vantagens do EDI sem abrir mão do serviço prestado pelas pequenas e médias empresas que, devido ao volume de transações comerciais, não têm rentabilidade em investir neste tipo de solução.

Como funciona? A solução EDI Web Portal reconhece os fornecedores que não possuem uma solução EDI e publica automaticamente os pedidos de compra no portal, informando o fornecedor da disponibilidade de novos pedidos. O fornecedor recebe um e-mail com a notificação do pedido e consulta no portal da web. O sistema oferece uma rastreabilidade do estado do pedido, o que implica no controle permanente do status do processamento dos pedidos.

Após o processamento do pedido, o fornecedor acessa novamente o portal EDI e, a partir do pedido de compra, passa a emitir a fatura eletrônica (nota fiscal) nas telas de entrada de dados na própria plataforma da EDICOM.

A solução EDI Web Portal é totalmente segura. Todos os processos de fluxo de comunicação e integração são realizados por meio de redes privadas para o intercâmbio de dados, como a EDICOMNet, e protocolos seguros adaptados à natureza dessas transações.

Fluxo completo para gestão de compras

A automatização de faturas através do Portal do Fornecedor faz parte das vantagens desta solução capaz de processar todo o ciclo de compras na área B2B, a partir do momento em que é gerado o pedido de compra no sistema de gestão.

Além dos pedidos de compra, o cliente promotor da plataforma EDI poderá implementar outras mensagens para informar seus fornecedores dos estoques e dados logísticos do produto, disponíveis em seus pontos de venda ou armazéns (INVRPT), ou emitir avisos de recebimento de mercadorias que chegaram a seu destino (RECADV).

Da mesma forma, o fornecedor pode enviar mensagens como o aviso de despacho (DESADV) para informar ao cliente que uma mercadoria saiu do armazém do fabricante, ou o catálogo de produtos (PRICAT) com informações sobre os produtos quanto a detalhes, preços, etc., entre outros. O Portal de Fornecedores da EDICOM está adaptado aos diferentes setores produtivos (saúde, logística, varejo, automotivo etc.). Neste sentido, uma característica interessante é que permite catalogar os diferentes fornecedores com base nas suas características e configurar diferentes fluxos de documentos, adaptados às particularidades da relação com o promotor do portal.

Em resumo, com o Portal de Fornecedor EDICOM, a empresa promotora oferece benefícios como:

• Velocidade. Os pedidos são despachados em tempo real, reduzindo o tempo de resposta do fornecedor.
• Automatização dos processos de compra, desde o pedido de compra até o pagamento aos fornecedores.
• Fluxos personalizados graças à escalabilidade da solução que permite a implementação de novas mensagens como a confirmação do recebimento de pedido ou avisos de despacho.
• Controle e rastreabilidade do envio e do andamento dos pedidos de seus fornecedores.
• Melhor gerenciamento e redução de custos. Com a automatização dos processos, é possível lograr uma redução dos tempos, erros e, em última instância, a redução de custos, derivados do ganho na eficiência de todo o processo de gestão de compras.
• Integração de fornecedores. O portal de fornecedores permite a integração total dos fornecedores mesmo que não trabalhem com soluções EDI.

O Portal de Fornecedores é parte de uma solução global de integração dos interlocutores de uma empresa. Seguindo na mesma linha do Portal de Fornecedores, a EDICOM desenvolveu o Portal do Clientes, com o intuito de facilitar a integração de clientes B2B sem solução EDI, assim como de clientes finais ou consumidores. Estabeleça fluxos unilaterais para o envio de transações importantes, como faturas, pedidos de compra e outros documentos.

Por que automatizar o recebimento de faturas de fornecedores?

Aqui contamos como a gestão de contas a pagar da Unilever se tornou um caso de sucesso que pode fazer a diferença na sua empresa. Baixe o nosso Business Case e descubra como otimizar a gestão das faturas dos seus fornecedores.