10 benefícios que o faturamento eletrônico traz para sua empresa

O faturamento eletrônico traz grandes benefícios para as empresas emissoras e receptoras. Embora a redução de custos seja a mais notável, sua adoção representa uma melhoria no gerenciamento da atividade processual da empresa. Investir em soluções de faturamento eletrônico ou e-Invoicing é muito lucrativo e é a porta de entrada para o processo de digitalização das empresas, essencial para garantir sua competitividade.

Antes de começar com os benefícios, vamos dar uma “pincelada “sobre o que é uma fatura eletrônica. A fatura eletrônica é equivalente à fatura em papel, tem o mesmo valor legal. Para que uma fatura seja considerada eletrônica, ela deve atender a três condições:

• Seja desenvolvida em um formato eletrônico padrão: EDIFACT, FACTURAE, XML, X12 ...
• Sua transmissão deve ser eletrônica: deve iniciar em um computador e ser captada por outro computador.
• Deve atender aos requisitos de integridade e autenticidade. Para o qual a fatura eletrônica está sujeita a diferentes procedimentos, como a assinatura eletrônica.

10 benefícios da fatura eletrônica

Redução de custos diretos

Traz uma redução de custos diretos com a eliminação do papel, impressão, envio das faturas e o armazenamento.

Redução do impacto ambiental

O uso da fatura eletrônica favorece a redução do impacto ambiental, pela eliminação do papel e o CO2 do transporte.

Automatização e integração nos processos de Contas a Pagar

Permite a automatização e a integração dos processos de recebimento das faturas. A origem eletrônica do documento permite a integração automática ao sistema e, portanto, à sua contabilidade, deixando as faturas prontas para pagamento praticamente sem intervenção humana.

Aumento do índice de produtividade

Aumento da produtividade do departamento de administração que, graças à automatização desse processo, tem mais tempo para realizar outras atividades com maior valor agregado.

Maior eficiência e eliminação de erros humanos

Maior eficiência e eliminação de erros humanos, como consequência da automatização e de um processo totalmente integrado. As faturas eletrônicas podem ser geradas e transmitidas automaticamente do fornecedor ao destinatário. Assim, a maioria dos benefícios econômicos não se deve à economia de materiais impressos e custos de remessa, mas à automação e integração total do processo entre parceiros de negócios, desde o formulário do pedido até o pagamento.

Redução dos prazos de entrega e coleta

A fatura eletrônica resulta em menores prazos de entrega e de cobrança de faturas. A eficiência dos processos de emissão e recebimento, seu imediatismo e a eliminação de erros na geração e contabilização de faturas, contribuem para reduzir os tempos de cobrança das faturas.

Maior segurança

As faturas são enviadas usando redes privadas ou protocolos específicos, como AS2, FTPS, WebServices, VAN (Rede de Valor Agregado), etc. Além disso, com sistemas de assinatura digital, a integridade, origem e autenticidade dessas faturas são garantidas.

Armazenamento ágil, seguro e legal

A fatura eletrônica requer armazenamento ágil, seguro e legal. Os documentos originais e assinados são protegidos, pelo menos, pelo tempo estabelecido pela legislação vigente. Isso reduz os custos de armazenamento e também, facilita a verificação de faturas antigas.

Eliminação do risco de perda

O risco de perda de documentos físicos é eliminado graças ao armazenamento seguro e à consulta digital de faturas.

Porta de entrada para a digitalização

A fatura eletrônica é a porta de entrada para a digitalização das empresas. As soluções de faturamento eletrônico são escaláveis. Em outras palavras, uma vez implementada a tecnologia EDI (Electronic Data Interchange), necessária para gerar, enviar e receber faturas eletrônicas, as novas aplicações através de novas mensagens EDI são múltiplas.

Soluções escaláveis ​​graças ao EDI

A tecnologia EDI permite automatizar a integração de documentos comerciais padrão no ERP ou no Sistema de Gestão Interno. Os principais documentos padronizados mais intercambiados pelas empresas são: pedidos (orders), aviso de expedição (dispatch advices) e faturas (invoices), tornando o EDI uma ferramenta fundamental para melhorar a gestão. Graças à integração desses documentos, é estabelecida a rastreabilidade da mercadoria que é a chave para o sucesso das operações comerciais.

O trabalho com a tecnologia EDI é revertido em maior competitividade nos negócios além de melhorar o atendimento ao cliente. As grandes empresas geralmente não trabalham apenas com soluções de intercâmbio eletrônico de dados, mas exigem que seus fornecedores trabalhem com essa tecnologia.

Além disso, a fatura eletrônica tornou-se difundida como um sistema de faturamento e sua aplicação é cada vez mais imposta pela promulgação de leis, afetando tanto as relações comerciais nas esferas pública quanto na privada. No primeiro caso, destacamos a Diretiva Europeia 2014/55, que estabelece o uso obrigatório de faturamento eletrônico para provedores de administração pública dos países membros da União Europeia. O objetivo é promover o uso da fatura eletrônica no campo dos contratos públicos e contribuir para o desenvolvimento do comércio transfronteiriço.

No campo B2B, existem muitos países que, por impulso legislativo, estão promovendo a massificação da fatura eletrônica, especialmente na América Latina, onde a fatura eletrônica é muito avançada e é praticamente obrigatória em grande parte dos países ou, estão em processo para fazê-lo. Os países mais importantes são: México, Brasil, Argentina e Chile. Na Europa, destaca-se o caso da Itália.

Soluções de faturamento eletrônico

A EDICOM, provedora especializada em EDI, desenvolveu soluções globais de faturamento eletrônico capazes de operar em ambientes multinacionais e para todos os tipos de empresas.

O Global EInvoicing Platform é uma plataforma que garante que as faturas eletrônicas cumpram os seguintes princípios:

• Conectividade com os hubs da Administração Pública correspondentes.
• Conformidade: a fatura eletrônica sempre cumprirá os requisitos técnicos e legais do país em que opera.
• Adaptabilidade: a plataforma EDICOM garante uma adaptação a qualquer um dos sistemas, padrões e protocolos exigidos por um destinatário.
• Rastreabilidade: Monitoramento completo do processo de coleta de faturas, através da entrega e integração com a sua solução das mensagens que informam sobre o status das faturas, desde que a administração pública em questão gere os reconhecimentos.
• Consolidação de evidências. A solução garante acesso permanente e recuperação de 100% dos documentos enviados para a plataforma, bem como gerenciamento de evidências que permitem demonstrar a integridade dos documentos e o recebimento dos reconhecimentos correspondentes.
• Atualização permanente: Por meio do Observatório Internacional de Faturamento Eletrônico, a EDICOM gerencia ativamente o conhecimento para manter sua solução constantemente atualizada às mudanças regulatórias realizadas periodicamente em diferentes países.

Como trabalhar com fatura eletrônica se seus clientes não possuem esse sistema?

A digitalização é heterogênea no setor comercial, no entanto, no campo do intercâmbio eletrônico de dados, existem soluções que permitem trabalhar com faturamento eletrônico, mesmo que os clientes ou parte deles não possuam tecnologia EDI.

É o caso do serviço de publicação de faturas eletrônicas desenvolvido pela EDICOM: Bussines@Mail. É um aplicativo para publicar documentos eletrônicos em um portal Web seguro, ao qual os destinatários têm acesso rápido, seguro e gratuito.

Além disso, o serviço de portal de fornecedores, o Partner Web Portal, permite a integração de faturas enviadas por fornecedores da empresa sem soluções EDI, que normalmente fazem seus envios por correio, e-mail ou fax. Estes meios impedem a integração automática de faturas a serem pagas no sistema de gestão. Graças a esta solução, os provedores acessam o portal web onde emitem a fatura por meio de um formulário simples.

Dessa forma, as faturas registradas por meio do portal são integradas ao sistema de gestão interno: trazendo uma redução de custos operacionais.

Tanto o Bussinesmail quanto o Partner Web Portal permitem que você continue usufruindo das vantagens da tecnologia EDI, sem barreiras.