Como estar em conformidade com a fatura eletrônica na Guatemala e com o sistema FEL

A fatura eletrônica na Guatemala opera sob o Sistema de Faturamento Eletrônico On-line (FEL), um sistema regulamentado pela Superintendência de Administração Tributária (SAT). Esse modelo exige a emissão de documentos fiscais eletrônicos (ETD), que devem ser gerados, assinados e validados eletronicamente. Sua implementação visa modernizar a gestão fiscal, agilizar os processos contábeis e garantir maior transparência nas transações comerciais.

Do FACE ao FEL: a evolução da fatura eletrônica na Guatemala

O faturamento eletrônico na Guatemala evoluiu ao longo do tempo, passando do sistema FACE, implementado em 2011, para o Sistema de Faturamento Eletrônica On-line (FEL). Essa alteração foi estabelecida no Acordo da Diretoria do SAT número 13-2018 e suas alterações, com a finalidade de tornar mais eficiente a emissão de documentos fiscais eletrônicos. Desde 2019, a transição para o FEL tem sido progressiva, combinando fases obrigatórias e voluntárias até sua adoção final em 1º de julho de 2023.

O esquema FEL apresenta mudanças importantes em comparação com o sistema FACE:

• Eliminação da cópia da fatura: Não é mais necessário enviar as informações para o GFACE.
• Assinatura eletrônica obrigatória: Ela é necessária para garantir a autenticidade e a integridade dos documentos fiscais eletrônicos (ETD).
• Armazenamento centralizado: O SAT armazena todas as faturas eletrônicas, embora os emissores e destinatários também devam manter o arquivo XML pelo tempo estipulado no Código Tributário. Os certificadores também são obrigados a armazenar os DTEs certificados e as confirmações de recebimento da SAT.

Sistema FEL na Guatemala: emissão, certificação e validação de faturas eletrônicas

O Sistema de Fatura Eletrônica On-line (FEL) regulamenta a emissão, transmissão, certificação e armazenamento de Documentos Fiscais Eletrônicos (DFE), que incluem faturas, notas de crédito e débito, recibos e outros documentos fiscais autorizados.

Nesse sistema, cada DTE deve ser validado por uma entidade certificadora, um terceiro autorizado pela Superintendencia de Administración Tributaria (SAT) que verifica a conformidade com os regulamentos e aplica a assinatura eletrônica avançada. Os órgãos de certificação devem obter e renovar sua autorização para operar anualmente.

Qual é o processo de emissão de faturas eletrônicas na Guatemala?

• Geração do DTE: A empresa emissora extrai os dados de seu ERP e cria um arquivo XML com as informações da transação.
• Validação e certificação: O órgão certificador verifica se o documento está em conformidade com as regras do Sistema FEL, aplica a assinatura eletrônica avançada e atribui um código de autorização eletrônica.
• Envio para o SAT: Uma vez certificado, o DTE é enviado ao SAT, que realiza suas próprias validações para verificar sua autenticidade, integridade e conformidade normativa.
• Confirmação de recebimento: A SAT emite uma confirmação de recebimento para o certificador, indicando a aceitação ou rejeição do documento.
• Entrega ao destinatário: O DTE é enviado ao destinatário no formato XML, juntamente com sua representação gráfica ou versão em PDF.
• Preservação do DTE: Tanto os remetentes quanto os destinatários devem armazenar os arquivos XML pelo tempo estipulado no Código Tributário. Os órgãos de certificação também devem manter os DTEs certificados e as confirmações de recebimento do SAT.

Quem é obrigado a emitir faturas eletrônicas no âmbito do sistema FEL?

O Sistema de Faturamento Eletrônico On-line (FEL) é obrigatório para os contribuintes, conforme determinado pela Superintendência de Administração Tributária (SAT). A designação baseia-se em critérios como o volume de notas fiscais emitidas, o nível de receita bruta faturada, a vinculação econômica, o registro em regimes especiais ou outras condições estabelecidas pela autoridade fiscal. Atualmente, os seguintes contribuintes devem emitir Documentos Fiscais Eletrônicos (ETD) por meio do sistema FEL:

• Contribuintes especiais.
• Grandes contribuintes regionais.
• Fornecedores do estado, conforme a Resolução SAT 243-2019, em casos de licitação, cotação, contrato aberto e leilão eletrônico reverso.
• Fornecedores do estado, conforme a Resolução SAT 838-2019, ao fornecer serviços profissionais individuais.
• Os contribuintes que utilizavam o sistema de faturamento eletrônico FACE, migraram compulsoriamente para o Sistema FEL.

Além disso, o SAT continua expandido o escopo da fatura eletrônica na Guatemala, portanto, é importante que os contribuintes revisem periodicamente as resoluções em vigor e garantam a conformidade com as disposições aplicáveis. 

Tipos de documentos fiscais eletrônicos (DTE) na Guatemala

Os Documentos Fiscais Eletrônicos (DTE) são recibos fiscais digitais que dão suporte às transações comerciais e permitem o cumprimento das obrigações fiscais no âmbito do Sistema de Fatura Eletrônica On-line (FEL). Cada DTE deve ser gerada, certificada e validada eletronicamente antes de ser enviada à Superintendencia de Administración Tributaria (SAT).

O Sistema FEL prevê diferentes tipos de ETD, dependendo da natureza da transação:

• Fatura: O principal documento para a compra e venda de bens e serviços.
• Fatura de câmbio: Semelhante à fatura, mas com o efeito de um título.
• Fatura de câmbio para pequenos contribuintes: Versão da fatura de câmbio para pequenos contribuintes.
• Fatura de pequeno valor para contribuintes: Emitido por aqueles que estão registrados nesse esquema.
• Fatura especial: Usado para compras de fornecedores que não são obrigados a faturar.
• Nota de reembolso: Documento para registrar devoluções ou descontos aplicados a faturas anteriores.
• Notas de débito: Permite que você ajuste os valores das faturas já emitidas, aumentando o valor devido.
• Notas de crédito: Corrige ou cancela toda ou parte de uma fatura emitida.
• Recebimento: Comprovante de pagamento para transações específicas.
• Recibo de doação: Documento que certifica a entrega de doações.

Cada um desses documentos deve estar em conformidade com os requisitos e processos estabelecidos pelo SAT para sua correta emissão e certificação no âmbito do Sistema FEL. A implementação do DTE não apenas otimiza a gestão tributária, mas também simplifica a administração de documentos fiscais para empresas e contribuintes.

Requisitos para a emissão de faturas eletrônicas na Guatemala 

Para operar no Sistema de Faturamento Eletrônico On-line (FEL) e emitir Documentos Fiscais Eletrônicos (DTE) na Guatemala, os contribuintes devem cumprir uma série de requisitos estabelecidos pela Superintendência de Administração Tributária (SAT). Esses critérios garantem que os emissores de faturas eletrônicas cumpram as normas técnicas e fiscais vigentes.

Os contribuintes interessados em emitir faturas eletrônicas devem atender às seguintes condições:

• Estar afiliado ao Imposto sobre Valor Agregado (IVA).
• Ter uma empresa ativa registrada no SAT.
• Ter uma Agência Virtual habilitada, pois é o meio de gerenciar procedimentos fiscais eletrônicos.
• Manter os dados do Registro Fiscal Unificado (UTR) atualizados.
• Ter um domicílio fiscal localizado e registrado no SAT.
• Obter qualificação como emissor conforme o sistema FEL.
• Cumprir as normas e os requisitos técnicos estabelecidos para a emissão de DTE.
• Possuir assinatura eletrônica, necessária para validar a autenticidade dos documentos.
• Estar em dia com as declarações e pagamentos de impostos.
• Contratar um órgão de certificação autorizado pelo SAT, encarregado de validar e certificar os DTEs antes de enviá-los à autoridade fiscal.

O processo de credenciamento do FEL é essencial para garantir a legalidade e a validade das faturas eletrônicas na Guatemala. A conformidade com esses requisitos permite que os contribuintes operem dentro do sistema, simplificando seus processos de faturamento e facilitando o cumprimento de suas obrigações fiscais.

Complementos na fatura eletrônica FEL

Os suplementos da fatura eletrônica são dados adicionais incorporados aos Documentos Fiscais Eletrônicos (ETD) para fornecer informações específicas sobre determinadas transações. A Superintendencia de Administración Tributaria (SAT) implementou modificações importantes no complemento de exportação e introduziu a Factura Provisional (FACP), que afeta diretamente os exportadores da Guatemala.

Alterações no plug-in de exportação

A SAT implementou alterações no complemento de exportação, aplicáveis a todos os exportadores, independentemente de emitirem ou não uma fatura provisória. As alterações incluem dois novos campos condicionais (PlaceShipment e CountryConsignatory), que devem ser incluídos nos Documentos Fiscais Eletrônicos (ETD). Além disso, para os exportadores obrigados a emitir faturas provisórias, foram acrescentados quatro campos adicionais: Número de autorização provisória, série do documento de origem, número do documento de origem e número da declaração de mercadorias. Essas atualizações visam otimizar a rastreabilidade das operações de comércio exterior e fortalecer o controle fiscal no país.

Suplemento de fatura provisória (FACP)

A Fatura Provisória (FACP) é um documento utilizado pelos exportadores para apoiar as transações quando a exportação definitiva ainda não ocorreu, permitindo que a operação seja formalmente registrada enquanto os procedimentos correspondentes são concluídos. Seu uso é especialmente relevante em setores em que as mercadorias precisam ser enviadas rapidamente, como produtos perecíveis que exigem um gerenciamento ágil de documentos para sua comercialização internacional. Embora facilite o processo de exportação, a FACP não substitui a Fatura de Exportação, que deve ser emitida após o recebimento da mercadoria pelo destinatário no exterior, garantindo o cumprimento das normas tributárias e alfandegárias vigentes.

Plataforma global de faturamento eletrônico EDICOM

A EDICOM é uma referência internacional em soluções de faturamento eletrônico e conformidade fiscal, oferecendo uma plataforma global que permite às empresas automatizar a emissão e o recebimento de Documentos Fiscais Eletrônicos (DFF) em conformidade com as normas de cada país. Na Guatemala, a solução da EDICOM facilita a geração, certificação e envio de DTEs dentro do Sistema de Fatura Eletrônica On-line (FEL), garantindo o cumprimento dos requisitos estabelecidos pela Superintendência de Administração Tributária (SAT).

Graças à sua tecnologia avançada, a plataforma EDICOM permite que as empresas otimizem seus processos administrativos, automatizando o fluxo de trabalho, reduzindo os erros manuais e garantindo uma integração perfeita com os sistemas ERP. Além disso, oferece serviços de armazenamento eletrônico seguro, facilitando a preservação e a recuperação de ETDs conforme os prazos legais estabelecidos pelas normas da Guatemala.

Como uma empresa especializada em faturamento eletrônico, a EDICOM oferece uma solução escalável e adaptável às regulamentações fiscais de vários países, permitindo que as empresas operem de forma eficiente e segura nos mercados internacionais, garantindo a rastreabilidade e a conformidade de suas operações fiscais.