Como enviar faturas em PDF de forma legal em Portugal

As faturas em formato PDF em Portugal devem implementar os requisitos de autenticidade como uma assinatura eletrônica qualificada para serem consideradas documentos válidos. A solução Business@Mail facilita o cumprimento de forma automatizada para a assinatura e o envio de faturas, a sua rastreabilidade e armazenamento legal. 

Requisitos para a emissão da fatura eletrônica em Portugal

O Decreto-lei n.º 28/2019 determina as condições para a emissão de documentos eletrônicos, incentivando a adoção de um sistema de faturamento eletrônico e arquivamento eletrônico de documentos, que permita às empresas reduzir os custos de cumprimento das obrigações tributárias, estimulando o desenvolvimento e utilização por parte das empresas de novas tecnologias.

No artigo 12 deste decreto estabelecem-se os seguintes requisitos para a emissão da fatura eletrônica:

• As faturas e outros documentos de relevância fiscal poderão, mediante a prévia aceitação por parte do destinatário, ser emitidos eletronicamente.
• A autenticidade da origem e a integridade do conteúdo dos documentos emitidos eletronicamente são asseguradas com a adoção de algum dos seguintes procedimentos:
  •  Inclusão da assinatura digital qualificada nos termos legais.
  • Colocação de um selo eletrônico qualificado, em conformidade com o Regulamento (UE) n.º 910/2014.
  • Utilização de um sistema de intercâmbio eletrônico de dados, sempre que os respetivos emissores e destinatários subscreverem um acordo em linha com a Recomendação da Comissão n.º 1994/820/CE.

O que é uma assinatura eletrônica qualificada?

A assinatura digital conforme o Regulamento (UE) N.º 910/2014 do Parlamento Europeu e do Conselho deve ser um serviço proporcionado por um prestador de serviços de confiança eIDAS que conte com as acreditações pertinentes e a tecnologia adequada para prestar serviços específicos de identificação eletrônica, como os permitidos pela assinatura digital. 

De acordo com o Regulamento eIDAS, a EDICOM está homologada como terceiro de confiança para a prestação dos seguintes serviços na União Europeia:

• Criar, verificar e validar assinaturas digitais, selos eletrônicos e validação cronológica eletrônica, serviços de entrega eletrônica certificada e certificados associados.
• Preservar assinaturas digitais, selos ou certificados relacionados com estes serviços.

O governo português tem realizado diversas adaptações do calendário fiscal para favorecer a adequação aos requisitos anunciados no Decreto-Lei n.º 28/2019. As datas foram prorrogadas, contudo, é conveniente implementar os mecanismos e soluções para o seu cumprimento. A partir de 31 de dezembro de 2024, será obrigatória a assinatura digital qualificada de faturas em PDF. 

Como automatizar o envio de faturas em PDF em Portugal?

A EDICOM oferece às empresas a possibilidade de otimizar a sua operação de envio de documentos eletrônicos, como as faturas em formato PDF. Por meio da solução Business@Mail é possível enviar todo o tipo de documentos eletrônicos para 100% dos interlocutores, embora não tenham EDI, quer sejam clientes, fornecedores, colaboradores ou qualquer outro parceiro.

O envio massivo de faturas eletrônicas em PDF é realizado sem necessidade de imprimir ou digitalizar os documentos. O processo é o seguinte: 

1. O emissor gera a partir do seu sistema de gestão um arquivo de dados pactuado com a EDICOM para gerar as faturas eletrônicas.
2. A plataforma EDICOM converte os dados no padrão requerido em cada caso (UBL, XML, EDIFACT…) e aplica uma assinatura digital qualificada em cada fatura.
3. A EDICOM reconhece o destinatário de cada fatura e, quando o cliente não for um interlocutor EDI, a fatura é publicada no Business@Mail no seu formato eletrônico juntamente com uma representação visual em PDF.
4.  O Business@Mail envia um e-mail a notificar o destinatário da disponibilidade de faturas para sua consulta ou download, gerando vários avisos de recepção, em conformidade com o estabelecido no Código do IVA em Portugal.

Vantagens da solução Business@Mail 

O Business@Mail oferece benefícios de alto valor para a empresa que emite os documentos, mas também para os clientes que utilizam a plataforma para receber as faturas em PDF.

• Otimiza as gestões administrativas, automatizando todas as tarefas repetitivas. Além de eliminar o uso de impressoras, o que pressupõe uma economia em papel, tinta e manutenção.
• Efetividade da entrega: é imediata e segura. Chega em segundos por meio de canais seguros e confidenciais.
• Rastreabilidade total do envio: registram-se todas as ações por meio de notificações de estado (envio, recepção, visualização), o que permite controlar se o parceiro consulta os documentos que recebeu.
• Integra-se com qualquer sistema de gestão: sem qualquer alteração do funcionamento habitual da empresa.
• Oferece mais garantias, agilidade e controle do que o envio por correio eletrônico convencional. Além de pressupor uma considerável economia de recursos, ao dispensar a emissão e o processamento de faturas por meios analógicos.

Um ponto importante a destacar é que a rastreabilidade desta solução também permite cumprir com a obrigatoriedade de gerar avisos de recepção nas notas de crédito por parte do destinatário, segundo o estabelecido no Código do IVA em Portugal.