Como automatizar o recebimento de faturas em PDF
Parte dos fornecedores de muitas empresas continuam utilizando os meios tradicionais para enviar suas faturas, como o correio postal por exemplo. Principalmente, aqueles fornecedores com um pequeno volume de faturas, que não possuem uma solução integrada para o intercâmbio eletrônico de seus dados.
A gestão do recebimento de todas essas faturas envolve uma grande intervenção manual, acarretando erros e consequentemente, retrabalho sem mencionar, as despesas atreladas ao processo manual.
Além disso, devido a atual crise sanitária global, enviar e receber faturas em papel não é uma opção viável no momento. Além das dificuldades de enviar e receber faturas fisicamente, existem os inconvenientes por não conseguir processar esses documentos remotamente, através do home office.
A melhor maneira de resolver esse problema é automatizando o envio dos pedidos eletrônicos e o recebimento das faturas eletrônicas dos seus fornecedores e prestadores de serviços.
Portal do Fornecedor: automatize o intercâmbio de documentos comerciais com todos os seus fornecedores
A plataforma permite a publicação automática de pedidos gerados a partir do seu ERP. Os fornecedores são notificados por e-mail, informando que há documentos pendentes de visualização. Ao acessar a plataforma, o fornecedor poderá visualizar, imprimir e baixar os pedidos, além de gerar e enviar faturas pelo mesmo canal.
Como funciona?
O envio automático de Pedidos de Compra
- Os dados do pedido são importados do Sistema de Gerenciamento do cliente para o Portal do Fornecedor, através do software EDI da EDICOM.
- A EDICOM reconhece o destinatário dos pedidos e, quando se tratar de um fornecedor que não seja um interlocutor que possua o EDI, o pedido será transferido para o Portal, notificando o fornecedor através do envio de um e-mail, sobre a disponibilidade de um pedido de compra. No corpo do e-mail haverá um link que direcionará o fornecedor direto para o Portal.
- O fornecedor acessará o portal para visualizar, baixar e imprimir seus pedidos.
O recebimento (entrada) automática das faturas de fornecedores, em PDF
- Através do Portal, o fornecedor poderá emitir a fatura a partir do pedido recebido. De uma maneira muito simples, o fornecedor deverá preencher os campos do formulário eletrônico, com as informações da fatura, por exemplo: número da fatura, data da fatura etc.
- Se necessário, o fornecedor poderá anexar uma representação gráfica da fatura em PDF, bem como assinar as faturas eletronicamente, graças ao serviço de assinatura eletrônica da EDICOM.
- Uma vez validada, a fatura será integrada ao sistema de gestão, automatizando o processo de contabilidade e contas a pagar.
Por que automatizar o recebimento de faturas de fornecedores?
Aqui contamos como a gestão de contas a pagar da Unilever se tornou um caso de sucesso que pode fazer a diferença na sua empresa. Baixe o nosso Business Case e descubra como otimizar a gestão das faturas dos seus fornecedores.
Vantagens da automatização do recebimento de faturas
- Automatização no envio de pedidos: Elimine a necessidade de gerar o Pedido em PDF, para imprimir e enviar o documento por correio ou fax. Basta criar o pedido no ERP para que ele seja publicado instantaneamente no Portal, notificando o fornecedor de que há um novo pedido pendente de leitura.
- Automação no recebimento de faturas: Não receba mais as faturas por correio ou e-mail. Pare de fazer o download da fatura para abrir o documento e dar entrada em seu sistema de gerenciamento. Seus fornecedores indicarão o pedido a ser faturado, inserirão os principais dados que não foram incluídos no pedido e, automaticamente uma fatura será integrada no seu sistema de gestão.
- Rastreabilidade de todo o fluxo de compra e venda: O processo de relação e validação entre pedido e fatura é muito mais fácil, pois as faturas são geradas a partir dos pedidos publicados no portal.
- Redução de custos: A redução no tempo de resposta, a eliminação de erros e do uso de papel, são uma das vantagens obtidas que resultam em um aumento de eficiência nas suas operações e, consequentemente, em uma maior produtividade, reduzindo os custos da gestão de compras.
- Geração de documentos de acordo com os requisitos legais e técnicos de cada país: A plataforma incorpora serviços de assinatura eletrônica, bem como a custódia legal de documentos durante o tempo legalmente estabelecido.
Graças ao Portal do Fornecedor, a comunicação com os parceiros que não possuem uma solução eletrônica de intercâmbio de dados ocorrerá de maneira fluída, ágil e integrada ao seu ERP, esquecendo para sempre o uso de papel ou dos inúmeros e-mails com as faturas anexadas.
