Polônia: faturamento eletrônico B2B KSeF a partir de fevereiro de 2026

Faturamento eletrônico na Polônia

O governo polonês publicou em 2021 um projeto de lei sobre a massificação da fatura eletrônica no país. Todas as faturas emitidas devem ser declaradas por meio de uma plataforma central denominada Sistema Nacional de Faturas Eletrônicas – KSeF. Todos os contribuintes do IVA com uma sede ou um estabelecimento fixo na Polônia terão que emitir faturas eletrônicas. Para fomentar a utilização da nova plataforma, o governo anunciou, como incentivo fiscal, a redução do tempo de reembolso do IVA em um terço, (40 dias em vez de 60). Além disso, os contribuintes poderão ser isentos de declarar o arquivo JPK_FA. As empresas que assim desejarem podem utilizar a plataforma nacional KSeF, disponível para uso voluntário desde 1 de janeiro de 2022.

A implementação em etapas será:

• 1º de fevereiro de 2026, para grandes contribuintes (mais de 200 milhões de PLN por ano),
• 1º de abril de 2026, para todos os contribuintes.

Com a introdução da fatura eletrônica o governo pretende avançar na digitalização do sistema fiscal e poder beneficiar das vantagens da sua implementação, do mesmo modo que já o fazem outros países da União Europeia como a Itália, onde a fatura eletrônica B2B é obrigatória desde 2019. 

Sistema Nacional de Faturas Eletrônicas – KSeF

O KSeF é a plataforma central do governo para o envio e o recebimento de faturas eletrônicas. As empresas deverão enviar todas as faturas eletrônicas ao KSeF, onde receberão um identificador único denominado KSeF ID.

As faturas poderão ser consultadas e baixadas em seu formato original ou PDF no portal que também atuará como repositório, armazenando os documentos eletrônicos fiscais durante 10 anos.

Além disso, a plataforma emitirá uma série de avisos que notificam os usuários designados através do timestamp sobre a recusa da fatura ou da impossibilidade de poder emitir faturas por indisponibilidade do próprio KSeF.

Se entenderá como fatura estruturada aquela fatura eletrônica em formato XML gerenciada através do KSeF. Por enquanto, a faturas estruturadas conviverão com as faturas em papel e o restante das faturas eletrônicas que já estão em circulação no mercado.

Atualizações sobre o Sistema Nacional de Fatura Eletrônica (KSeF)

O Ministério das Finanças da Polônia anunciou novas alterações à lei KSeF, juntamente com a publicação de estruturas de faturamento atualizadas. Além de confirmar as novas datas de entrada em vigor da obrigação de utilização de faturas eletrônicas, a modificação também aborda pontos-chave apresentados durante a consulta pública, tais como:

• Permitir que todos os contribuintes utilizem voluntariamente a modalidade off-line até ao final de 2026.
• Permitir que as faturas dos consumidores (B2C) sejam emitidas por meio do KSeF (opcional).
• Permitir a apresentação de anexos às faturas no KSeF, independentemente do setor em que o contribuinte opera.
• Permitir aos contribuintes que emitirem faturas de baixo valor (até 450 PLN brutos por fatura ou 10.000 PLN por mês) continuarem a emiti-las na forma atual até 30 de setembro de 2026.
• Prorrogação até 31 de julho de 2026 da obrigação de fornecer um número KSeF ao efetuar pagamentos de faturas eletrônicas, incluindo os pagamentos por meio do mecanismo de pagamento fracionado e sanções por incumprimento.

O regulamento relativo ao uso do Sistema Nacional de Fatura Eletrônica, de 27 de dezembro de 2021, será revogado e substituído por um novo. O regulamento atualizado abrangerá os códigos QR, o acesso em duas fases às faturas e os processos internos de certificação.

Em relação ao requisito de fornecer o número KSeF para os pagamentos de faturas estruturados, será aplicável aos pagamentos efetuados a partir de 1º de agosto de 2026.

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Benefícios da fatura eletrônica B2B na Polônia

As empresas que decidirem começar a usar faturas eletrônicas de forma voluntária podem beneficiar de algumas medidas especiais:

• Redução da declaração do IVA de 60 para 40 dias
• Isenção da declaração do arquivo JPK_FA

Estas são algumas das vantagens que o governo espera obter com a massificação eletrônica B2B. 

• Melhorar o ambiente empresarial dos contribuintes por meio de um acesso mais fácil e rápido aos documentos. 
• Maior segurança nas transações comerciais graças à padronização no formato da fatura. 
• Redução de erros humanos graças à automatização dos processos contabilísticos. 
• Otimização do controle fiscal. 
• Aumento da cobrança de impostos. 

Serviço EDICOM Polônia Compliance

A EDICOM oferece uma completa solução para as empresas com presença na Polônia. A plataforma de e-invoicing e vat compliance da EDICOM, permite automatizar todos os processos de faturamento e declaração de documentos fiscais tanto B2G como B2B. De forma integrada com o seu ERP, o serviço da EDICOM permite gerar, enviar e receber tanto as faturas Eletrônicas B2B a declarar por meio do novo sistema KSeF, como as faturas Eletrônicas dirigidas às administrações públicas polacas por meio da plataforma central PeF, de acordo com os requisitos legais e técnicos exigidos pelo Ministério das Finanças. 

Além disso, a solução também é capaz de automatizar a emissão dos arquivos SAF-T para a declaração de informação contabilística. Uma solução integral que ajudará a reduzir os prazos de devolução de IVA, reduzirá os custos de gestão e oferecerá garantias extra de segurança e confidencialidade.