Polônia: faturamento eletrônico B2B KSeF a partir de fevereiro de 2026

Faturamento eletrônico na Polônia

O governo polonês publicou em 2021 um projeto de lei sobre a massificação da fatura eletrônica no país. Todas as faturas emitidas devem ser declaradas por meio de uma plataforma central denominada Sistema Nacional de Faturas Eletrônicas – KSeF. Todos os contribuintes do IVA com uma sede ou um estabelecimento fixo na Polônia terão que emitir faturas eletrônicas. Para fomentar a utilização da nova plataforma, o governo anunciou, como incentivo fiscal, a redução do tempo de reembolso do IVA em um terço, (40 dias em vez de 60). Além disso, os contribuintes poderão ser isentos de declarar o arquivo JPK_FA. As empresas que assim desejarem podem utilizar a plataforma nacional KSeF, disponível para uso voluntário desde 1 de janeiro de 2022.

A implementação em etapas será:

• 1º de fevereiro de 2026, para grandes contribuintes (mais de 200 milhões de PLN por ano),
• 1º de abril de 2026, para todos os contribuintes.

Com a introdução da fatura eletrônica o governo pretende avançar na digitalização do sistema fiscal e poder beneficiar das vantagens da sua implementação, do mesmo modo que já o fazem outros países da União Europeia como a Itália, onde a fatura eletrônica B2B é obrigatória desde 2019. 

Sistema Nacional de Faturas Eletrônicas – KSeF

O KSeF é a plataforma central do governo para o envio e o recebimento de faturas eletrônicas. As empresas deverão enviar todas as faturas eletrônicas ao KSeF, onde receberão um identificador único denominado KSeF ID.

As faturas poderão ser consultadas e baixadas em seu formato original ou PDF no portal que também atuará como repositório, armazenando os documentos eletrônicos fiscais durante 10 anos.

Além disso, a plataforma emitirá uma série de avisos que notificam os usuários designados através do timestamp sobre a recusa da fatura ou da impossibilidade de poder emitir faturas por indisponibilidade do próprio KSeF.

Se entenderá como fatura estruturada aquela fatura eletrônica em formato XML gerenciada através do KSeF. Por enquanto, a faturas estruturadas conviverão com as faturas em papel e o restante das faturas eletrônicas que já estão em circulação no mercado.

Atualizações sobre o Sistema Nacional de Fatura Eletrônica (KSeF)

O governo polonês, que trabalha na revisão do sistema de fatura eletrônica nacional, confirmou que a nova versão da estrutura FA(3) do KSeF estará disponível para consulta pública em outono de 2024. O Ministério, além disso, tem previsto alinhar os ambientes de homologação e produção e implementar os anexos às faturas.

Segundo o Ministério da Fazenda, as mudanças do esquema serão: a apresentação do prazo limite de pagamento, a implementação de um novo papel na Entidad3 – empregado (uma solução importante para a identificação dos gastos dos empregados), um aumento no número de caracteres no campo P_7 (nome dos bens ou serviços) ou soluções dedicadas às unidades do governo local e os grupos de IVA.

Será revogado o regulamento sobre o uso do Sistema Nacional de Fatura Eletrônica de 27 de dezembro de 2021 e, em seu lugar, será publicado um novo. O novo regulamento incluirá normas relacionadas aos códigos QR, o acesso às faturas em duas etapas e os certificados internos.

Quanto à obrigação de proporcionar o número KSeF ao realizar pagamentos de faturas estruturadas, será aplicada apenas para os pagamentos realizados a partir de 1 de agosto de 2026.

Deseja conhecer todos os detalhes sobre o faturamento eletrônico B2B na Polônia? Transfira este documento de perguntas e respostas mais frequentes em colaboração com a Deloitte.

Benefícios da fatura eletrônica B2B na Polônia

As empresas que decidirem começar a usar faturas eletrônicas de forma voluntária podem beneficiar de algumas medidas especiais:

• Redução da declaração do IVA de 60 para 40 dias
• Isenção da declaração do arquivo JPK_FA

Estas são algumas das vantagens que o governo espera obter com a massificação eletrônica B2B. 

• Melhorar o ambiente empresarial dos contribuintes por meio de um acesso mais fácil e rápido aos documentos. 
• Maior segurança nas transações comerciais graças à padronização no formato da fatura. 
• Redução de erros humanos graças à automatização dos processos contabilísticos. 
• Otimização do controle fiscal. 
• Aumento da cobrança de impostos. 

Serviço EDICOM Polônia Compliance

A EDICOM oferece uma completa solução para as empresas com presença na Polônia. A plataforma de e-invoicing e vat compliance da EDICOM, permite automatizar todos os processos de faturamento e declaração de documentos fiscais tanto B2G como B2B. De forma integrada com o seu ERP, o serviço da EDICOM permite gerar, enviar e receber tanto as faturas Eletrônicas B2B a declarar por meio do novo sistema KSeF, como as faturas Eletrônicas dirigidas às administrações públicas polacas por meio da plataforma central PeF, de acordo com os requisitos legais e técnicos exigidos pelo Ministério das Finanças. 

Além disso, a solução também é capaz de automatizar a emissão dos arquivos SAF-T para a declaração de informação contabilística. Uma solução integral que ajudará a reduzir os prazos de devolução de IVA, reduzirá os custos de gestão e oferecerá garantias extra de segurança e confidencialidade.