Como estar em conformidade com o arquivo SAF-T em Portugal

O SAF-T (Standard Audit File for Tax) é um arquivo eletrônico usado internacionalmente para a transmissão de dados fiscais e contábeis. Em Portugal, sua implementação é fundamental para melhorar o controle fiscal, aumentar a transparência e simplificar a conformidade fiscal.

O que é SAF-T?

O SAF-T (Standard Audit File for Tax) é um arquivo eletrônico baseado no formato XML, criado para facilitar a troca de informações fiscais e contábeis entre empresas e autoridades fiscais. Seu principal objetivo é padronizar os dados fiscais para permitir uma revisão mais eficiente e precisa das transações, garantindo a transparência nos processos contábeis. Ao padronizar as informações, as autoridades fiscais podem monitorar e auditar as operações comerciais com mais eficácia, contribuindo para o combate à evasão fiscal.

Esse arquivo reúne um conjunto de registros que inclui detalhes sobre faturamento, contabilidade e outras movimentações financeiras, estruturados para facilitar a análise por autoridades fiscais ou auditores externos. Seu formato padronizado e flexível permite que os governos o adaptem a seus sistemas de relatórios fiscais para auditoria ou preenchimento de declarações fiscais.

Estrutura legal para arquivamento do SAF-T em Portugal

O arquivo SAF-T em Portugal é regulado por um conjunto de normas que obrigam as empresas a arquivar suas informações fiscais e contábeis digitalmente. O Código do Imposto sobre o Valor Agregado (CIVA) introduz a natureza obrigatória do arquivo SAF-T, enquanto a Portaria n.º 321-A/2007 estabelece os requisitos técnicos, incluindo a estrutura em formato XML para garantir a padronização dos dados. 

Além disso, a Portaria n.º 31/2019 estabelece os requisitos específicos para a apresentação do SAF-T para fins contábeis à Autoridade Tributária e Aduaneira (AT), e o Decreto-Lei n.º 198/2012 detalha as obrigações relacionadas ao faturamento e comunicação de documentos de transporte em formato SAF-T. Esses regulamentos formam a estrutura legal que obriga as empresas que operam em Portugal a cumprir a geração e o envio do arquivo SAF-T.

Como funciona o arquivo SAF-T em Portugal?

Em Portugal, o arquivo SAF-T é obrigatório para empresas que realizam atividades comerciais com sede ou administração efetiva em território português. Isso inclui todas as entidades sujeitas ao IVA, independentemente de seu tamanho, que devem enviar suas informações fiscais e contábeis digitalmente.

A Autoridade Tributária e Aduaneira (AT) em Portugal reconhece três tipos de arquivos SAF-T, cada um com funções específicas:

• SAF-T para faturamento: Ele coleta todas as informações relacionadas a faturamento e vendas, incluindo dados relacionados a declarações de IVA. Ele deve ser enviado até o dia 5 de cada mês. 
• SAF-T de contabilidade: Detalha os movimentos contábeis da empresa, incluindo registros de itens, clientes, fornecedores e regimes de IVA. Ele é usado para enviar declarações mensais ou anuais de informações contábeis para a AT.
• SAF-T de documentos de transporte: Inclui detalhes de documentos relacionados ao transporte de mercadorias. É obrigatório apresentá-lo antes do início de qualquer movimentação de mercadorias, permitindo que as autoridades monitorem a circulação de mercadorias no território português.

O processo de envio do SAF-T envolve a geração automática do arquivo em formato XML a partir dos sistemas de gerenciamento da empresa, conforme os padrões estabelecidos. O arquivo deve ser enviado à AT conforme o período contábil, mensal ou anualmente, obedecendo aos prazos estabelecidos pela legislação fiscal vigente em Portugal.

Requisitos técnicos para a geração do arquivo SAF-T

O arquivo SAF-T deve ser gerado no formato XML, seguindo as especificações técnicas estabelecidas pela Portaria n.º 321-A/2007, que garante a padronização e a legibilidade dos dados. Para cumprir esses requisitos, as empresas devem utilizar um software certificado pela Autoridade Tributária e Aduaneira (AT), que permita gerar o arquivo conforme os padrões definidos. 

Além disso, a automação é fundamental no processo de geração e envio do arquivo SAF-T. As empresas devem garantir que seus sistemas de gerenciamento estejam integrados a um software que facilite a captura automática de dados contábeis e fiscais, e que esses dados sejam enviados corretamente dentro dos prazos estabelecidos pelas normas em vigor.

EDICOM, solução para atender ao SAF-T Portugal

A solução EDICOM para gestão de arquivos SAF-T em Portugal é auditada e certificada pela Autoridade Tributária e Aduaneira (AT), cumprindo os requisitos técnicos das Portarias N.º 363/2010 e 340/2013. Essas normas estabelecem os critérios de certificação para o software de faturamento, garantindo que a solução da EDICOM esteja em conformidade com os padrões de segurança e conformidade para gerar, assinar e enviar arquivos SAF-T automaticamente. 

Além de garantir a conformidade regulamentar, a solução da EDICOM permite que a geração de arquivos SAF-T seja integrada diretamente aos sistemas de gerenciamento das empresas. Isso automatiza tanto a emissão quanto o envio de arquivos para a AT, reduzindo erros e facilitando o cumprimento dos prazos estabelecidos pela legislação. Também inclui serviços como o armazenamento seguro de documentos, garantindo a integridade e a acessibilidade dos arquivos a longo prazo.