Pontos principais da declaração SAF-T de Portugal

O controle fiscal e o combate à fraude são uma das principais motivações para que as administrações tributárias de todo o mundo promovam a implementação de sistemas eletrônicos para a troca de informações. É por isso que o arquivo SAF-T tem se tornado um padrão cada vez mais difundido para a coleta de dados contábeis e de faturamento. Portugal foi pioneiro na Europa em sua implementação com uma aplicação versátil com diferentes tipos de SAF-Ts.

O que é o SAF-T?

O SAF-T (Standard Audit File for Tax) é um tipo de arquivo baseado no padrão XML usado internacionalmente para a troca eletrônica de informações fiscais e é uma ferramenta que compila todas as informações fiscais e contábeis de uma empresa para um período específico. Ele é usado pela autoridade fiscal ou por um auditor externo para fornecer esse compêndio de dados, em formato eletrônico, para a análise ou preparação de lançamentos contábeis, declarações fiscais etc.

Trata-se de um arquivo gerado a partir de um conjunto predefinido de registros contábeis, facilmente exportado, independentemente do software utilizado. Uma das grandes vantagens desse sistema é, portanto, a padronização que permite a detecção rápida e eficiente de fraudes fiscais, que são mais difíceis de serem ocultadas mesmo em um ambiente globalizado com sistemas contábeis diferentes.

Os benefícios de se trabalhar com o SAF-T são, entre outros: segurança, simplificação dos procedimentos, redução dos custos administrativos, legibilidade dos dados independentemente do sistema de origem, graças à padronização do formato. Como resultado, obtém-se um maior controle das informações.

É por isso que muitas autoridades fiscais na Europa implementaram esse sistema. Ele é amplamente usado para conformidade com o IVA, mas também para outros dados de contabilidade eletrônica. Atualmente, eles usam o SAF-T em: Portugal, Hungria, Polônia, Noruega, Lituânia, Luxemburgo e Áustria.

SAF-T em Portugal

Portugal é um dos países europeus com maior histórico na aplicação dos arquivos SAF-T. Esse sistema de comunicação teve início em 2008, mas foi somente em 2013, com uma alteração legislativa, que seu uso foi amplamente adotado, com a obrigatoriedade de as empresas comunicarem suas faturas e documentos de transporte nesse formato. A partir desse momento, todas as empresas portuguesas tiveram que adaptar progressivamente seus sistemas ERP e gerar canais de comunicação automáticos com a Autoridade Tributária e Aduaneira (AT).

A autoridade fiscal portuguesa reconhece três tipos de arquivos SAF-T, na versão portuguesa SAF-T PT: Documentos fiscais, contábeis e de transporte.

SAF-T para contabilidade eletrônica

O arquivo contábil reúne todas as informações necessárias para facilitar o preenchimento da Declaração de Informações Comerciais Simplificadas / Declaração Anual de Informações Contábeis e Fiscais por meios eletrônicos. Essa declaração pode ser mensal ou anual. O arquivo de contabilidade SAF-T deve incluir os seguintes campos de controle: Lista de itens, clientes e fornecedores; regimes de IVA; movimentos contábeis e plano de contas.

Em Portugal, a declaração eletrônica é obrigatória para empresas privadas ou públicas que exerçam atividades comerciais, industriais ou agrícolas, com sede ou direção efetiva em território nacional. O arquivo de contabilidade do SAF-T deve conter as seguintes informações:

• Cabeçalho
• Tabela de códigos de conta (GeneralLedgerAccounts)
• Tabela de clientes (Customer)
• Tabela de fornecedores (Fornecedor)
• Tabela de impostos (TaxTable)
• Movimentos contábeis (GeneralLedgerEntries)
• Recepção de documentos emitidos (Pagamentos), onde deveria existir.

É obrigatório criptografar o arquivo contábil SAF-T antes de enviá-lo e mantê-lo por um período legal de 15 anos. A criptografia do documento antes da transmissão é necessária para preservar a integridade e a confidencialidade das informações que compõem esse arquivo, incluindo dados fiscais críticos. Além disso, o armazenamento eletrônico do arquivo SAF-T enfatiza a necessidade de manter um registro documentado a longo prazo, facilitando assim os processos de auditoria e a conformidade regulamentar. 

Declaração eletrônica de IVA ou SAF-T para faturamento

As autoridades portuguesas exigem que as faturas e as notas de entrega sejam geradas sequencialmente e passem por um processo de criptografia em que a assinatura eletrônica, os dados da fatura anterior e os sistemas de controle do processo de geração de arquivos sejam implementados. A declaração eletrônica de IVA no formato SAFT-PT deve ser apresentada antes do dia 25 de cada mês.

Documentos eletrônicos de transporte

Em Portugal, os sujeitos passivos de IVA são obrigados a notificar as autoridades fiscais e alfandegárias portuguesas sobre os documentos de transporte antes da movimentação das mercadorias.

EDICOM, solução SAF-T certificada em Portugal

A solução EDICOM de faturação eletrônica e documentos de transporte foi auditada e certificada pela Autoridade Tributária e Aduaneira (AT) segundo os requisitos estabelecidos pela Portaria N.º 363/2010 e 340/2013, que estabelece os requisitos de certificação de software de faturação.

Nossa solução SAF-T incorpora serviços de valor agregado que a tornam um aplicativo integral para a emissão de qualquer arquivo SAF-T em Portugal, capaz de apoiar os processos de geração, envio e armazenamento de documentos eletrônicos segundo os requisitos estabelecidos.

Operação da solução EDICOM SAF-T

• Nossa solução tem a capacidade de simplificar, centralizar e automatizar as comunicações eletrônicas com as autoridades portuguesas.
• A solução se integra ao ERP da empresa e gera automaticamente o arquivo estruturado necessário (UBL 2.1 ou SAFT-PT).
• Uma validação interna é realizada para confirmar que o documento foi construído corretamente e, no caso do SAFT-PT, a assinatura eletrônica obrigatória é aplicada.
• O documento é enviado para a administração pública ou autoridade fiscal usando protocolos de comunicação seguros.
• As notificações geradas pelos destinatários podem ser integradas ao ERP para agilizar e facilitar o gerenciamento de documentos.
• Além disso, é possível armazenar documentos eletronicamente pelo período de tempo definido graças a uma solução de armazenamento eletrônico que conta com serviços confiáveis qualificados pelo eIDAS para garantir a integridade dos documentos a longo prazo. No caso do PAS-T contábil, a lei exige o armazenamento por 15 anos.
• Com relação aos documentos eletrônicos de transporte, a solução da EDICOM automatiza o envio de dados em tempo real para a autoridade fiscal via WebService, que emite o código de autorização. A solução recebe automaticamente o código e o integra ao documento de transporte. Esse código permite a movimentação de mercadorias.