Dinamarca: Situação da fatura eletrônica e a Lei de Contabilidade (SAF-T)

O faturamento eletrônico está amplamente adotado na Dinamarca, embora atualmente não seja obrigatório para as transações entre empresas (B2B). No entanto, existem regulamentações e padrões que incentivam o seu uso, especialmente no setor público e nos sistemas de contabilidade empresarial.

Fatura eletrônica na Dinamarca

Setor B2G (Business to Government)

No setor B2G, o faturamento eletrônico é obrigatório para todas as transações com entidades governamentais desde 2005. Os formatos mais utilizados são PEPPOL BIS Billing 3.0 e o formato nacional dinamarquês OIOUBL.

A Dinamarca anunciou a nova versão OIOUBL 3 do seu formato de faturamento eletrônico. Em 21 de novembro de 2024, NemHandel apresentou a versão do OIOUBL 3 Invoice Package, que introduz mudanças chave:

1. Obrigatoriedade da resposta a mensagens de faturamento.
2. Alinhamento com o padrão europeu EN 16931.
3. Plano de migração para a transição do OIOUBL 2.1 para OIOUBL 3.

O pacote inclui especificações para faturas, notas de crédito e respostas a faturas, juntamente com definições técnicas e datas chave para a implementação.

Setor B2B (Business to Business)

Mesmo que não haja um requisito obrigatório para o faturamento eletrônico nas transações B2B, seu uso está bastante difundido. Os formatos mais comuns são PEPPOL BIS Billing 3.0 e o formato nacional dinamarquês OIOUBL.

A Lei de Contabilidade Dinamarquesa (Danish Bookkeeping Act) determina que todos os sistemas padrões e especializados de contabilidade devem contar com a capacidade de enviar e receber faturas eletrônicas.
O governo dinamarquês tem demonstrado interesse em impulsionar ainda mais o faturamento eletrônico no setor privado, e é possível que novas exigências ou prazos obrigatórios sejam implementados no futuro.

Modelo de Faturamento Eletrônico na Dinamarca

Diferentemente de outros países que já implementaram plataformas estatais centralizadas, a Dinamarca permite que as empresas escolham livremente seus fornecedores privados para geração e envio de faturas eletrônicas.

Os provedores de tecnologia de faturamento eletrônico mantêm e atualizam um banco de dados público com as informações necessárias para o envio e o recebimento de faturas, tanto para as entidades públicas quanto também para as entidades privadas que tenham habilitado essa opção.

Esse modelo flexível facilitou a ampla adoção do sistema, garantindo, ao mesmo tempo, a interoperabilidade dentro da União Europeia e com parceiros comerciais internacionais.

Lei de Contabilidade Eletrônica (Danish Bookkeeping Act)

De acordo com a legislação aprovada em 2022, as empresas residentes na Dinamarca devem registrar e armazenar seus registros contábeis em sistemas de contabilidade ou ERPs aprovados, além de enviar e receber faturas eletrônicas estruturadas. A Lei de Contabilidade Dinamarquesa tem como objetivo reforçar o combate à fraude fiscal e aumentar o nível de digitalização da contabilidade das empresas no país.
Desde 2023, os principais fornecedores de software contábil e ERP são obrigados a certificar suas soluções junto à Autoridade Empresarial Dinamarquesa.

O requisito para a contabilidade digital inclui os seguintes requerimentos básicos de contabilidade:

1. Registrar as transações da empresa em um sistema de contabilidade digital e
2. Armazenar os registros e os anexos que documentam essas transações em um sistema de contabilidade digital, ou ao menos manter uma cópia de segurança completa deles em um servidor de um provedor ou de um terceiro

Cronograma de implementação

A Lei de Contabilidade Dinamarquesa exige que os sistemas de contabilidade digital atendam a novos requisitos, cuja implementação será realizada de forma escalonada. Esse processo permite que as empresas e os fornecedores de software contábil se adaptem gradualmente, garantindo uma transição eficiente para sistemas mais automatizados e padronizados.

Entre 2025 e 2026, as empresas devem se preparar para cumprir as novas normas de contabilidade digital:

• 1º de janeiro de 2025: As empresas sem sistemas de contabilidade certificados deverão: 
  • Manter registros contábeis em formato digital.
  • Poder emitir e receber faturas eletrônicas estruturadas.
  • Gerar dados no formato SAF-T, caso seja solicitado pela autoridade fiscal.
• A partir do dia 1º de julho de 2026: A obrigatoriedade se estenderá a empresas não contábeis com volume líquido de negócios superior a 300.000 DKK nos dois últimos exercícios fiscais, desde que utilizem um sistema de contabilidade não registrado.

Esse requisito não implica uma apresentação periódica obrigatória, mas se trata de um requerimento sob demanda. Ou seja, as empresas devem estar preparadas para gerar e entregar os arquivos sempre que solicitado pelas autoridades fiscais em auditorias ou inspeções tributárias.

Em que consiste a Lei de Contabilidade na Dinamarca?

Um dos aspectos mais significativos da lei é o requisito de digitalização da contabilidade. Além disso, será obrigatório o uso de um sistema de contabilidade digital aprovado pela autoridade dinamarquesa, que deverá cumprir uma série de requisitos definidos pelo governo dinamarquês por meio de uma ordem executiva. O governo dinamarquês irá divulgar no futuro mais informações a respeito, para que provedores tecnológicos possam garantir as certificações necessárias.

De acordo com o artigo 15, três requisitos gerais, ou básicos, se aplicam a todos os sistemas de contabilidade digital, não dependendo se eles são sistemas padrões ou desenvolvidos sob medida:  

1. O sistema deve permitir um registro contínuo das transações da empresa com a especificação de anexos para cada registro e garantir um armazenamento seguro dos registros e dos anexos por um período de 5 anos.
2. Ademais, o sistema deve seguir padrões reconhecidos de segurança de TI, incluindo a gestão de usuários e de acessos, bem como garantir a cópia de segurança automática dos registros e arquivos anexados.
3. Por último, o sistema deve oferecer a automatização dos processos administrativos, incluindo o envio e o recebimento automáticos de faturas eletrônicas, assim como a possibilidade de realizar a contabilidade conforme um plano de contas público em sistemas contábeis registrados.

Estrutura do SAF-T na Dinamarca

O arquivo SAF-T na Dinamarca é composto por 19 livros contábeis (ledgers), os quais contém informações detalhadas sobre as transações financeiras e os registros contábeis da empresa. Esses livros podem incluir, entre outras informações, as seguintes:

• Livro maior (General Ledger)
• Contas a receber (Accounts Receivable)
• Contas a pagar (Accounts Payable)
• Registros de impostos (VAT Records)
• Registros de faturamento eletrônico (Electronic Invoicing Records)
• Registros de ativos fixos (Fixed Asset Register)
• Contas bancárias e conciliações (Bank Accounts and Reconciliations)

O cumprimento desses prazos é essencial para evitar sanções e garantir a conformidade com os padrões de faturamento eletrônico e auditoria digital na Dinamarca.