Faturamento eletrônico na Islândia: guia e regulamentação essenciais

Desde 2020, a Islândia atua como autoridade Peppol, função desempenhada pela Autoridade Contábil Islandesa (FJS) em nome do Ministério das Finanças e Assuntos Econômicos. Essa designação posiciona o país dentro da rede europeia de nações que adotaram o Peppol como infraestrutura oficial para o intercâmbio eletrônico de documentos, especialmente no contexto de compras públicas e faturamento eletrônico.

Como autoridade nacional Peppol, a FJS é responsável por supervisionar a implementação técnica do sistema, autorizar os Pontos de Acesso (Access Points) que operam no país e garantir que tanto entidades públicas quanto privadas cumpram os padrões técnicos definidos pelo ecossistema Peppol.

A plataforma de fatura eletrônica utilizada oficialmente na Islândia é a Rede de Entrega Peppol (Peppol eDelivery Network), uma infraestrutura segura baseada em padrões abertos que permite a empresas e instituições transmitirem faturas eletrônicas e outros documentos comerciais de forma estruturada, padronizada e legalmente válida em toda a Europa e além.

Fatura eletrônica B2G na Islândia

De acordo com a diretiva do Ministério das Finanças e Assuntos Econômicos, todos os operadores econômicos que emitem faturas para entidades públicas, sejam centrais, regionais ou locais, devem utilizar fatura eletrônica.

Da mesma forma, todos os órgãos governamentais são obrigados a receber, validar e processar eletronicamente as faturas recebidas, eliminando, assim, o uso de documentos físicos ou processos manuais na gestão de pagamentos públicos.

Apenas faturas eletrônicas que estejam em conformidade com o padrão europeu EN 16931 CIUS (TS-236) são aceitas, o que garante consistência, integridade dos dados e interoperabilidade no Espaço Econômico Europeu.

Fatura eletrônica B2B na Islândia

No setor privado (B2B) na Islândia, a fatura eletrônica não é obrigatória atualmente, mas é totalmente permitida desde que haja acordo entre as partes — emissor e destinatário. Ou seja, o uso de faturas eletrônicas em transações entre empresas depende do consentimento do comprador, o que permite certa flexibilidade na adoção de soluções digitais personalizadas conforme a maturidade tecnológica e as preferências operacionais de cada empresa.

No entanto, ainda que seu uso não seja obrigatório, as faturas eletrônicas devem cumprir requisitos legais importantes, especialmente no que diz respeito à integridade do conteúdo e autenticidade da origem. Isso significa que as empresas devem ser capazes de demonstrar que a fatura não foi alterada desde a emissão e que realmente foi emitida pelo emissor declarado.

Para garantir isso, a legislação islandesa permite que os contribuintes escolham entre diferentes métodos reconhecidos, como:

• Assinatura eletrônica avançada para autenticar o emissor e proteger o conteúdo do documento.
• Intercâmbio eletrônico seguro de dados (EDI) para assegurar a rastreabilidade da comunicação entre sistemas.
• Controles de gestão internos documentados e auditáveis que assegurem a validade e a rastreabilidade do processo de faturamento.

Formatos Aceitos

As faturas eletrônicas na Islândia devem ser enviadas em um dos dois formatos autorizados, ambos alinhados ao padrão EN 16931:

• UBL 2.1: formato XML amplamente utilizado e recomendado pelas autoridades islandesas.
• PEPPOL BIS Billing 3.0 CIUS: variante baseada em UBL utilizada na rede Peppol para facilitar o intercâmbio eletrônico internacional.

A Islândia exige que as faturas eletrônicas sejam armazenadas por um período mínimo de sete anos. O armazenamento no exterior é permitido sob condições específicas:

• O país deve ter um acordo de proteção de dados com a Islândia.
• Deve haver uma justificativa válida para armazenar fora do país, como, por exemplo, se o sistema de armazenamento principal estiver no exterior.
• O Ministério das Finanças deve ser notificado formalmente sobre essa decisão.

Como a EDICOM pode te ajudar com a conformidade na Islândia

A EDICOM, como fornecedora internacional especializada em soluções de conformidade eletrônica, oferece uma plataforma completa de faturamento eletrônico que facilita às empresas a adaptação imediata aos requisitos legais na Islândia, tanto em ambientes B2G quanto B2B.

A EDICOM é um Ponto de Acesso Peppol certificado, o que permite que as empresas se conectem diretamente à Rede de Entrega Peppol para emitir e receber faturas eletrônicas nos formatos UBL 2.1 e PEPPOL BIS Billing 3.0 CIUS, totalmente compatíveis com o padrão EN 16931.

Nossa solução garante:

• Integração com qualquer ERP ou sistema de gestão empresarial.
• Assinatura eletrônica avançada e validação estrutural conforme normas islandesas.
• Armazenamento legal e seguro pelo prazo exigido de sete anos, seja ele local ou com validação para arquivamento internacional.

Seja para faturar ao setor público Islandês ou otimizar fluxos de faturamento eletrônico no setor privado, a EDICOM fornece uma solução robusta, automatizada e escalável para operar de forma legal, segura e eficiente na Islândia e em toda a Europa.