EDI no setor de varejo, as mensagens ASN / DESADV e RECADV
As mensagens ASN/DESADV e RECADV são mensagens EDI estruturadas com informações básicas para assegurar a rastreabilidade na cadeia de abastecimento. A integração desses tipos de mensagens em setores como o varejo é fundamental para a logística da distribuição, tanto que cada vez mais empresas exigem que os seus fornecedores tenham estes documentos implementados.
As mensagens EDI na cadeia de abastecimento
As mensagens DESADV e RECADV são as mensagens mais utilizadas na cadeia de abastecimento e ambas favorecem os bons resultados das gestões para fornecedores, distribuidores e clientes finais. Juntamente com outras mensagens como ORDERS, INVOIC ou REMADV etc., oferecem um fluxo de informações em tempo real que aumenta a eficiência e a produtividade nas transações comerciais.
Estas mensagens são utilizadas no intercâmbio eletrônico de dados EDI (Electronic Data Interchange) no âmbito das relações B2B para a administração, o comércio e os transportes em diferentes setores e países. Utilizam um formato padrão -UN/EDIFACT-, definido pelas Nações Unidas.
A natureza normalizada do sistema EDI e a padronização dos documentos permite uma conexão sem problemas com qualquer interlocutor e a integração das várias mensagens habitualmente trocadas numa relação comercial (encomendas, faturas, relatórios de inventários, avisos de expedição etc.)
O que é a ASN / DESADV?
DESADV (Despatch Advice) é a Guia de Remessa eletrônica ou o Aviso de Expedição. É uma mensagem onde se especificam os detalhes sobre a mercadoria enviada.
A mensagem DESADV é uma notificação de envio com duas funções principais. Por um lado, verificar se a mercadoria a enviar pelo fornecedor corresponde à encomenda realizada pelo distribuidor. Por outro lado, informar com antecedência o varejo da entrega das mercadorias no seu armazém ou na sua loja para que se possam preparar para a chegada de novos produtos.
Mediante esta mensagem, informa-se detalhadamente sobre o conteúdo do envio de mercadoria e dados relevantes sobre o mesmo. Por exemplo, incluiria o número de artigos, descrição de cada um, tipo de embalagem, data e hora de entrega etc. Funciona também no caso de devolução da mercadoria.
A mensagem DESADV pode ser muito simples ou muito complexa conforme a operação.
O que é a mensagem RECADV?
RECADV (Receiving Advice Message) é o aviso de confirmação de recepção da encomenda. É utilizado pelo operador logístico ou distribuidor para confirmar ao fabricante ou fornecedor que recebeu a mercadoria e que corresponde ou não à encomenda. Mediante esta mensagem, verifica-se a informação e pode-se gerar a fatura ou, se a mercadoria entregue não corresponder à encomenda inicial, apresentar as devidas reclamações.
A mensagem RECADV inclui dados como:
- Quantidade recebida
- Quantidade aceita
- Quantidade devolvida ou não aceita e o motivo da devolução
Fluxos de trabalho com as mensagens DESADV e RECADV
A melhoria da experiência de compra do cliente final tornou-se o objetivo prioritário do setor de distribuição. Para isso, os principais agentes do setor de varejo estão se esforçando por otimizar os seus processos. A implementação das mensagens DESADV e RECADV contribui para a melhoria destes processos na cadeia de abastecimento, razão pela qual cada vez mais distribuidores exigem que os seus fornecedores estejam preparados para trabalhar com este sistema e que estejam alinhados com os seus padrões de qualidade.
A sequência dos fluxos de troca de informação seria a seguinte:
- O distribuidor emitiu uma encomenda inicial que o fornecedor processou. Quando a mercadoria está pronta para o envio, o fornecedor emite o aviso de expedição ou a mensagem DESADV para o seu cliente (varejista).
- O distribuidor recebe a mensagem que, graças à solução EDI, fica integrada no ERP. Rapidamente, o cliente compara o aviso de expedição com a encomenda inicial, pois ambos os documentos estão rastreados e, se houver diferenças, aparecem.
- Se estiver tudo correto, o cliente emite um aviso de confirmação ao fornecedor. Os armazéns recebem a informação sobre os novos produtos que vão chegar, para que possam planejar a descarga e o armazenamento com antecedência.
- Quando o distribuidor recebe fisicamente a mercadoria nos seus armazéns e a verifica, envia ao fornecedor uma RECADV com informações acerca da mercadoria recebida. Se estiver tudo conforme, o fornecedor emitirá a fatura.
Vantagens da DESADV e da RECADV para as empresas
Existem vantagens gerais que tanto fornecedores como distribuidores adquirirão com a implementação das mensagens DESADV e RECADV:
- Diminuição do número de erros graças à automatização do fluxo de comunicação da cadeia de abastecimento.
- Otimização das gestões graças à rastreabilidade.
- Maior controlo das operações porque possibilita implementar processos de validação. Por exemplo, no caso da mensagem DESADV, a principal vantagem para os distribuidores é que podem verificar rapidamente se a mercadoria que vão receber corresponde à sua encomenda (ORDERS). Mediante soluções EDI, ambos os documentos ficam rastreados, para que o cliente receba um aviso em caso de discrepâncias. Se estiver tudo correto, emite-se a mensagem de conformidade que dá luz verde para o envio da mercadoria. Para os fornecedores, enviar antecipadamente o Aviso de Expedição permite-lhes obter margem de manobra para remediar quaisquer erros na preparação da encomenda, caso a mensagem de resposta do distribuidor não esteja em conformidade. Esta verificação antecipada permite reduzir os erros no envio da mercadoria. No caso da RECADV, com a pós-faturamento, reduzem-se os erros nas faturas que podem ocorrer devido a incidências no processo de entrega da mercadoria, e que são detectadas a tempo graças à utilização desta mensagem EDI onde se indica qualquer alteração à encomenda.
- Agilidade das operações. Saber os prazos de entrega ajuda a planear a recepção da mercadoria. A mensagem DESADV também pode ser enviada ao operador logístico para avisar sobre o aprovisionamento no armazém. No caso de mercadorias com envio transfronteiriço, saber os tempos permite agilizar os procedimentos com as alfândegas, transitários, autoridade portuária etc.
Mensagens EDI no transporte multimodal
- IFTMBF (International Forwarding and Transport Message Firm Booking): Mensagem de reserva definitiva. (Firm Booking Message). É uma mensagem de envio único, não requer confirmação. O agente que realiza a reserva para o serviço de transporte confirma o serviço e dá luz verde ao transporte. Entende-se como um compromisso do remetente com quem realiza o transporte e implementa a operação.
- IFTMBC (International Forwarding and Transport Message Booking Confirmation) Booking Confirmation: Mensagem de confirmação de reserva. Esta mensagem é enviada pelo agente que realiza o transporte ou gestione o serviço de envio da mercadoria ao agente que solicitou o serviço. A confirmação não tem de ser necessariamente de aceitação, pode ser de rejeição ou pendente de aceitação.
Também pode aplicar-se em outros âmbitos da cadeia de fornecimento, como em terminais de conteineres, consignatários, armadores, depots, entre outros. - IFTMIN (International Forwarding and Transport Message – Instructions) Shipping Instructions: Mensagem de instrução. Esta mensagem é enviada pelo agente que ordena o serviço de transporte ou expedição da mercadoria. Esta mensagem contém as instruções de envio nas condições acordadas com a parte que gestiona o envio. A mensagem de instrução é a única mensagem que dá como resultado o contrato real, que pode ser um documento ou um contrato.
- IFTMCS (International Forwarding and Transport Message Contract Status): Mensagem de estado do contrato de instrução. Esta mensagem é enviada pelo agente que realiza o transporte para o agente que gestiona o transporte da mercadoria e onde constam os detalhes, termos e condições do serviço. Esta mensagem é enviada, normalmente, após a recepção da mensagem de instrução (IFTMIN).
- IFTSTA (Transport Status Message): Esta mensagem contém informações para o acompanhamento das mercadorias. Informa sobre o estado do transporte ou algum tipo de alteração no estado do transporte. Pode enviar-se como resultado de um pedido de envio pontual ou programado em um horário predeterminado.
A implementação da Business Requeriments Specification (BRS) através destas mensagens EDI permitirá às empresas otimizar todo o seu processo logístico. Estas mensagens aplicam-se quer para o transporte nacional como para o internacional e não estão sujeitas a uma indústria em concreto. Na EDICOM, podemos ajudar a implementar a sua BRS adaptada às necessidades da sua empresa. Consulte os nossos especialistas sem compromisso.
Como implementar as mensagens DESADV e REDADV de forma integrada na minha empresa?
As transações EDI podem ser integradas com qualquer ERP ou sistema de gestão interna, bastando fazer algumas adaptações dos sistemas. A EDICOM desenvolveu uma tecnologia EDI adaptada às necessidades do setor de varejo. Por meio da solução EDI Integrado em modo SaaS, a plataforma estabelece conexões com o ERP, CRM e todas as aplicações de gestão envolvidas no intercâmbio eletrônico de dados com clientes, fornecedores, operadores logísticos e qualquer parceiro envolvido na cadeia de abastecimento.
Permite automatizar as transações, sem necessidade de modificar os procedimentos internos de trabalho. Estas soluções estão totalmente automatizadas, integrando os dados dos documentos enviados e recebidos com o seu sistema de gestão.
Uma das principais vantagens desta solução é a sua escalabilidade, de modo que podem ser implementadas tantas mensagens EDI quantas forem necessárias consoante as necessidades da empresa.
