EDICOMSignADoc: Solução para aprovação de documentos com assinatura eletrônica

Com o objetivo de ajudar as empresas em seu processo de transformação digital, lançamos o EDICOMSignADoc, uma solução de desenvolvimento próprio para gerenciar workflows de aprovação de documentos com assinatura eletrônica.

O EDICOMSignADoc é uma solução em modo SaaS, 24x7 com garantia de disponibilidade de 99,9%.

A plataforma permite a configuração de diferentes fluxos de aprovação, de acordo com os procedimentos internos de cada empresa e a criticidade dos documentos. Você pode agregar nos seus processos, usuários internos e externos, assim como fornecedores ou clientes, quando se tratar de aprovação de contratos ou propostas comerciais.

O SignADoc se beneficia da larga experiência da EDICOM, explorando sua tecnologia proprietária de comunicação e transformação de dados para garantir sua integração com ERP, CRM, gerenciador de documentos ou sistemas proprietários. Dessa forma, é possível desenvolver projetos ágeis e altamente eficazes que permitem a implementação de qualquer fluxo de aprovação de documentos, com base nos sistemas de gerenciamento existentes nas empresas.

Como funciona?

Através de um ambiente web, o EDICOMSignADoc permite configurar workflows adaptados a cada processo de aprovação de documentos, além de monitorar o status dos documentos enviados.

• Os documentos são enviados para a plataforma automaticamente a partir do ERP da empresa ou manualmente para aqueles documentos que não se encontram no sistema de gestão. Tão fácil quanto arrastar arquivos da área de trabalho.
•  A plataforma identifica o tipo de documento e aplica o fluxo de validação configurado anteriormente.
•  Os usuários que precisam aprovar o documento são notificados por e-mail, por pessoas da própria organização ou usuários de fora da organização, como clientes ou fornecedores.
•  As pessoas envolvidas na aprovação de documentos deverão apenas clicar no link da sua notificação, para acessar diretamente um ambiente Web a fim de revisar o documento e aprová-lo de forma intuitiva e transparente.
•  O aplicativo gera evidências de todas as ações realizadas nos documentos, detalhando na linha do tempo, todo o trajeto percorrido pelo documento, desde o momento em que o documento é enviado, até que ele seja finalmente aprovado.

Principais características do EDICOMSignADoc

Configurações personalizadas de fluxos de aprovação

Crie diferentes fluxos de aprovação com base na natureza de seus documentos. Configure desde fluxos simples, com uma única aprovação, a processos complexos que envolvem vários usuários, regras, validação ou autenticação de usuários com dois fatores de proteção.

Configuração de assinaturas individuais e conjuntas

O EDICOMSignADoc permite configurar passos nos quais vários aprovadores podem participar, possibilitando implementar assinaturas conjuntas, quando necessário a aprovação de todos os usuários elencados ou, a aprovação de usuários individuais, quando a aprovação de um determinado número de usuários é suficiente para avançar com o fluxo de trabalho.

Controle total sobre o status das operações

Monitore o status de aprovação dos seus documentos em tempo integral, decidindo quem tem acesso e estabelecendo prazos de vigência para as aprovações.

Por meio do Dashboard você saberá facilmente quais são os documentos que estão pendentes, quais foram aprovados ou quais chegaram à data de vigência.

Integração com todos os tipos de aplicações

Automatize a publicação de seus documentos diretamente do seu ERP, CRM ou Document Manager. Desenvolvemos projetos de integração personalizados.

Segurança máxima garantida

O EDICOMSignADoc é uma solução integrada aos Trusted Service da EDICOM, permitindo a aplicação de mecanismos avançados de aprovação, como assinatura e selo eletrônico, para garantir a integridade e a segurança dos documentos processados.

A solução foi projetada sob os mais rigorosos padrões internacionais de segurança, como ISO27001, ISAE3402 ou TIERII.

Registro de evidências

A EDICOM como Trusted Service Provider garante as interações realizadas pelo EDICOMSignADoc, por meio de relatórios de evidências assinados eletronicamente que registram todas as ações realizadas nos documentos durante seu ciclo de aprovação.

Compliance Long Term Archiving (EDICOMLta)

O EDICOMSignADoc integra-se ao serviço de armazenamento de longo prazo EDICOMLta, oferecendo uma solução completa que inclui a guarda de documentos e evidências das aprovações com garantia de integridade, de acordo com os principais padrões internacionais para a preservação de documentos eletrônicos.

O EDICOMLta garante a integridade e autenticidade dos documentos por meio de assinaturas e selos eletrônicos de tempo, por um prestador de serviços de confiança como a EDICOM.

O serviço de armazenamento EDICOMLta foi projetado de acordo com a ISO 14641. Por sua vez, é credenciado pela Comissão Europeia como uma solução eIDAS, bem como pela ONAC Colombiana. Trata-se também de uma solução habilitada para aplicar os processos de conservação de acordo com a NOM151 do México ou a Conservazione Sostitutiva da Itália.

Vantagens de usar o EDICOMSignADoc

• Gestão mais eficiente.
• Simplificação de contratações e processos de compras.
• Facilita a resolução de discrepâncias graças ao registro de evidências.
• Maior controle sobre os processos de aprovação.
• Redução de custos.
• Acesso a documentos de qualquer lugar e a qualquer momento.
• Automação no envio e gestão de documentos, graças a sua capacidade de integração.

Project Management EDICOMSignADoc

Uma equipe de consultores especializados da EDICOM lhes acompanhará em todos os momentos para analisar e entender seus requerimentos, a fim de implementar sua solução para aprovação de documentos.

A configuração, a parametrização dos workflows iniciais ou o desenvolvimento das integrações, entre outras tarefas, serão realizadas por nossa equipe que fará um acompanhamento antes, durante e depois da implementação do seu projeto.