Projeto de faturamento eletrônico dos Estados Unidos: Digital Business Networks Alliance (DBNAlliance)

O BPC, juntamente com a Federal Reserve, lideram a criação de um sistema padronizado de intercâmbio eletrônico de documentos nos Estados Unidos. A iniciativa visa estabelecer um modelo de faturamento eletrônico e criar uma rede de intercâmbio de documentos semelhante à rede Peppol que surgiu no mercado europeu.

Lançamento da Aliança de Redes de Negócios Digitais (DBNAlliance)

Os participantes no projeto-piloto do BPC para a troca de faturas eletrônicas criaram a Aliança de Redes de Negócios Digitais (DBNAlliance) como entidade jurídica encarregue de supervisionar a nova rede de intercâmbio eletrônico. 

Como entidade de supervisão, a DBNA será responsável pela definição de políticas, normas, mecanismos de segurança e outras regras e diretrizes que constituem o quadro de intercâmbio. A DNBA também oferece aos prestadores de serviços Access Points para aderirem à aliança e os ajudará a conectar -se à rede.

A adesão da EDICOM à DNBA nos permitirá atuar como ponto de acesso para compradores e vendedores que desejem utilizar a rede. As empresas não precisam de ser membros da DNBA, precisam de um prestador de serviços que seja membro para poder enviar e receber faturas eletrônicas em seu nome.
As empresas apenas precisam se conectar uma vez através do seu ponto de acesso para trocar faturas eletrônicas em formato estandardizado com o restante das empresas conectadas à rede. Os fornecedores especializados participam ativamente na Aliança, apoiando o projeto e atuando como Access Points para ajudar as empresas na sua transição para a fatura eletrônica.

A rede de intercâmbio

Este quadro de intercâmbio é uma rede de entrega eletrônica baseada num conjunto de normas técnicas e políticas que permitem às empresas partilharem entre si documentos eletrônicos da cadeia de fornecimento de forma segura. Foi desenvolvido para resolver os problemas difíceis que as empresas enfrentam quando trocam faturas entre diferentes plataformas e sistemas, tais como a forma de se conectarem a outras empresas, quais informações enviar e como entregá-las eletronicamente. Como solução para esses problemas, a rede de intercâmbio esboça um conjunto de normas para a troca segura de faturas eletrônicas entre empresas, mesmo quando cada empresa utiliza software diferente.

Como entidade supervisora, a DBNAlliance é responsável por gerir o quadro de intercâmbio e apoiar a entrega digital de faturas eletrônicas, de modo que os clientes de todos os prestadores de serviços possam comunicar com os clientes de todos os outros prestadores de serviços.

“A criação deste quadro de intercâmbio para suportar todos os tipos de pagamento é um importante passo para o ecossistema de pagamentos B2B”, afirmou Guy Berg, vice-presidente para a melhoria dos pagamentos dos Serviços Financeiros da Federal Reserve. “O lançamento da DBNAlliance e do quadro de intercâmbio confirma que chegou o momento de resolver as ineficiências dos pagamentos B2B e de tirar partido da modernização dos métodos de pagamento eletrônico.”

As empresas cujos prestadores de serviços sejam membros da DBNAlliance verificarão que a rede funciona sem a necessidade de modificar os seus modelos operacionais atuais ou com requisitos de mudança de sistema mínimos ou inexistentes. Além disso, o quadro de intercâmbio suporta todos os métodos de pagamento eletrônico, incluindo ACH, transferências, cartões e pagamentos instantâneos.

Modelo de fatura eletrônica proposto pela rede

O sistema proposto baseia-se no intercâmbio das faturas eletrônicas por meio de uma rede Four-Corner Network Model, em que os documentos eletrônicos são enviados e recebidos através de pontos de acesso (Access Points) que conectam os usuários da rede. Todas as empresas são emissoras e receptoras. Conectam-se uma vez para intercambiar com muitas. 

Os protocolos de comunicação serão AS2/AS4. O processo admitirá respostas de pedido e de status de documentos.

O modelo semântico se baseará no formato existente OASIS UBL 2.X para os documentos de fatura e nota de crédito. O ficheiro estruturado poderá incluir anexos e incluirá assinatura digital.
Os campos a incluir serão:

• Informações sobre fornecedores e clientes
• Informações de envio
• Instruções de pagamento, informação bancária/de cartões
• Cobranças, descontos e impostos a nível de documentos e artigos
• Descrições de artigos
• Secção de notas

Projeto-piloto de faturamento eletrônico nos EUA

A Business Payments Coalition, juntamente com a Federal Reserve, está desenvolvendo um sistema normalizado de intercâmbio eletrônico de documentos B2B nos Estados Unidos. A iniciativa pretende estabelecer um modelo padronizado de fatura eletrônica e criar uma rede de intercâmbio eletrônico de documentos, muito similar ao sistema PEPPOL desenvolvido na Europa. A rede norte-americana facilitará o comércio eletrônico, permitindo um intercâmbio mais eficaz dos documentos em todos os setores. Mais de 80 organizações participaram no projeto-piloto, que teve três fases:

1. A primeira (de 1º de abril a 30 de junho de 2022) centrou-se em testar as especificações técnicas iniciais para o intercâmbio de faturas eletrônicas.
2. A segunda (de 1º de julho a 30 de setembro de 2022) centrou-se em aperfeiçoar as especificações e os passos de constituição das empresas.
3. A terceira (de 1º de outubro a 31 de dezembro de 2022) acabou de determinar as especificações para a fase de produção. 

A fase-piloto foi concluída e a rede está pronta para iniciar a fase de produção. A EDICOM, enquanto fornecedor tecnológico global de soluções de faturamento eletrônico, participou no piloto, assim como nos grupos de trabalho organizados para o desenvolvimento e nos testes do sistema.

Benefícios do uso da fatura eletrônica

Em um mercado global, as empresas devem procurar as oportunidades tornando-se mais competitivas o que, por vezes, se traduz em dar um salto tecnológico que melhore tanto a organização como a qualidade da informação tratada, otimizar os processos internos e a gestão das pessoas.

A digitalização passa por automatizar os processos que asseguram uma redução de tempos, uma redução de erros e uma economia de custos derivados da maior eficiência de todo o processo de gestão de compras e pagamentos. Estas melhorias contribuem indubitavelmente para a otimização da cadeia de abastecimento, outorgando transparência e eficiência para uma integração total das comunicações.

Características da solução EDICOM Global e-Invoicing

• Modelo SaaS integrado no seu ERP: As nossas soluções integradas de EDI funcionam em modo SaaS, implementadas em uma arquitetura tecnológica em nuvem privada, desenvolvida e gerida pela EDICOM, que implementa todas as aplicações e recursos de gestão necessários para assegurar um intercâmbio ininterrupto de todas as suas transações EDI. A plataforma estabelece vínculos com o seu ERP, CRM e todas as aplicações de gestão que intervêm no intercâmbio eletrônico de dados com os seus parceiros.
• Solução multipadrão e multiprotocolo: A plataforma global conta com uma funcionalidade multipadrão (EDIFACT, X12, UBL, PEPPOL, ODETTE...) e multiprotocolo (AS2, AS4, OFTP, X400, SFTP...) que assegura a conectividade com qualquer interlocutor em todo o mundo.
• Controle fiscal: A EDICOM conta com certificações a nível internacional como prestador de serviços de confiança para dotar as transações eletrônicas dos mecanismos de confiança requeridos. Deve-se considerar questões como a inclusão de assinaturas digitais, registros temporais ou códigos de controle fiscal e identificadores específicos para atribuir valor fiscal aos documentos. 
• Solução escalável: A plataforma adapta-se às necessidades das empresas em cada momento, ampliando os projetos em função dos requisitos de cada região.
• Comunicação com interlocutores sem capacidade para enviar ou receber faturas eletrônicas. Para tal, deve contar com uma plataforma que inclua funcionalidades específicas como portais web que permitam aos seus clientes e fornecedores interagir, mesmo que não contem com uma solução tecnológica.
• Armazenamento eletrônico: A EDICOMLta (EDICOM Long Term Archiving) é a solução certificada de armazenamento eletrônico de longa duração oferecido pela EDICOM enquanto Prestador de Serviços de Confiança Qualificado. O serviço aplica mecanismos de identificação, assinatura digital e validação cronológica eletrônica, em conformidade com o Regulamento eIDAS, garantindo assim a integridade e autenticidade dos arquivos armazenados ao longo do tempo.
• Gestão centralizada: Trabalhar de forma centralizada a partir de um único ERP global para toda a empresa requer dispor de uma única solução de fatura eletrônica que seja capaz de emitir faturas em conformidade com os requisitos de cada país onde a empresa opera. Com a EDICOM Global e-Invoicing Solution é possível.