Fatura eletrônica no Quênia: como atender à normativa

A Autoridade Fiscal do Quênia (Kenya Revenue Authority – KRA) estabeleceu a fatura eletrônica como obrigatória para todos os contribuintes registrados no Imposto sobre Valor Agregado (IVA). Para garantir a rastreabilidade e a autenticidade de cada operação comercial, o governo implementou o Tax Invoice Management System (TIMS), um modelo avançado de fiscalização em tempo real. 

O que é o TIMS e como funciona a nota fiscal eletrônica no Quênia?

O Tax Invoice Management System (TIMS) é a plataforma oficial para o controle da fatura eletrônica no Quênia. Por meio dessa solução, a KRA exige que cada transação comercial realizada por empresas registradas no IVA seja comunicada em tempo real à administração tributária.

O TIMS se apoia em dispositivos eletrônicos de controle fiscal conhecidos como Electronic Tax Registers (ETR) ou Unidades de Controle, que se integram aos sistemas de faturamento das empresas. Esses equipamentos validam, assinam digitalmente, criptografam e transmitem imediatamente as informações de cada fatura à KRA.

Requisitos da KRA para os contribuintes

Para estar em conformidade com a fatura eletrônica no Quênia, é necessário levar em consideração os seguintes requisitos impostos pela KRA (Kenya Revenue Authority):

• Possuir um dispositivo TIMS certificado: É imprescindível contar com um Electronic Tax Register (ETR) atualizado, também chamado de Unidade de Controle Fiscal, integrado ao seu sistema de faturamento. Este dispositivo, aprovado pela KRA, é responsável por validar, assinar digitalmente, criptografar e enviar cada fatura eletrônica à autoridade tributária em tempo real.
• Incluir os dados obrigatórios em cada nota fiscal eletrônica: As novas faturas eletrônicas devem conter campos obrigatórios para que sejam válidas. Entre eles estão: o número de identificação fiscal do comprador, o número de série da Unidade de Controle (ETR) utilizada, o número único da fatura e um Código QR gerado pelo sistema. Esses elementos permitem que a KRA e o destinatário verifiquem a autenticidade da fatura. Além disso, a assinatura eletrônica de cada fatura é obrigatória, garantindo a integridade e a não alteração do documento original.
• Armazenamento dos registros eletrônicos: As faturas eletrônicas devem ser armazenadas por um período mínimo de 5 anos, em formato digital, conforme a legislação tributária.

Cronograma de obrigatoriedade da fatura eletrônica no Quênia

A implementação do TIMS foi realizada de forma escalonada entre 2021 e 2022, com um período de transição para a adaptação dos contribuintes. Desde 30 de novembro de 2022, o uso da fatura eletrônica por meio do sistema TIMS é obrigatório para todas as empresas registradas no IVA.

O não cumprimento dessa normativa pode resultar em sanções econômicas e medidas legais, sendo fundamental contar com uma solução que assegure a conformidade regulatória de forma automatizada.

EDICOM: Solução global de faturamento eletrônico

A experiência do Quênia com o modelo TIMS reflete uma tendência global cada vez mais consolidada: a transição para ambientes fiscais digitais e automatizados. Nesse cenário, as empresas que atuam em múltiplos mercados enfrentam o desafio de se adaptar a regulamentações locais distintas, cada uma com seus próprios requisitos técnicos e legais. Diante dessa complexidade, contar com uma solução tecnológica centralizada e flexível se torna um fator-chave de competitividade e eficiência.

A EDICOM atende a essa necessidade por meio de uma plataforma global de faturamento eletrônico projetada para gerenciar, de forma unificada, os processos fiscais em mais de 80 países. Graças à sua arquitetura escalável e abordagem em nuvem (cloud), a solução permite integrar a emissão, validação, assinatura e arquivamento de faturas eletrônicas em um único ambiente, adaptado às especificações normativas de cada administração tributária. Isso simplifica significativamente a operação das empresas, eliminando a necessidade de manter sistemas independentes para cada região.

Além disso, a solução da EDICOM é atualizada continuamente para garantir conformidade legal diante de quaisquer mudanças regulatórias, proporcionando segurança jurídica e tranquilidade às organizações. Essa capacidade de adaptação, aliada a um alto nível de automação, permite reduzir erros, acelerar os ciclos de faturamento e otimizar os recursos dedicados à gestão tributária.