Como é a fatura eletrônica na Colômbia

A fatura eletrônica na Colômbia tem como objetivo modernizar e digitalizar o sistema tributário, garantindo maior eficiência, transparência e controle fiscal. Este sistema, regulado pela Direção de Impostos e Aduanas Nacionais (DIAN), evolui continuamente para otimizar a gestão fiscal e assegurar o cumprimento eletrônico das obrigações tributárias.

Evolução da fatura eletrônica na Colômbia

A Colômbia foi um dos primeiros países da América Latina a reconhecer a validade jurídica da fatura eletrônica, equiparando-a à fatura em papel desde 1995. No entanto, foi em 2015 que a Direção de Impostos e Aduanas Nacionais (DIAN) oficializou um marco crucial ao implementar o Sistema de Faturamento Eletrônico (SFE), com o objetivo de modernizar e digitalizar a gestão tributária.

Desde então, o sistema tem evoluído de forma constante, incorporando novos documentos tributários e aprimorando seus processos técnicos e normativos. Para facilitar a adoção progressiva pelos contribuintes, a DIAN estabeleceu cronogramas escalonados de obrigatoriedade, fortalecendo assim a transformação digital do sistema fiscal colombiano.

Sistema de Faturamento Eletrônico (SFE) na Colômbia

O Sistema de Faturamento Eletrônico (SFE) na Colômbia opera sob um modelo de validação prévia, no qual todos os documentos tributários eletrônicos devem ser enviados primeiro à DIAN para sua revisão e aprovação. Apenas depois de validados esses documentos podem ser entregues pelo emissor ao destinatário final.

Este sistema garante a legalidade das operações e está desenhado para facilitar o cumprimento tributário, melhorar o controle fiscal e reduzir o uso de papel. Os documentos contemplados dentro do SFE são:

• Fatura eletrônica de venda
• Relatório de validação para faturas em papel usadas devido a falhas tecnológicas
• Documento suporte de pagamento de folha de pagamento eletrônico
• Documento suporte para aquisições de não obrigados a faturar
• Registro de faturas eletrônicas de venda como título de valor (RADIAN)
• Documentos equivalentes eletrônicos

Fatura eletrônica de venda: abrangência e contribuintes obrigados

A fatura eletrônica de venda é o documento tributário mais amplamente utilizado dentro do sistema de faturamento eletrônico na Colômbia. Sua emissão é obrigatória para um extenso grupo de contribuintes, conforme os alinhamentos definidos pela DIAN. A seguir são detalhados os contribuintes que devem atender a essa obrigação:

• Pessoas jurídicas que comercializam bens e/ou prestam serviços.
• Pessoas físicas com rendimentos brutos superiores a 3.500 UVT na venda de bens e/ou serviços.
• Contratantes do Estado com rendimentos superiores a 4.000 UVT.
• Pessoas físicas com rendimentos inferiores a 3.500 UVT, mas que:
  • Possuam mais de um estabelecimento comercial.
  • Explorem intangíveis.
  • Sejam usuários aduaneiros.
• Realizem depósitos ou investimentos superiores a 3.500 UVT.
• Contribuintes pertencentes ao Regime Simples de Tributação (RST).

Esse tipo de fatura inclui modalidades como a fatura eletrônica de crédito, de débito e a fatura de exportação, adaptando-se a diferentes cenários comerciais e facilitando sua integração com o sistema tributário digital do país.

Folha de pagamento eletrônica: o que é e como emitir

O documento suporte de pagamento de folha de pagamento eletrônica faz parte do sistema de faturamento eletrônico na Colômbia e é obrigatório para as empresas que declaram renda ou IVA e realizam pagamentos derivados de relações trabalhistas ou legais. Este documento permite comprovar custos, deduções ou impostos dedutíveis perante a DIAN.

O documento deve ser gerado a partir das informações do software de folha de pagamento ou BPO da empresa. Essas informações são transformadas em documentos eletrônicos que são assinados digitalmente e enviados à DIAN para validação. Uma vez validados, são integrados ao sistema interno junto com sua representação gráfica e enviados automaticamente aos empregados. Em caso de erros, devem ser emitidas notas de ajuste seguindo o mesmo procedimento.

Segundo a normativa vigente, esses documentos devem ser emitidos mensalmente e transmitidos dentro dos primeiros 10 dias corridos do mês seguinte ao pagamento correspondente. Não é permitido consolidar a folha de pagamento para transmiti-la ao final do período fiscal.

RADIAN: registro de faturas eletrônicas como título de valor

A DIAN implementou a plataforma RADIAN para registrar faturas eletrônicas de venda como títulos de valor, um requisito chave para que estas possam ser usadas em operações de factoring. Para isso, as faturas devem cumprir certos requisitos técnicos e comerciais, além de serem registradas e validadas no RADIAN.

Este sistema permite que as empresas gerenciem eletronicamente todos os eventos associados às suas faturas, como confirmações de recebimento ou aceitação, os quais devem estar assinados digitalmente. Somente após a conclusão desses passos, uma fatura pode ser considerada um título de valor.

Para operar na plataforma RADIAN, é necessário contar com um software autorizado pela DIAN. A EDICOM, como fornecedor tecnológico certificado, oferece uma solução integrada que automatiza a geração, transmissão e registro de eventos no RADIAN, garantindo o cumprimento normativo e facilitando o acesso ao factoring eletrônico.

Documentos equivalentes eletrônicos: o que são e quando se aplicam?

Os documentos equivalentes eletrônicos são comprovantes que substituem a fatura eletrônica de venda em certos casos específicos, como quando o fornecedor não é obrigado a faturar eletronicamente. Estes documentos também devem ser gerados mediante software e validados pela DIAN, cumprindo com os requisitos técnicos estabelecidos.

Um dos mais conhecidos é o bilhete gerado por sistemas P.O.S., usado comumente em pontos de venda físicos. Além disso, existem outros tipos de documentos equivalentes, como os utilizados em serviços de transporte, shows, jogos de azar, pedágios, serviços públicos, entre outros.

A DIAN definiu um calendário de implementação gradual em 2024 para esses documentos, com datas que variam conforme o tipo de documento e a categoria do contribuinte. Esse cronograma facilitou a adoção do sistema e garantiu uma transição ordenada rumo à digitalização completa dos documentos eletrônicos.

Resolução 000119/2024: Mudanças na fatura eletrônica

A DIAN publicou a Resolução 000119 de 2024, que introduziu modificações relevantes no sistema de faturamento eletrônico na Colômbia, ajustando diversos pontos da Resolução 000165 de 2023. Entre as principais mudanças estão:

• Opção de equivalência: foi permitido aos contribuintes optar por emitir uma fatura de venda eletrônica ou um documento equivalente eletrônico, de acordo com a natureza da operação.
• Prorrogação nas datas de implementação: foi ampliado em três meses o prazo para a emissão eletrônica de certos documentos equivalentes, como os de serviços públicos, transporte de passageiros e extratos.
• Bilhetes aéreos: foi estabelecido um prazo máximo de 48 horas, a partir da reserva no sistema GDS, para emitir o documento equivalente eletrônico correspondente ao bilhete de transporte aéreo de passageiros.

Implementação do RIPS no setor de saúde

O Ministério da Saúde da Colômbia publicou a Resolução nº 1884, que prorrogou os prazos para a implementação do Registro Individual de Prestação de Serviços de Saúde (RIPS) como suporte da fatura eletrônica no setor de saúde. Esta transição foi definida em três fases, de acordo com a complexidade dos prestadores, com datas de início entre outubro de 2024 e abril de 2025.

Se um RIPS não for validado, a entidade deverá completar o faturamento eletrônico sem os campos específicos do setor de saúde e enviar o RIPS conforme a Resolução 3374 de 2000. Além disso, os prestadores poderão remeter RIPS por serviços anteriores até dezembro de 2025.

Os novos prestadores que ingressem no registro oficial (REPS) após setembro de 2024 deverão começar a transmitir esses arquivos a partir de abril de 2025. Esta medida busca facilitar uma transição ordenada e assegurar o cumprimento técnico e normativo no setor de saúde.

EDICOM, fornecedor autorizado pela DIAN para a fatura eletrônica na Colômbia

A EDICOM é um fornecedor tecnológico autorizado pela DIAN para a emissão de faturas eletrônicas na Colômbia. Esta acreditação garante que a empresa cumpre com todos os requisitos técnicos, legais e financeiros estabelecidos no Decreto 2242 de 2015.

Entre as condições cumpridas pela EDICOM estão: manter atualizado o Registro Único Tributário (RUT), estar inscrito no regime comum do IVA, contar com a certificação ISO 27001 em segurança da informação e dispor de patrimônio e ativos conforme os limites exigidos. Além disso, seus sistemas utilizam o formato XML padronizado pela DIAN, empregam numeração autorizada, integram assinatura digital e asseguram a autenticidade e integridade de cada fatura mediante um Código Único de Fatura Eletrônica.

Graças a esta certificação, a EDICOM oferece uma solução integral para a gestão de documentos eletrônicos, adaptada não apenas aos requisitos fiscais colombianos, mas também às normativas de múltiplos países, permitindo que as empresas operem de maneira eficiente e segura em mercados internacionais, garantindo a rastreabilidade e conformidade de suas operações tributárias.