O que é faturamento eletrônico na Colômbia

A fatura eletrônica tem uma longa história na Colômbia. Já em 1995, o governo lhe concedeu a mesma validade da fatura em papel, um dos primeiros países da América Latina a fazê-lo. Após várias iniciativas, 2015 marcou uma data chave em seu desenvolvimento no país, quando a Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales - DIAN (Direção Nacional de Impostos e Alfândegas DIAN) lançou o Sistema de Facturación electrónica – SFE (Sistema de Faturamento Eletrônico SFE). Desde sua criação, o novo sistema de faturamento eletrônico da Colômbia tem feito constantes melhorias e incorporado novos documentos fiscais ao seu esquema declaratório eletrônico. Para conseguir a adoção do faturamento eletrônico, assim como dos novos documentos fiscais, o DIAN vem estabelecendo diferentes cronogramas de massificação obrigatória, de forma escalonada para os contribuintes.

Por essas razões, a fatura eletrônica na Colômbia está em constante evolução e é o principal motor da transformação digital do sistema tributário do país. Analisamos como funciona a fatura eletrônica e as principais novidades do sistema fiscal eletrônico colombiano.

Sistema de Facturación Electrónica – SFE

O Sistema de Faturamento Eletrônico da Colômbia segue um modelo de validação prévia. As faturas eletrônicas, assim como o restante dos documentos fiscais eletrônicos, devem ser declaradas previamente à DIAN para validação. Uma vez validados pela DIAN, eles são enviados pelo emissor ao cliente..

O Sistema de Faturamento Eletrônico inclui:

• Fatura eletrônica de venda.
• Relatório para validação do livro de cheques ou faturas em papel emitidas devido a problemas tecnológicos da empresa faturadora.
• Documento eletrônico de apoio ao pagamento da folha de pagamento.
• Documento de apoio para aquisições com partes não obrigadas.
• Registro de Faturas Eletrônicas de Venda como Título de Valor (RADIAN).
• Documentos equivalentes.

Quem é obrigado a faturar de forma eletrônica

Como mencionado acima, a fim de facilitar a adoção dos diferentes documentos fiscais eletrônicos a serem apresentados, a DIAN geralmente estabelece diferentes cronogramas de adesão escalonados. Portanto, dependendo do tipo de fatura ou documento fiscal, o contribuinte terá diferentes prazos de obrigação.

Faturas eletrônicas de vendas

De todos os documentos fiscais que compõem o sistema de faturamento eletrônico, o faturamento eletrônico de vendas é o mais difundido e está na fase final de sua utilização generalizada. Atualmente, o faturamento eletrônico de vendas é obrigatório para os seguintes contribuintes:

• Pessoas jurídicas que vendem bens e/ou serviços.
• Pessoas físicas que vendem bens e/ou serviços com renda bruta superior a 3.500 UVT.
• Pessoas físicas que são empreiteiras do Estado com renda bruta superior a 4.000 UVT. Ou pessoas físicas que não sejam varejistas, artesãos, agricultores e criadores de gado com renda inferior a 3.500 UVT, mas:
  • Com mais de um estabelecimento comercial.
  • Exploração de intangíveis.
  • Usuários da alfândega.
• Remessas e investimentos superiores a 3.500 UVT.
• Contribuintes que optaram pelo Regime de Tributação Simples - RST.

A fatura de venda eletrônica inclui faturas eletrônicas de crédito, faturas de débito e faturas de exportação.

Documento eletrônico de apoio ao pagamento da folha de pagamento

Os documentos de suporte ao pagamento eletrônico de folha de pagamento foram introduzidos recentemente no Sistema de Faturamento Eletrônico. O uso de folhas de pagamento eletrônicas é obrigatório para indivíduos que requerem este documento para suportar custos, deduções ou impostos dedutíveis em suas declarações de imposto de renda. O cronograma de implementação começa em 1º de setembro próximo.

A folha de pagamento eletrônica também inclui as notas de ajuste dos documentos eletrônicos de suporte ao pagamento da folha de pagamento.

Mais informações sobre a Folha de Pagamento Eletrônica na Colômbia

Documento de Apoio às compras com não obrigados

O Documento de Apoio é o documento que um comprador deve gerar ao adquirir um bem ou serviço de um fornecedor que não é obrigado a emitir faturas eletrônicas. O objetivo deste documento é credenciar a transação e fornecer suporte para custos, deduções ou impostos dedutíveis para declarações de impostos. 

A partir de 2 de maio de 2022, os emissores de faturas eletrônicas que adquirem mercadorias ou serviços de um fornecedor que não é obrigado a emitir uma fatura de venda ou documento equivalente devem gerar e transmitir o documento de suporte eletrônico para validação pelo DIAN, cumprindo os requisitos do  "Documento de Suporte Técnico Anexo 1.1".

Registro de Faturas Eletrônicas de Venda como Título de Valor (RADIAN)

A DIAN criou uma plataforma para o registro de faturas de vendas eletrônicas como uma segurança.

Para que uma fatura de venda se torne uma segurança, ela deve atender a uma série de exigências técnicas e comerciais, bem como ser registrada na plataforma RADIAN e validada pelo DIAN.

O objetivo é impulsionar o uso da alíquota, dando maior credibilidade ao sistema graças à rastreabilidade oferecida pela plataforma, que registra todos os eventos associados a cada fatura de valor do título.

O registro das faturas eletrônicas de venda como garantia será obrigatório a partir de agosto de 2021.

Documentos equivalentes

As OP, tickets gerados no ponto de venda para o pagamento de um bem ou serviço, devem ser emitidos eletronicamente, mas nenhuma data foi confirmada até o momento em que isso se tornará obrigatório.  Os documentos equivalentes serão os seguintes:

• O ticket para caixas registradoras com sistemas P.O.S.
• O ingresso de cinema.
• Bilhete de transporte de passageiros.
• Declarações emitidas por empresas fiduciárias, fundos de investimento, fundos de investimento coletivo, fundos de investimento estrangeiros, fundos de investimento mútuo, fundos de valores mobiliários, fundos de pensão e de desligamento.
• Passagens ou bilhetes para o transporte aéreo de passageiros.
• O documento em jogos localizados.
• O bilhete, fração ou forma em jogos de azar que não sejam jogos localizados.
• O documento emitido para a cobrança de pedágios.
• O documento operacional da bolsa de valores.
• O documento de operações da bolsa de valores agrícola e outras commodities.
• Documento emitido para serviços públicos domiciliares.
• O ingresso de espetáculos públicos.
• Documento eletrônico equivalente.

Requisitos para emissão de faturas eletrônicas

• Estar autorizado pela DIAN como um emissor de faturas eletrônicas.
• Ter um certificado digital emitido por uma entidade de certificação credenciada pelo Órgão Nacional de Credenciamento da Colômbia (ONAC).
• Ter software de faturamento eletrônico fornecido por um Provedor de Serviços de Tecnologia (TSP) autorizado pela DIAN.

Evolução do faturamento eletrônico na Colômbia

• 1995: o artigo 37 da Lei 223, equiparou a fatura eletrônica à fatura em papel, dando-lhe o mesmo valor.
• 2007: Primeira regulamentação sobre faturamento eletrônico. A emissão, entrega, aceitação e conservação por meios digitais são definidas, assim como as especificações técnicas do sistema através do Decreto 1929 e da Resolução 14465.
• 2015: Aprovação do Decreto 2242 que regulamenta um novo sistema de faturamento eletrônico, que retifica os erros detectados no modelo de faturamento anterior.
• 2016:  início do projeto-piloto no qual um total de 58 empresas colombianas participaram, e no qual EDICOM colaborou ativamente para detectar e corrigir possíveis erros no modelo de faturamento.
• 2019: início do calendário de massificação do contribuinte, seguindo o calendário estabelecido pela DIAN.
• 2020: alteração das regras sobre emissão eletrônica em relação à faturação eletrônica.
• 2021: é lançada a adoção da folha de pagamento eletrônica e da plataforma RADIAN para o registro de faturas eletrônicas para vendas com título de valor.

Os objetivos do governo colombiano com faturamento eletrônico

• Controle fiscal O governo colombiano tentará reduzir pela metade a evasão fiscal, utilizando o sistema eletrônico. A fatura eletrônica é uma ferramenta essencial para evitar a evasão fiscal e otimizar o processo de cobrança de impostos. A DIAN estima que o governo colombiano perde 15 bilhões de dólares por ano em receita de IVA, ou 22%, um valor que subiria para 40% de acordo com as estimativas do Fundo Monetário Internacional.
  Massificação da fatura eletrônica A Colômbia está seguindo os passos de outros países latino-americanos, como México, Brasil e Chile, líderes no desenvolvimento do governo eletrônico. O faturamento eletrônico é um elemento chave para o governo eletrônico e a falta de papel. Neste sentido, os benefícios para o país de incorporar a faturação eletrônica são os seguintes:
• Economia de custos resultantes da eliminação do papel, do processamento manual e da redução de erros devido à automação dos processos.
• Benefícios ambientais por meio da redução das emissões de CO2, redução do consumo de papel e redução dos custos de energia de transporte.
• Agilidade nos trâmites  por meio da automatização das operações.
• Aumento da segurança de procedimentos pela implementação de mecanismos de autenticidade, tais como assinaturas eletrônicas.
  Fomento da transparência contábil e fiscal.
• Incentivo dos investimentos estrangeiros e da concorrência do país graças ao controle fiscal.

Benefícios da faturação eletrônica para as empresas contribuintes

A implementação do faturamento eletrônico como modelo de faturamento acarreta inúmeras vantagens para as empresas, o que, em última instância, implica em economia de custos. Portanto, o investimento em tecnologia necessário para incorporar este sistema é altamente lucrativo.

• Economia de custos diretos com a eliminação do papel, a impressão, o envio e o armazenamento das faturas.
• Aumento da produtividade do departamento administrativo que, graças à automação deste processo, tem mais tempo para outras tarefas.
• Automação e integração dos processos de recepção de faturas. A origem eletrônica do documento permite a integração automática no sistema e, portanto, seu lançamento, deixando as faturas prontas para pagamento praticamente sem intervenção humana.
• Aumento da eficiência e eliminação de erros humanos, como resultado da automação e do processamento totalmente integrado. As faturas eletrônicas podem ser geradas automaticamente e transmitidas do fornecedor para o destinatário. Assim, a maioria dos benefícios econômicos não se deve à economia de material impresso e custos de postagem, mas sim à automação completa e integração do processo entre os parceiros comerciais, desde o pedido até o pagamento.
• Prazos mais curtos de entrega e coleta de faturas. A eficiência dos processos de emissão e recebimento, o imediatismo dos mesmos e a eliminação prática de erros na geração e lançamento de faturas contribuem para reduzir os tempos de cobrança das faturas..
• Maior segurança. As faturas são enviadas utilizando redes privadas ou protocolos específicos, tais como AS2, FTPS, WebServices, VAN (Value Added Network), etc. Além disso, os sistemas de assinatura digital garantem a integridade, a origem e a autenticidade dessas faturas.
• Armazenagem ágil, segura e legal. Os documentos originais assinados são armazenados pelo menos durante o tempo exigido pela legislação vigente. Isto reduz os custos de armazenagem e também facilita a consulta de faturas antigas.
• Eliminação do risco de perda de documentos físicas graças ao armazenamento seguro e à recuperação digital das faturas.

EDICOM, fornecedor de tecnologia autorizado pelo DIAN para faturas eletrônicas

A EDICOM é um fornecedor autorizado de faturas eletrônicas na Colômbia. Para obter esta autorização da DIAN, a EDICOM passou todos os critérios estabelecidos no artigo 12 do Decreto 2242 de 2015:

• Ter um Registro Fiscal Único (RUC) válido e atualizado.
• Ser responsável pelo imposto sobre vendas e pertencer ao regime comum.
• Possuir acreditação ISO 27001 em sistemas de gerenciamento de segurança da informação.
• Certificação da situação financeira da empresa, assinada por um contador público ou auditor fiscal, mostrando ativos líquidos acima de 20.000 UVT (Tax Value Unit) e ativos fixos acima de 10.000 UVT.
• A EDICOM garante o cumprimento dos requisitos estabelecidos pelo DIAN para a emissão de uma fatura eletrônica, estabelecidos no artigo 3 do Decreto 2242 de 2015:
• Usar o formato padrão de geração de XML eletrônico estabelecido pelo DIAN.
• Levar numeração consecutiva autorizada pelo DIAN.
• Cumprir as exigências aplicáveis do artigo 617, e as exigências específicas do 512-9 e 512-11 ET.
• Incluir uma assinatura digital ou eletrônica que garanta autenticidade e integridade, de acordo com a política de assinaturas definida pelo DIAN.
• Incluir o Código Único de Fatura Eletrônica.

Além disso, EDICOM como Entidade de Certificação Digital credenciada pela ONAC, emite certificados digitais que permitem a assinatura digital exigida para faturas eletrônicas e outros documentos fiscais, tais como folhas de pagamento eletrônicas.

O fato de a EDICOM Colômbia ser um fornecedor autorizado de faturas eletrônicas pela DIAN e uma Entidade de Certificação Digital credenciada pela ONAC na Colômbia, permite oferecer a mais completa solução tecnológica para o intercâmbio de documentos eletrônicos na Colômbia. Além disso, a plataforma de faturamento global da EDICOM é capaz não só de atender aos requisitos exigidos pelo DIAN na Colômbia, mas também pela maioria das autoridades fiscais em toda a América Latina, Europa e Ásia.

EDICOM desenvolveu soluções de faturamento eletrônico para o envio e recebimento de faturas eletrônicas, adaptadas às especificações dos países de origem e destino em que seus clientes operam. A plataforma é integrada ao ERP ou sistema de gestão interna da empresa, que automatiza a faturação eletrônica, cumprindo todas as exigências legais em qualquer país do mundo.