Tudo sobre o Comprovante de Holerite Eletrônico na Colômbia

A Dirección de Impuestos y Aduanas Nacional – DIAN da Colômbia, iniciou o seu plano para a implementação dos Comprovantes de Holerite Eletrônicos integrado no seu sistema de faturação. Para tal, publicou a Resolução 000013, onde se regula a funcionalidade deste tipo de documentos e o seu anexo técnico.

Conforme disposto na resolução, as empresas devem adaptar os seus sistemas de faturação para começar a emitir os comprovantes de Holerite de forma eletrônica a partir de 1 de setembro, data em que inicia o primeiro dos calendários de adesão progressiva estabelecidos pela DIAN, segundo o número de funcionários das empresas.

Novo sistema de comprovante de Holerite Eletrônico

O processo de emissão de comprovantes de Holerite Eletrônicos estabelecido pela DIAN contempla, por um lado, a emissão de comprovantes de Holerite eletrônicos, denominados Documentos suporte de pagamento de comprovante de Holerite Eletrônico e, por outro lado, notas de ajuste do documento suporte de pagamento de comprovante de Holerite Eletrônico, que são documentos eletrônicos que devem ser emitidos para retificar ou modificar os comprovantes de Holerite Eletrônicos em caso de erro.

Ambos os documentos devem ser assinados eletronicamente pelas empresas e enviados para a DIAN para validação.

O que é o Documento suporte de pagamento de comprovante de Holerite Eletrônico?

O nome atribuído aos comprovantes de Holerite Eletrônicos reflete na retribuição recebida por uma pessoa no âmbito da sua relação laboral com uma empresa.

O que são as notas de ajuste do documento suporte de pagamento de comprovante de Holerite eletrônico?

Documentos eletrônicos para a retificação ou modificação de comprovantes de Holerite.

Que empresas devem emitir comprovantes de Holerite eletrônicos?

Todas aquelas sujeitas ao pagamento do imposto sobre os rendimentos e o IVA. Aquelas que realizam pagamentos a outras pessoas pela sua relação laboral ou legal.

Calendário de implementação

A DIAN previu três cronogramas de adoção:

• Cronograma de implementação de acordo com o número de funcionários: A DIAN, por meio da resolução 063, prorrogou a incorporação desse primeiro grupo de empresas, estendendo o prazo de emissão de setembro para 29 de outubro de 2021.
• Calendário de implementação permanente: Terão dois meses de prazo para gerar os suportes, contados a partir da realização dos pagamentos.
• Calendário de implementação para sujeitos não obrigados a expedir fatura eletrônica de venda: Com data de habilitação 31/03/2022 e data de implementação 31/05/2022.

Além disso, a resolução contempla que qualquer empresa pode antecipar-se ao cronograma estabelecido e começar a emitir os comprovantes de Holerite de forma eletrônica.

Fluxo de emissão de comprovantes de Holerites Eletrônicos

A partir da informação obtida no BPO ou no software de comprovantes de Holerite, a solução de Global Compliance da EDICOM gera os comprovantes de Holerites eletrônicos e transmite-os à Unidad Administrativa Especial - Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, seguindo os requisitos legais e técnicos especificados. A DIAN gera, assina, armazena e envia uma mensagem de validação com o valor «Documento validado pela DIAN». Com a validação obtida, a plataforma da EDICOM integra a mensagem da DIAN no BPO da empresa juntamente com a representação gráfica dos comprovantes de Holerite para que sejam enviados de forma automática para os funcionários. Além disso, a solução preserva os comprovantes de Holerite eletrônicos durante o período de tempo legalmente estabelecido, assegurando a sua integridade e confidencialidade.

Este fluxo de emissão é equivalente no caso das notas de ajuste.

Requisitos para emitir comprovantes de Holerites eletrônicos na Colômbia

• Habilitação por parte da DIAN para poder gerar e transmitir os comprovantes de Holerites Eletrônicos e as notas de ajuste do documento suporte de comprovantes de Holerite eletrônicos.
• Contar com assinatura digital.

Características do Documento suporte de pagamento de comprovante de Holerite eletrônico e Notas de ajuste

Tanto os suportes de comprovantes de Holerites eletrônicos (Nóminas Electrónicas) como as notas de ajuste (NA) devem incluir o CUNE (Código Único de Nómina Electrónica) e emitir num pacote eletrônico, que deve incluir por cada NE e NA, os Application Response da DIAN.

Os Application Response são documentos eletrônicos de caráter geral através dos quais se enviam as validações realizadas pela DIAN no documento suporte.

Informação que deve conter no Documento suporte de pagamento de comprovante de Holerite eletrônico

• Dados pessoais do funcionário e da empresa
• O código único de documento suporte de pagamento de comprovante de Holerite eletrônico - CUNE.
• Um número que corresponda a um sistema interno de numeração consecutiva.
• Conteúdo e valores que correspondam ao valor do comprovante de Holerite
• Conteúdo e valores que correspondam aos valores deduzidos do comprovante de Holerite
• O valor total de diferença, que corresponde à diferença do valor total devido do comprovante de Holerite menos o valor total deduzido do comprovante de Holerite.
• O meio de pagamento,
• Data e hora de geração.
• Assinatura digital da empresa.
• Identificação do fornecedor tecnológico.

Informação que deve conter a Nota de ajuste do documento suporte de pagamento de comprovante de Holerite eletrônico

• Estar denominada expressamente como nota de ajuste do documento suporte de pagamento do comprovante de Holerite eletrônico.
• Um número que corresponda a um sistema interno de numeração consecutiva.
• A data de geração do CUNE do comprovante de Holerite eletrônico a que corresponde.
• O código único de documento suporte de pagamento Eletrônico - CUNE.
• O tipo de documento de ajuste correspondente.
• A data e hora de geração.
• A data e hora de validação do documento suporte de pagamento de comprovante de Holerite que se anula.
• Dados da empresa e do funcionário.
• Assinatura digital da empresa.

Periodicidade

Mensal.

Formato

XML.

Representação gráfica

Tanto a representação gráfica do comprovante de Holerite eletrônico como das notas de ajuste devem incluir um código QR.

Seguindo os passos de outros países como o México, a Colômbia dá mais um passo no seu processo de digitalização da economia. No entanto, ao contrário do México, a DIAN não exige a assinatura eletrônica por parte dos funcionários, tornando o processo mais simples. A estandardização dos comprovantes de Holerite ajuda a obter um acesso à informação mais eficiente e imediato.

Além disso, à incorporação do comprovante de Holerite eletrônico no sistema de faturação também se junta a regulamentação legislativa e técnica da fatura eletrônica como título (RADIAN). A Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN, através do Comunicado de Imprensa N.º 023 destacou que “com estas três medidas administrativas, a DIAN prossegue com o fortalecimento do sistema de fatura eletrônica, disponibilizando novos serviços na plataforma, para que os contribuintes e responsáveis possam continuar a modernizar a sua operação, à semelhança do que a entidade vem fazendo, realizando ações para ser mais moderna, próxima dos utilizadores, com mais e melhores serviços impulsionados pelo mundo eletrônico”.