Vantagens do uso do selo de validação cronológica eletrónico nos seus documentos

A digitalização requer novos mecanismos que atestem a veracidade da informação. A assinatura, o selo, o cotejo ou o registo de entrada dos documentos físicos devem ter a mesma validade e apoio legal quando se opera no plano digital. Há sistemas para preservar a confidencialidade, a integridade e a autenticidade. A validação cronológica eletrónica, oferecida por um prestador de serviços de confiança é um deles. 

O selo de validação cronológica (Timestamping) constata a existência de determinados dados e que estes não foram alterados durante um período. Este sistema enquadra-se nos serviços de confiança para as transações eletrónicas e que, na Europa, são regulamentados pelo regulamento eIDAS, Regulamento N.º 910/2014. Esta normativa é o quadro jurídico para que as transações eletrónicas entre os cidadãos, as empresas e o Setor Público sejam mais seguras. 

Além da validação cronológica, o eIDAS regula outros mecanismos de identificação como a assinatura digital ou o selo eletrónico com o fim de procurar uma interação segura no ambiente digital. 

O eIDAS também regulamenta a figura do prestador qualificado de serviços de confiança: uma pessoa singular ou coletiva que presta serviços de confiança. Deve ter a capacidade técnica e as certificações exigidas para aplicar os mecanismos de confiança às transações eletrónicas. 

No selo de validação cronológica eletrónico, o prestador de serviços qualificado de confiança atua como um terceiro que testemunha a existência de determinados dados eletrónicos numa data e hora específicas. 

Vantagens de aplicar o selo de validação cronológica eletrónico 

• Proporciona garantias jurídicas. Um selo de validação cronológica eletrónico proporciona aos documentos uma prova legal de que permaneceram inalterados desde o momento em que se aplicou este mecanismo de segurança.
• Integridade. Também garante a integridade total de um documento arquivado, assegurando que o seu conteúdo não foi modificado ou alterado desde o momento da aplicação do selo de validação cronológica.
• Melhora a competitividade da empresa ou organização que os utilizam porque oferecem segurança perante os seus clientes e prestadores. 

Como se aplica o selo temporal eletrónico?

A EDICOM oferece serviços de Validação cronológica eletrónica enquanto Autoridade de Certificação e Prestador de Serviços de Confiança eIDAS.

O Regulamento eIDAS estabelece que um selo de validação cronológica eletrónico qualificado deve cumprir os seguintes requisitos:

• Associar a data e a hora aos dados de forma a eliminar razoavelmente a possibilidade de modificar os dados sem ser detetado. 
• Basear-se numa fonte de informação temporal associada ao Tempo Universal Coordenado. 
• Ter sido assinada através do uso de uma assinatura digital avançada ou carimbada com um selo eletrónico avançado do prestador qualificado de serviços de confiança ou por qualquer método equivalente. 

O procedimento para solicitar a aplicação do Timestamping é: apresentar o resumo, a cópia ou o hash do documento. Uma vez recebido, a EDICOM aplica o serviço de Validação cronológica eletrónica enquanto Autoridade de Certificação. Adiciona-se a assinatura da EDICOM na qualidade de Autoridade de Certificação, assim como o seu certificado, e envia-se para o cliente.

O selo de validação cronológica eletrónico tem muitas aplicações 

Há muitas atividades e relações, quer no âmbito privado como público, que precisam deste mecanismo de certificação ou a sua aplicação é garantia perante situações de controvérsia. 

Enquanto a assinatura digital é um mecanismo de certificação que confere autenticidade, integridade e não repúdio, sem um selo de validação cronológica eletrónico, o fator da hora e/ou data em que o documento é assinado não fica legalmente acreditado, nem se pode assegurar que o documento não foi alterado desde que foi apresentado à Autoridade de Validação Cronológica.

Em qualquer processo em que seja essencial certificar que determinados dados digitais ou que um documento existia num determinado momento na forma em que foi apresentado, o selo de validação cronológica eletrónico cumpre a sua função.

Um dos usos mais habituais do selo de validação cronológica é no processo de armazenamento das faturas eletrónicas. A maioria dos países exige o armazenamento das faturas eletrónicas durante um período mínimo, assegurando a sua integridade e autenticidade, através da aplicação de selos de validação cronológica eletrónicos.

Por exemplo, no caso da assinatura de um contrato, também é importante certificar a partir de que momento se geram as obrigações e os direitos contratuais.

Para a proteção da propriedade intelectual, aplicar o selo de validação cronológica numa obra literária é uma garantia no caso de plágio. 

No âmbito das seguradoras, quer na contratação de seguros como para apoiar as provas periciais no caso de sinistros. Por exemplo, validar o momento em que foram tiradas as fotografias pode ser fulcral.