Transformação digital,  Serviços de Confiança

Workflows de aprovação de documentos com EDICOMSignADoc

aprovação documentos

O EDICOMSignADoc  permite configurar diferentes fluxos de aprovação para seus documentos eletrônicos, de acordo com as necessidades da sua empresa.

O EDICOMSignADoc é uma solução versátil que permite a criação de processos de aprovação, independentemente do tamanho do processo e dos requisitos que sua empresa possua, combinando diferentes sistemas de aprovação com regras e particularidades adaptadas a natureza de cada workflow.

Através da solução, você pode definir os passos pelos quais um documento deve passar para que seja aprovado, de acordo com suas características e criticidade. Além disso, é possível monitorar o status do documento a qualquer momento, por conta do registro permanente de evidências, do ciclo de vida do documento que é realizado até sua aprovação final.

Gestione desde um fluxo simples com apenas um passo até complexos workflows com vários níveis de aprovação, que exigem a participação de vários usuários, com sistemas de autenticação robustos e gestão avançada de evidências, com assinatura eletrônica de certificados reconhecidos e dispositivos seguros para a geração de uma assinatura eletrônica.

 

Personalização de workflows de aprovação do EDICOMSignADoc

Configuração de workflow por tipo de documento

Você pode definir um padrão de configuração para cada tipo de documento. No momento em que um novo documento é publicado no EDICOMSignADoc, ele identificará o tipo de arquivo e aplicará o fluxo de aprovação predeterminado.

Número de aprovações requeridas

Determine o número de aprovações que um documento deverá ser submetido para que seja validado. O sistema de edição do fluxo de aprovação permite desenhar desde workflows com uma única aprovação e um único usuário, até a configuração de várias fases sequenciais e diferentes aprovadores intermediários, com o uso de assinaturas simples por meio  de um único usuário por passo, assim como assinaturas individuais ou conjuntas, envolvendo vários aprovadores no mesmo passo.

Aprovação de documentos com assinatura do usuário

O EDICOMSignADoc permite um modelo de geração de evidências que inclui a assinatura do usuário com certificados emitidos em seu nome:

  • Assinatura da plataforma: EDICOM como Trusted Service Provider registrará todas as ações realizadas em cada passo dado pelos documentos na plataforma. Essas evidências podem ser baixadas por meio de um relatório assinado por um prestador de serviço, como a EDICOM.
  • Assinatura do usuário com certificado não reconhecido: envolve a assinatura do documento com um certificado emitido em nome do aprovador.
  • Assinatura/selo com certificado reconhecido: a assinatura feita pelo aprovador foi gerada a partir de um certificado reconhecido. Requer certificado reconhecido.
  • Assinatura/selo com dispositivo seguro: além do uso de um certificado reconhecido, implica no uso de um dispositivo de criação de assinatura segura, como os dispositivos.

A EDICOM como Trusted Service Provider, garante a segurança da plataforma através do credenciamento dos mais altos padrões de segurança, como o regulamento europeu eIDAS ou ISO27001. Além disso, a EDICOM é certificada como PSC pela Secretaria de Economía de México e como Entidad de Certificación pela ONAC da Colômbia.

Autenticação de usuários externos e internos

Selecione quais usuários devem validar os documentos. Você pode atribuir diferentes aprovadores de acordo com os passos do fluxo de aprovação, sendo os aprovadores usuários da sua organização ou externos e, da maneira como eles acessarão a plataforma.

Especifique diferentes níveis de autenticação para os usuários, como o método de dois fatores de segurança, usando dispositivos móveis OTP / SMS.

Parametrização de condições e regras do registro de metadados

Crie regras e condições para a conclusão de um passo, de acordo com as informações contidas nos metadados. Por exemplo, contratos maiores que um valor específico, devem ser assinados por um aprovador interno antes de ser enviado ao cliente, enquanto aqueles com um valor menor, não precisam passar por esse passo, podendo ser encaminhados diretamente ao aprovador final.

Definição de prazos de aprovação - Expiração do Workflow

A plataforma oferece a possibilidade de limitar o tempo de aprovação dos documentos e enviar notificações aos usuários com lembretes antes do prazo estipulado de expiração.

Todas as opções de personalização podem ser configuradas por você mesmo, diretamente no EDICOMSignADoc, de maneira simples e muito intuitiva. A plataforma também oferece a possibilidade de integrar todos os fluxos de aprovação ao sistema de gestão da sua empresa, para que os processos de aprovação de seus documentos sejam automatizados diretamente do ERP. Os documentos serão enviados através do EDICOMSignADoc, que acionará os passos de aprovação definidos para cada tipo de documento.

Um acompanhamento por meio do nosso departamento de consultoria e suporte, será realizado durante todo o processo de configuração da plataforma, ajudando você a otimizar seus processos de aprovação.

 

Saiba mais sobre os possíveis benefícios para a sua empresa.

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