A fatura eletrônica B2B e B2C no Vietnã

No Vietnã, a fatura eletrônica é obrigatória para todas as empresas desde julho de 2022, sendo um dos países pioneiros na região asiática. 

O Vietnã iniciou o seu projeto de faturamento eletrônico em 2018 com a aprovação do decreto 119. Segundo o novo decreto, o prazo de cumprimento para as empresas foi ampliado para dois anos. O decreto representa um passo decisivo para o Vietnã, que servirá para avançar na digitalização e converter o faturamento eletrônico em uma prática comum no setor público e privado (B2B2G). O objetivo do decreto é aumentar a competitividade das empresas e combater a fraude fiscal.

Obrigatoriedade da fatura eletrônica no Vietnã

Desde julho de 2022, é obrigatório emitir faturas eletrônicas para organizações, empresas e particulares fornecedores de bens ou serviços. 

A partir dessa data, estarão obrigadas a emitir faturas eletrônicas organizações, empresas e particulares fornecedores de bens ou serviços. Deixarão de ser válidas as faturas impressas automaticamente, as faturas pré-impressas ou as faturas compradas das autoridades fiscais.

Para emitir faturas eletrônicas é necessário um registro prévio que se efetua por meio do website do Departamento Geral de Impostos (GDT) e a aprovação por parte da autoridade fiscal. 

O regulamento especifica dois tipos de faturas: com código de identificação de uma autoridade fiscal e sem código de identificação. 

O código de identificação é emitido pela autoridade fiscal com base nas informações que as empresas detalharem na fatura eletrônica. Este código deve ser incluído na fatura eletrônica antes desta ser enviada para o comprador.

Não obstante, os clientes que trabalham com a EDICOM não requerem a geração de códigos de identificação nas suas faturas, sendo uma solução que opera por meio de um canal certificado pelas autoridades vietnamitas, simplificando o processo de geração e integração de faturas eletrônicas. 

Características da fatura eletrônica no Vietnã

Para efeitos técnicos, a Circular N.º 68/2019 / TT-BTC, emitida pelo Ministério das Finanças, desenvolve a implementação da fatura eletrônica com base no Decreto 119.

As faturas eletrônicas no Vietnã utilizam o formato XML, entre as características técnicas devem incluir a assinatura digital e requerem um armazenamento e conservação de forma segura durante um período de 10 anos.

Os contribuintes devem transmitir os dados das faturas eletrónicas emitidas às autoridades fiscais diretamente ou através de um prestador de serviços autorizado. 

Fatura eletrônica B2C para Pontos de Venda no Vietnã 

Quanto à fatura eletrônica gerada no ponto de venda, ou POS, não é obrigatória, mas é permitida para determinados tipos de empresas. As empresas e empresários particulares que fornecem bens ou serviços diretamente aos consumidores estão autorizados a utilizar faturas eletrônicas emitidas a partir das caixas registradoras dos pontos de venda (cláusula 2, artigo 8 da Circular 78/2021/TT-BTC). Isso engloba atividades como a de centros comerciais, supermercados, venda a varejo de bens de consumo, alimentos e bebidas, restaurantes, hotéis, venda a varejo de medicamentos modernos, serviços de entretenimento e relaxamento, e outros serviços.
As faturas eletrônicas geradas a partir de caixas registradoras para as autoridades fiscais devem cumprir determinadas condições:

• A fatura eletrônica deve ser claramente reconhecível como gerada por uma caixa registradora POS.
• As assinaturas digitais são opcionais, não obrigatórias.
• A despesa que figura na fatura eletrônica pode ser determinada como gasto (no contexto das obrigações fiscais) se for apoiada por documentação justificativa suficiente.

A implementação da fatura eletrônica a partir das caixas registradoras efetuou-se em duas fases:

1. Até finais de 03/2023: impacto na restauração, hotelaria, centros comerciais, supermercados e varejistas (B2C).
2. A partir de 01/04/2023: empresas e entidades comerciais restantes.

A EDICOM pode ajudar a gerir de forma integrada e automática a geração e emissão de faturas B2C, tanto para a GDT como enviando-a para o cliente final para o respectivo download. Se você quer saber mais sobre como funciona este processo, contate-nos.

Que requisitos um fornecedor de fatura deve cumprir eletrônica no Vietnã?

Caso conte com um prestador de serviços de fatura eletrônica, este deve cumprir os requisitos estipulados pela autoridade fiscal (econômicos, legais e técnicos). A organização deve cumprir os requisitos relativos aos padrões de conexão de dados emitidos pelo Ministério das Finanças.

No que diz respeito aos requisitos técnicos, deve assegurar:

• Conectividade segura. O fornecedor deve assegurar a conectividade com o GDT 24 horas por dia e 7 dias por semana.
• Acesso multidispositivo. Proporcionar serviços por meio de vários tipos de dispositivos, como computadoras, tablets e smartphones do usuário. 
• Conexões seguras. Manter a confidencialidade e integridade dos dados intercambiados entre as partes participantes.
• Segurança. Sistema de recuperação de dados.
• Armazenamento das faturas. Proporcionar um serviço de armazenamento e conservação por meios eletrônicos das faturas que assegure a segurança e a integridade dos documentos. Além disso, as informações armazenadas devem estar acessíveis para sua consulta on-line. 

EDICOM parceiro de referência para operar no Vietnã

Para as empresas e organizações que operam no Vietnã, a EDICOM oferece uma solução tecnológica que se adapta aos requisitos do país, tanto no âmbito B2B como B2C. Funcionamento do processo:

1. A plataforma integra-se no sistema de gestão da empresa ou ERP, e recebe do cliente os dados necessários.
2. A EDICOM converte os dados no formato XML definido pela GDT.
3. Na fatura estruturada aplica-se uma assinatura digital e um código de identificação único.
4. A fatura é enviada para a GDT, para a respetiva validação.
5. Uma vez validada, o documento é recebido e integrado novamente no ERP da empresa.
6. Paralelamente, a EDICOM facilita serviços que permitem enviar de forma automática a fatura validada também para o destinatário.

A EDICOM, prestadora de serviços EDI (Electronic Data Interchange) e de fatura eletrônica, dá resposta a empresas e organizações públicas em mais de 80 países. A sua solução EDICOM Global e-Invoicing Platform está preparada para se adaptar às diversas particularidades técnicas e legislativas de cada país, assegurando o total cumprimento da fatura eletrônica. 

A EDICOM desenvolve as suas soluções no modo ASP (Application Service Provider) e assegura uma disponibilidade de 99,9% do sistema de acesso ao serviço em qualquer parte do mundo, graças à robustez da nossa infraestrutura. 

Que vantagens oferece a fatura eletrônica?

A implementação da fatura eletrônica como modelo de faturamento implica inúmeras vantagens para as empresas e, em última análise, implica uma poupança de custos. 

1. Poupança de custos diretos por meio da eliminação de papel, da impressão, do envio e armazenamento das faturas. 
2. Aumento da produtividade do departamento administrativo que, graças à automatização deste processo, tem mais tempo para realizar outras tarefas.
3. Automatização e integração nos processos de recepção das faturas. A origem eletrônica do documento permite a integração automática no sistema e, portanto, a sua contabilização, deixando as faturas prontas para pagamento praticamente sem intervenção humana. 
4. Maior eficiência e eliminação de erros humanos como consequência da automatização e de um tratamento plenamente integrado. 
5. Tempos mais curtos de entrega e cobrança de faturas. A eficiência dos processos de emissão e recepção, a prontidão dos mesmos, e a eliminação prática de erros na geração e contabilização de faturas, contribuem para reduzir os prazos de cobrança das faturas. 
6. Maior segurança. O envio de faturas realiza-se por meio de redes privadas ou protocolos específicos, como AS2, FTPS, WebServices, VAN (Value Added Network) etc. Além disso, com os sistemas de assinatura digital, assegura-se a integridade, a origem e a autenticidade destas faturas. 
7. Armazenamento ágil, seguro e legal. Os documentos originais e assinados são conservados, pelo menos, durante o período estabelecido pela legislação em vigor. Isto reduz os custos de armazenamento e também facilita a consulta de faturas antigas. 
8. Eliminação do risco de perda de documentos físicos graças ao armazenamento seguro e à consulta digital das faturas.