Perguntas frequentes EDICOMSignADoc

Nesta seção, você poderá consultar informações sobre questões relacionadas com a solução EDICOMSignADoc, o seu uso, as suas características, a assinatura eletrônica e a segurança da plataforma.

EDICOMSignADoc

O SignADoc é uma solução que serve para criar e executar processos de aprovação e de assinatura de documentos de forma eletrônica. É muito útil quando é necessário receber — de alguém da sua organização ou de alguém externo — uma conformidade e/ou uma assinatura sobre um documento em concreto.

As aplicações mais comuns para o EDICOMSignADoc são a aprovação e a assinatura de propostas comerciais, a aprovação interna de faturas ou a assinatura de contratos e folhas de vencimento, entre outros.

Não obstante, na solução é possível implementar qualquer processo em que seja preciso receber uma aprovação e/ou assinatura de outra pessoa, pertencente ou não à mesma organização que emite o documento.

Primeiro, é necessário realizar o projeto do fluxo de aprovação em questão, determinando os passos, as pessoas e as condições que o fluxo exigir.

Quando o emissor dos documentos tiver concluído este passo, o fluxo entra em funcionamento, enviando um e-mail ao destinatário ou destinatários escolhidos com um link por meio do qual podem acessar à área de aprovação e assinatura. Usando eesse link pode-se consultar, aprovar, assinar e transferir o documento.

Durante todo este processo, os emissores do documento têm a possibilidade de consultar o status do documento, de verificar se foi consultado ou não e de saber se o destinatário deu a sua conformidade ou não, se não foi realizada qualquer ação etc.

E, em cada um dos eventos por que passa o documento, geram-se evidências que formam o denominado "Relatório de Evidências", assinado eletronicamente pela EDICOM como Prestador de Serviços de Confiança, que tem valor comprobatório perante qualquer tipo de requerimento ou disputa.

Sim, a solução adapta-se perfeitamente às características e à complexidade do fluxo de aprovação em cada caso. Desde fluxos de aprovação mais complexos, com mais passos, mais pessoas envolvidas, sistemas de autenticação de maior segurança e mais condicionantes, até um processo tão simples como o envio de um documento para um destinatário para receber uma única aprovação.

Dentro das diferentes opções oferecidas pelos workflows é possível configurar: quem são os emissores autorizados dos documentos, que metadados é necessário indicar, em quanto tempo vence o prazo para aprovar ou rejeitar os documentos, quantos passos compõem o fluxo de aprovação, que condições são estabelecidas nos passos, quem serão os receptores dos documentos do fluxo, quantas aprovações mínimas são necessárias em cada passo, se se pretende algum tipo de método de autenticação como o Two Factor Authentication ou que tipo de evidência será gerada com cada evento sobre o documento.

O EDICOMSignADoc permite o envio de documentos para qualquer destinatário. Tanto para uma pessoa interna na sua organização, como externa (clientes, fornecedores…). Carregue o documento e indique o e-mail do destinatário para que este receba uma notificação e, com um único clique, possa acessar o documento para aprovação e assinatura.

Sim. Além de aprovar ou recusar o documento e assiná-lo eletronicamente, também é possível coletar e integrar dados introduzidos pelos receptores aquando da aprovação. Estes dados são preenchidos por meio de formulários PDF editáveis (formas de pagamento, contas de encargos, ...).

Na solução, existem os seguintes tipos de usuário:

  • Emissor: Está autorizado a enviar documentos em um ou vários workflows
  • Administrador: Cria e modifica fluxos de aprovação. 
  • Supervisor: Monitora o status dos documentos de um ou vários workflows (chefes de vendas, gestores de compras…).

Além destes tipos de usuário na parte de emissão dos documentos, é importante destacar que, na parte dos destinatários, a solução pode ser utilizada tanto por usuários registrados na plataforma como por usuários não registrados.

Sim. O EDICOMSignADoc é 100% compatível com qualquer sistema de gestão, seja de mercado ou proprietário, localmente ou na nuvem etc. 

O nosso modelo baseia-se em um serviço personalizado que utiliza tecnologia própria e conta com a experiência de uma equipe de mais de 400 engenheiros que, desde 1995, se dedicam à integração de aplicações. 

Informe-nos com que ferramenta você gera os documentos que precisa enviar para assinar, e nós nos encarregamos de realizar todos os desenvolvimentos necessários para integrar os seus sistemas de gestão com o SignADoc.

Alguns exemplos de soluções de mercado que o SignADoc integra são SAP, Sage, Oracle, Sharepoint ou Alfresco, entre outros.

Contudo, não há limitações quando se trata de integrar qualquer tipo de sistema ou base de dados com EDICOMSignADoc, uma vez que a equipe da nossa empresa de mais de 400 engenheiros especializados na integração de dados executará qualquer tarefa necessária para estabelecer uma integração eficaz.

Sim. Não é necessário que uma aplicação seja de mercado para a integração ser possível com o SignADoc. A nossa solução é perfeitamente compatível com sistemas herdados ou de desenvolvimento próprio, instalados na nuvem ou localmente.

Uma das principais vantagens é que faz com os processos tradicionais de assinatura e aprovação de documentos sejam mais rápidos e ágeis. Tal deve-se à realização de tudo de forma telemática, sem necessidade de imprimir nenhum tipo de papel ou de se deslocar a nenhum lugar. 

Outro dos benefícios é que os documentos têm a mesma validade dos que têm assinaturas manuscritas graças às evidências geradas e assinadas eletronicamente pela EDICOM como Prestador de Serviços de Confiança. Estas evidências podem ser apresentadas em qualquer tipo de litígio ou discrepância com terceiros porque têm valor comprobatório.

Além disso, depois de um fluxo de aprovação ser concebido e implementado, os emissores do documento têm a capacidade de controlar por quais estados passa, podendo saber em tempo real se foi consultado ou não, aprovado ou não, ou se não foi realizada qualquer ação.

Sim. A implementação de um projeto de SignADoc inclui no início o Suporte Padrão, que dará acesso ao nosso Centro de Atendimento ao Usuário (C.A.U.), dotado de múltiplas linhas telefônicas dedicadas nos diferentes países onde a EDICOM opera.

O Centro de Atendimento ao Usuário da EDICOM é uma área eficiente, com tempos de resposta ao cliente mínimos e com capacidade para resolver incidências em tempo real, sem necessidade de as derivar internamente para outras áreas.

Neste link, você pode consultar os idiomas e os horários desse suporte, assim como os meios de contato restantes para incidências.

Tantos documentos quantos os emissores desejarem.

Não, com o SignADoc, pode-se enviar a quantidade de documentos desejada, assim como criar a quantidade de fluxos necessários.

Cada projeto de implementação do SignADoc tem características e necessidades diferentes e, portanto, tem um custo conforme com a sua magnitude.

Se você pretende receber um orçamento ajustado ao uso de sua empresa, recomendamos-lhe contatar-nos ou fornecer-nos os seus dados, e entraremos em contato o mais breve possível.

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Validade e conformidade

Sim, graças ao facto de se gerar o Relatório de Evidências com cada um dos eventos que ocorrem sobre cada documento a partir da solução. Ao mesmo tempo, é possível preservar os documentos emitidos com as assinaturas e evidências de aprovação no EDICOMLta (EDICOM Long Term Archiving) certificado pela Comissão Europeia como serviço eIDAS.

Conhecer o EDICOMLta

Cada aprovação realizada sobre um documento gera uma evidência.

Cada evidência gera um rastro sobre o processo de aprovação dos seus documentos que é identificado em determinado momento por meio de um selo temporal eletrônico emitido pelo Prestador de Serviços de Confiança EDICOM. A sequência completa destas evidências integra-se em um relatório que, por sua vez, é assinado pelo terceiro de confiança EDICOM, constituindo este relatório uma ferramenta-chave para registrar os passos pelos quais um documento passou desde a sua emissão até à sua aprovação final. 

As garantias que a EDICOM oferece como Prestador de Serviços de Confiança, os selos temporais eletrônicos emitidos, assim como a assinatura do relatório de evidências, constituem uma garantia que pode ser apresentada como prova do ciclo de vida pelo qual um documento passou. 

O EDICOMSignADoc conserva os documentos com as evidências de aprovação durante 6 meses. Se for preciso prolongar este período além dos 180 dias e acrescentar funcionalidades adicionais às camadas de segurança sobre os documentos armazenados, pode integrar o nosso Serviço de Armazenamento de Longo Prazo com certificação eIDAS, ONAC (Colômbia) e conforme com as normas NOM151 (México) e ISO 14641. 

Sim, como especificado no MP Nº 2.200-2, que concede validade a assinaturas digitais baseadas em certificados digitais e assinaturas eletrônicas baseadas em mecanismos que garantem a integridade e autenticidade de documentos eletrônicos sempre que sejam aceitas por ambas as partes como válidas.

Segurança

Sim, dado que a EDICOM e a sua infraestrutura são constantemente submetidas a controles e auditorias que garantem uma altíssima disponibilidade, qualidade e segurança no serviço.

No Centro de Processamento de Dados (CPD) da EDICOM, que oferece um modelo de alta disponibilidade graças à redundância de qualquer componente ou serviço.

Essa redundância consegue-se graças à existência de diversos Centros de Processamento de Dados em diferentes localizações geográficas que estão perfeitamente sincronizados, replicando em tempo real os seus recursos e registros.

Entre as inúmeras certificações e acreditações que a EDICOM tem a nível global, mencionamos a ISO 27001, relativa à Segurança da Informação; a ISO 20000, relativa à Qualidade dos Serviços de TI; a ISAE 3402, relativa à Idoneidade dos processos de gestão para garantir a segurança da informação; ou a certificação TIER II, relativa à Alta Disponibilidade da infraestrutura.

Você pode consultar a lista de certificações neste link

A nível global, as certificações da EDICOM como Terceiro de Confiança são:

  • Prestador de Serviços de Confiança segundo o Regulamento da União Europeia 
  • Prestador de Serviços de Certificação pela Secretaria de Economia (México)
  • Entidade de Certificação Digital pelo ONAC (Colômbia)

Sim, no Service Level Agreement (SLA) que se assina aquando da contratação de um serviço, tanto pelo cliente como pela EDICOM, especificam-se percentagens mínimas que a EDICOM está comprometida a cumprir nos seguintes aspectos:

  • Disponibilidade da Plataforma de e-Commerce da EDICOM (99,9%).
  • Disponibilidade e Tempos de Resposta do Centro de Atendimento a Clientes (99,5%).
  • Tempo Máximo de Resolução de Incidências (99,5%).

Em caso de não cumprimento dessas porcentagens, o cliente tem direito a reivindicar uma indenização pelos serviços afetados dentro das condições estabelecidas.

Assinatura eletrônica e assinatura digital

Uma assinatura eletrônica é um conjunto de dados associados a uma mensagem que permite verificar a integridade da mensagem e a autenticidade do signatário.

De acordo com a Medida Provisória n.º 2.200-2 do Governo do Brasil a utilização da assinatura eletrônica e digital é regulada. A assinatura eletrônica terá a mesma validade que a manuscrita sempre que seja feita por meio de mecanismos que garantam a integridade e autenticidade dos documentos eletrônicos. A este respeito, portanto, não se poderia dizer que nem é melhor, nem pior.

No Brasil, o termo 'assinatura digital' está associado a assinaturas feitas a partir de certificados digitais. Embora a 'assinatura eletrônica' seja geralmente atribuída àqueles que se baseiam em outros mecanismos que garantem a integridade e autenticidade dos documentos.

Assim, tanto no Brasil como em alguns países da América Latina, é utilizado com significados diferentes.

Com o termo 'digitalizada', costuma-se referir à representação gráfica da rubrica ou traço de uma assinatura. Ou seja, o que se obteria ao realizar uma assinatura manuscrita e digitalizando-a ou utilizando algum dispositivo do tipo caneta e tablet gráfico eletrônico.

Essa representação gráfica de uma assinatura manuscrita não oferece garantia nem representa qualquer tipo de valor comprobatório em caso de disputas ou discrepâncias, pois não utiliza sistemas de segurança fortes. Por um lado, não se usam técnicas criptográficas que possam verificar a integridade do documento ou a autenticidade do signatário. Por outro lado, também não implica um método de autenticação como, por exemplo, o Two Factor Authentication.

Por um lado, aplica-se uma assinatura quando um destinatário recebe e aprova um documento, caso seja essa a configuração do fluxo de aprovação.

Também se aplica uma assinatura ao Relatório de Evidências que recompila todas as ações realizadas em um documento.

O EDICOMSignADoc pode implementar qualquer tipo de assinatura, tanto eletrônica como digital. Desde assinaturas geradas a partir de certificados não reconhecidos, até às assinaturas mais exigentes que requerem o uso de certificados ou selos reconhecidos e o uso de dispositivos seguros de criação de assinatura. 

Indique-nos as características do seu projeto. Nós o ajudaremos a configurar os mecanismos de assinatura e aprovação mais adequados à natureza dos seus documentos. 

A EDICOM é um Prestador de Serviços de Confiança e Autoridade de Certificação na União Europeia, na Colômbia e no México. Nestes locais, está qualificada para a emissão de certificados para assinatura de documentos. Dependendo do seu projeto de aprovação de documentos, podemos integrar na sua solução a emissão de todos os certificados requeridos.

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