Perguntas frequentes EDICOMSignADoc

O SignADoc é uma solução que serve para criar e executar processos de aprovação e de assinatura de documentos de forma eletrônica. É muito útil quando é necessário receber — de alguém da sua organização ou de alguém externo — uma conformidade e/ou uma assinatura sobre um documento em concreto.

As aplicações mais comuns para o EDICOMSignADoc são a aprovação e a assinatura de propostas comerciais, a aprovação interna de faturas ou a assinatura de contratos e folhas de vencimento, entre outros.

Não obstante, na solução é possível implementar qualquer processo em que seja preciso receber uma aprovação e/ou assinatura de outra pessoa, pertencente ou não à mesma organização que emite o documento.

Primeiro, é necessário realizar o projeto do fluxo de aprovação em questão, determinando os passos, as pessoas e as condições que o fluxo exigir.

Quando o emissor dos documentos tiver concluído este passo, o fluxo entra em funcionamento, enviando um e-mail ao destinatário ou destinatários escolhidos com um link por meio do qual podem acessar à área de aprovação e assinatura. Usando eesse link pode-se consultar, aprovar, assinar e transferir o documento.

Durante todo este processo, os emissores do documento têm a possibilidade de consultar o status do documento, de verificar se foi consultado ou não e de saber se o destinatário deu a sua conformidade ou não, se não foi realizada qualquer ação etc.

E, em cada um dos eventos por que passa o documento, geram-se evidências que formam o denominado "Relatório de Evidências", assinado eletronicamente pela EDICOM como Prestador de Serviços de Confiança, que tem valor comprobatório perante qualquer tipo de requerimento ou disputa.

Sim, a solução adapta-se perfeitamente às características e à complexidade do fluxo de aprovação em cada caso. Desde fluxos de aprovação mais complexos, com mais passos, mais pessoas envolvidas, sistemas de autenticação de maior segurança e mais condicionantes, até um processo tão simples como o envio de um documento para um destinatário para receber uma única aprovação.

Dentro das diferentes opções oferecidas pelos workflows é possível configurar: quem são os emissores autorizados dos documentos, que metadados é necessário indicar, em quanto tempo vence o prazo para aprovar ou rejeitar os documentos, quantos passos compõem o fluxo de aprovação, que condições são estabelecidas nos passos, quem serão os receptores dos documentos do fluxo, quantas aprovações mínimas são necessárias em cada passo, se se pretende algum tipo de método de autenticação como o Two Factor Authentication ou que tipo de evidência será gerada com cada evento sobre o documento.

O EDICOMSignADoc permite o envio de documentos para qualquer destinatário. Tanto para uma pessoa interna na sua organização, como externa (clientes, fornecedores…). Carregue o documento e indique o e-mail do destinatário para que este receba uma notificação e, com um único clique, possa acessar o documento para aprovação e assinatura.

Sim. Além de aprovar ou recusar o documento e assiná-lo eletronicamente, também é possível coletar e integrar dados introduzidos pelos receptores aquando da aprovação. Estes dados são preenchidos por meio de formulários PDF editáveis (formas de pagamento, contas de encargos, ...).

Na solução, existem os seguintes tipos de usuário:

• Emissor: Está autorizado a enviar documentos em um ou vários workflows
• Administrador: Cria e modifica fluxos de aprovação. 
• Supervisor: Monitora o status dos documentos de um ou vários workflows (chefes de vendas, gestores de compras…).

Além destes tipos de usuário na parte de emissão dos documentos, é importante destacar que, na parte dos destinatários, a solução pode ser utilizada tanto por usuários registrados na plataforma como por usuários não registrados.

Sim. O EDICOMSignADoc é 100% compatível com qualquer sistema de gestão, seja de mercado ou proprietário, localmente ou na nuvem etc. 

O nosso modelo baseia-se em um serviço personalizado que utiliza tecnologia própria e conta com a experiência de uma equipe de mais de 400 engenheiros que, desde 1995, se dedicam à integração de aplicações. 

Informe-nos com que ferramenta você gera os documentos que precisa enviar para assinar, e nós nos encarregamos de realizar todos os desenvolvimentos necessários para integrar os seus sistemas de gestão com o SignADoc.

Alguns exemplos de soluções de mercado que o SignADoc integra são SAP, Sage, Oracle, Sharepoint ou Alfresco, entre outros.

Contudo, não há limitações quando se trata de integrar qualquer tipo de sistema ou base de dados com EDICOMSignADoc, uma vez que a equipe da nossa empresa de mais de 400 engenheiros especializados na integração de dados executará qualquer tarefa necessária para estabelecer uma integração eficaz.

Sim. Não é necessário que uma aplicação seja de mercado para a integração ser possível com o SignADoc. A nossa solução é perfeitamente compatível com sistemas herdados ou de desenvolvimento próprio, instalados na nuvem ou localmente.

Uma das principais vantagens é que faz com os processos tradicionais de assinatura e aprovação de documentos sejam mais rápidos e ágeis. Tal deve-se à realização de tudo de forma telemática, sem necessidade de imprimir nenhum tipo de papel ou de se deslocar a nenhum lugar. 

Outro dos benefícios é que os documentos têm a mesma validade dos que têm assinaturas manuscritas graças às evidências geradas e assinadas eletronicamente pela EDICOM como Prestador de Serviços de Confiança. Estas evidências podem ser apresentadas em qualquer tipo de litígio ou discrepância com terceiros porque têm valor comprobatório.

Além disso, depois de um fluxo de aprovação ser concebido e implementado, os emissores do documento têm a capacidade de controlar por quais estados passa, podendo saber em tempo real se foi consultado ou não, aprovado ou não, ou se não foi realizada qualquer ação.

Sim. A implementação de um projeto de SignADoc inclui no início o Suporte Padrão, que dará acesso ao nosso Centro de Atendimento ao Usuário (C.A.U.), dotado de múltiplas linhas telefônicas dedicadas nos diferentes países onde a EDICOM opera.

O Centro de Atendimento ao Usuário da EDICOM é uma área eficiente, com tempos de resposta ao cliente mínimos e com capacidade para resolver incidências em tempo real, sem necessidade de as derivar internamente para outras áreas.

Neste link, você pode consultar os idiomas e os horários desse suporte, assim como os meios de contato restantes para incidências.

Tantos documentos quantos os emissores desejarem.

Não, com o SignADoc, pode-se enviar a quantidade de documentos desejada, assim como criar a quantidade de fluxos necessários.

Cada projeto de implementação do SignADoc tem características e necessidades diferentes e, portanto, tem um custo conforme com a sua magnitude.

Se você pretende receber um orçamento ajustado ao uso de sua empresa, recomendamos-lhe contatar-nos ou fornecer-nos os seus dados, e entraremos em contato o mais breve possível.