Aplicações práticas do Armazenamento eletrônico de Longa Duração
Apresentamos alguns casos práticos em que o armazenamento eletrônico pode ajudar na transformação digital de um negócio.
O Armazenamento eletrônico de Longa Duração para a sua estratégia Paperless
A gestão de documentos em papel consome muitos recursos, tanto econômicos como humanos.
Migrar para um modelo baseado na conservação de documentos exclusivamente em formato eletrônico significa um salto que deve ser dado com plenas garantias de legalidade e conformidade com as normas vigentes. Nesse sentido, é conveniente contar com os serviços de um Prestador de Serviços de Confiança que assuma a responsabilidade de preservar todos os seus documentos de forma estável ao longo do tempo.
Armazenamento eletrônico de documentos intercambiados com a Administração Pública
A América Latina é a região mais avançada na implementação de faturamento eletrônico. Esse sistema oferece um instrumento muito valioso para melhorar o controlo fiscal e reduzir as elevadas taxas de evasão fiscal, obrigando os contribuintes a utilizar normas de faturamento eletrônico nas suas relações com as Administrações Públicas.
Ao implementar uma solução eletrônica para o faturamento é possível, de forma rápida, implementar também um sistema de armazenamento eletrônico automático. Desse modo, ambas as tarefas, de emissão e de conservação dos arquivos, ocorrem de forma instantânea e sem erros.
Como funciona?
1. Integração com ERP
A plataforma EDICOM integra-se com o ERP para emitir as faturas no formato requerido pela administração pública correspondente.
2. Conectividade com a administração pública
A solução EDICOM habilita um canal de comunicação direto e bidirecional que permite automatizar tanto o envio das faturas como a recepção das respostas de estado.
3. Armazenamento na solução
A fatura é enviada para o Portal correspondente e armazenada no EDICOMLta.
4. Backup de ACK
A plataforma EDICOM recebe os diferentes ACK (avisos de resposta) que as administrações emitem para informar sobre o status em que se encontra cada fatura e são integradas no ERP, criando um conjunto de arquivos e de comprovantes que pertencem a uma só relação contratual e facilitam a consulta dos documentos. Essas respostas associadas também são conservadas no serviço de armazenamento de longa duração, com a garantia da figura do prestador de serviços de confiança.
Armazenamento eletrônico dos livros de IVA
Com o EDICOMLta pode arquivar de forma segura os dados fiscais de faturas declaradas e as mensagens de estado emitidas pela autoridade tributária.
Nesse contexto, é necessário que essa proteção das operações ocorra de forma segura e certificada, para que conste como prova legal diante qualquer incidência ou reclamação de terceiros.
Valor de prova legal aos seus documentos fiscais
1. Integração com sistemas contabilísticos
O EDICOMLta integra-se na plataforma de intercâmbio eletrónico de dados ou nos sistemas internos de gestão das empresas, armazenando um histórico detalhado dos documentos eletrónicos emitidos para a administração fiscal.
2. Expedientes eletrónicos
Os dados fiscais de fatura declarados e as mensagens de estado emitidas pela autoridade tributária são guardados de forma segura na forma de expedientes eletrónicos.
3. Aplicação de metadados
A solução aplica metadados que permitem a classificação e a identificação dos documentos emitidos, sendo possível hierarquizar e relacionar os documentos intercambiados. O sistema fornece rastreabilidade e permite uma rápida consulta e recuperação de qualquer expediente.
4. Recuperação de expedientes
Poderá recuperar e consultar em qualquer momento os ficheiros enviados e os avisos recebidos armazenados com os mesmos.
Uma plataforma certificada internacionalmente
O nosso sistema foi concebido e certificado conforme as normativas internacionais mais exigentes em matéria de armazenamento digital.
Além disso, contamos com certificações locais em regiões onde existem leis específicas de preservação eletrônica como, por exemplo, a Conservazione Elettronica em Itália ou a NOM151 no México.
Armazenamento eletrônico no Departamento de Recursos Humanos
A gestão de Recursos Humanos numa empresa implica administrar uma grande quantidade de documentos relacionados com os funcionários (recibos de vencimento, contratos, relatórios para as finanças, restituição de impostos, demissões, autorizações especiais, despesas de viagem etc.). Os desafios que os gestores de recursos humanos enfrentam com relação à gestão documental são inúmeros: administração de elevados volumes de documentos, heterogeneidade de formatos e de tipos, classificação, conservação, recuperação etc.
Dada a sensibilidade dos documentos tratados, é necessário armazenar esta documentação sob rígidas condições de segurança e poder obter a rastreabilidade entre os documentos que integram o processo de um mesmo funcionário.
Centralize os documentos de um funcionário em um único processo
1. Integração com ERP
A solução estabelece conexão com o ERP para capturar os documentos, tanto digitais como multimídia. É possível enviar grandes lotes de documentos e armazená-los sob critérios de eficiência por ID de funcionário.
2. Carregamento web de documentos
Também é possível carregar documentos acessando a interface da solução com um sistema drag&drop.
3. Aplicação de selos eletrônicos e assinatura eletrônica
A assinatura eletrônica e o selo eletrônico são aplicados aos documentos para assegurar a sua integridade e autenticidade.
4. Rastreabilidade por metadados
Os documentos são classificados na solução por meio de uma estrutura de metadados acordada com o cliente, onde figura a ID do funcionário. Isso permite criar um traço que unifica todos os documentos de um funcionário num único expediente eletrônico.
5. Envio de notificações
A solução envia uma notificação para o funcionário com uma conexão privada e segura para a descarga do documento que foi armazenado.
6. Acesso privado e seguro
Cada funcionário dispõe de um ambiente privado em que pode consultar o seu expediente a qualquer momento. Além disso, todas as ações realizadas em cada documento, quer seja visualizado ou transferido, ficam registradas como um comprovante.
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