Estado da fatura eletrônica obrigatória entre empresas na Espanha

O projeto da fatura eletrônica entre empresas na Espanha está incluído na Lei “Crea y Crece”, aprovada em setembro de 2022, que estabelece o faturamento eletrônico como o único sistema utilizado nas relações comerciais entre empresas e trabalhadores autônomos na Espanha. Esta iniciativa assegura uma maior agilidade e controle dos pagamentos, que resultará na redução da morosidade comercial e favorecerá o crescimento empresarial na Espanha.

Regulamento técnico da fatura eletrônica B2B na Espanha

No dia 20 de junho de 2023 foi publicado o Projeto de Real Decreto por meio do qual se aplica a Lei 18/2022, de Criação e Crescimento de Empresas relativamente à fatura eletrônica entre empresas e profissionais, e foi aberto o prazo de audiência pública para apresentar observações, que terminou no dia 10 de julho de 2023. Após esse período, no dia 2 de fevereiro de 2024, o Ministério de Assuntos Econômicos e Transformação Digital e o Ministério das Finanças e Função Pública apresentaram à Comissão Europeia o esboço do desenvolvimento regulamentar da Lei “Crea y Crece” (Crie e cresça), em que se incluem modificações apresentadas durante o prazo de audiência pública e se regulam as obrigações de faturação entre empresas e profissionais na Espanha. 

*As principais novidades são:

Estados de faturas

• Os destinatários de faturas eletrônicas devem comunicar o respectivo pagamento efetivo completo ou a sua rejeição à solução pública, independentemente de se ter utilizado a solução pública ou uma plataforma privada, ou de os estados da fatura terem sido enviados por meio desta última.
• Se o intercâmbio de faturas se realizar entre plataformas privadas, o destinatário das faturas deve comunicar ao emissor a rejeição e o pagamento efetivo, assim como a aceitação da fatura. 
• A notificação dos estados de pagamentos realiza-se na solução pública e não será enviada para o Suministro Inmediato de Información (SII).
• A informação sobre os estados da fatura deve ser remitida em um prazo máximo de 4 dias civis desde a data do estado informado em cada caso. Perante a ausência de rejeição ou de uma fatura retificativa posterior, presume-se que as faturas foram aceites.

Formato da solução pública

• O formato de sintaxe da solução pública será o Facturae. Entre plataformas privadas é possível utilizar qualquer formato com uma das seguintes sintaxes: XML, UBL, EDIFACT ou Facturae.

Mecanismos de comunicação da solução pública

• A solução pública irá dispor de mecanismos para que os emissores das faturas possam comunicar voluntariamente a cobrança da respetiva dívida.

Cópias de faturas

• As faturas intercambiadas entre plataformas privadas devem ser enviadas simultaneamente como uma cópia fiel e claramente identificada para a solução pública. O receptor irá dispor de mecanismos na solução pública para transferir as faturas originais, as cópias ou ambas.

Prazos de tempo para a notificação de estados de faturas

• Estabelece-se um prazo de 12 meses para a notificação de estados de faturas para empresas com uma faturação superior a 8 milhões de euros.
• Estabelece-se um prazo adicional de 36 meses para a notificação de estados de faturas para empresas com um faturamento inferior a 8 milhões de euros.

A partir de agora, abre-se um prazo para alegações dos estados-membros da UE que termina a 6 de maio de 2024. Concluído esse período de alegações, o esboço do desenvolvimento regulamentar passará para as mãos do Conselho de Estado, que preparará a redação definitiva que será apresentada ao Conselho de Ministros para respetiva aprovação e posterior publicação no BOE, iniciando-se assim os prazos de implementação previstos.

Quem é obrigado a emitir a fatura eletrônica?

Estão obrigados a emitir fatura eletrônica os empresários e profissionais que emitam e entreguem faturas pelas operações realizadas no desenvolvimento da sua atividade empresarial ou profissional, quando o destinatário da operação for um empresário ou profissional. Esta obrigação não se aplica quando: 

• Uma das duas partes da operação não tenha a sede da sua atividade econômica em território espanhol ou não tenha um estabelecimento permanente a que o faturamento se dirija.
• Se tratar de faturas simplificadas emitidas ao abrigo do (Art.4 RD 1619/2012), salvo tratando-se de faturas simplificadas qualificadas às quais se refere o artigo 7.2 do regulamento.

A partir de quando é obrigatória a fatura eletrônica?

O Real Decreto entrará em vigor doze meses após a sua publicação no BOE e será efetivo a partir desse momento para empresas e profissionais. Por conseguinte, segundo o esboço apresentado à Comissão Europeia, as fases de implementação são: 

• 12 meses para a emissão/recepção de faturas e notificação de estados correspondentes de empresas cuja faturação anual superar os 8 milhões de euros desde a publicação definitiva do Real Decreto.
• 24 meses para a emissão/recepção de faturas de empresas cujo faturamento anual seja inferior a 8 milhões de euros desde a publicação definitiva do Real Decreto.
• 36 meses para a notificação de estados correspondentes de empresas cuju faturamento anual seja inferior a 8 milhões de euros desde a publicação definitiva do Real Decreto.

Durante os primeiros 12 meses desde a entrada em vigor do Real Decreto, as empresas obrigadas a emitir faturas eletrônicas nas suas transações devem anexar uma cópia em PDF que assegure a sua legibilidade para as empresas e profissionais para os quais ainda não tiver entrado em vigor a obrigação de receber faturas eletrônicas, salvo quando o destinatário das faturas eletrônicas aceitar voluntária e expressamente recebê-las no formato original.

Como funcionará a fatura eletrônica na Espanha?

O sistema espanhol de fatura eletrônica B2B será composto pelo conjunto de plataformas de intercâmbio de faturas eletrônicas privadas que cumprirem os requisitos estabelecidos no real decreto e na solução pública de faturamento eletrônico, que cumprirá a função de repositório de faturas e será gerida pela Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT).

O faturamento eletrônico poderá realizar-se em plataformas privadas, por meio da solução pública ou da combinação de ambas as vias. As empresas e os profissionais estarão obrigados a emitir e transmitir as faturas eletrônicas aos seus clientes empresários e profissionais, e a recebê-las dos seus fornecedores por meio de alguma destas vias. Independentemente do método de envio da fatura eletrônica para o cliente, todos os emissores de fatura eletrônica que não utilizarem a solução pública de faturamento eletrônico estarão obrigados a remeter uma cópia fiel de cada fatura na sintaxe Facturae para a solução pública que contenha os requisitos mínimos obrigatórios definidos no regulamento técnico de faturamento eletrônico.

Como criar uma fatura eletrônica?

As faturas eletrônicas devem cumprir os requisitos técnicos estabelecidos no Real Decreto, por meio do qual se aprova o desenvolvimento regulamentar que regula as obrigações de faturamento. Segundo o esboço do regulamento enviado para a Comissão Europeia, podem ser emitidas com uma das seguintes sintaxes:

• Formato XML CII do CEFACT/ONU de fatura, aplicável a todos os setores.
• Formato UBL de fatura e nota de crédito, definido na norma ISO/IEC 19845:2015.
• Formato EDIFACT de fatura, de acordo com a norma ISO 9735.
• Formato Facturae, na versão para faturação entre empresários e profissionais, vigente em cada momento.

A autenticidade da origem e a integridade do conteúdo das faturas eletrônicas devem ser asseguradas por um dos seguintes mecanismos:

• Por meio de uma assinatura digital avançada, de acordo com o Regulamento eIDAS relativo à identificação eletrônica e serviços de confiança.
• Por meio de um intercâmbio eletrônico de dados (EDI) quando se utilizarem procedimentos que assegurem a autenticidade da origem e a integridade dos dados.

Estados da fatura eletrônica

Os destinatários de faturas eletrônicas, de acordo com o estabelecido na secção 1 do artigo 2 bis da Lei 56/2007, de 28 de dezembro, devem informar a pessoa ou entidade obrigada a emitir a fatura dos seguintes estados da fatura:

• Aceitação ou rejeição comercial completa da fatura e respetiva data.
• Pagamento efetivo completo da fatura e respetiva data. 

Além disso, é possível informar sobre os seguintes estados: 

• Aceitação ou rejeição comercial parcial da fatura e respetiva data. 
• Pagamento parcial da fatura, montante pago e respetiva data,
• Cessão da fatura a um terceiro para respetiva cobrança ou pagamento, com identificação do cessionário e data de cessão.

A informação sobre os estados da fatura deve ser remetida em um prazo máximo de 4 dias civis, excluindo sábados, domingos e feriados nacionais, desde a data do estado informado em cada caso.

Interligação entre plataformas privadas de faturamento eletrônico

 Os fornecedores de plataformas privadas de faturamento eletrônico terão a obrigação de se interligar com qualquer outro operador de faturamento eletrônico privado que integre o sistema espanhol de fatura eletrônica quando um dos seus clientes o solicitar. 

Como alternativa, e se o cliente o permitir, os operadores poderão utilizar a solução pública de faturamento eletrônico como meio de interligação. Caso se utilize a solução pública para esse fim, a plataforma de faturamento eletrônico privada designada pelo receptor está obrigada a transformar a mensagem de fatura eletrônica para que se ajuste à sintaxe e especificações técnicas acordadas pelas partes na eventualidade de diferir do formato e das especificações da solução pública de faturamento eletrônico, preservando a autenticidade da sua origem e a integridade do seu conteúdo.

Plataforma global de fatura eletrônica EDICOM

A EDICOM, referência internacional em faturamento eletrônico, é o fornecedor mais utilizado pelas empresas espanholas para trocar faturas eletrônicas entre si. A nossa plataforma é também uma das mais utilizadas pelas empresas na Espanha e em todo o mundo para gerir a faturamento eletrônico com administrações públicas espanholas, como também outros procedimentos telemáticos de natureza fiscal, tais como o SII (Fornecimento Imediato da Informação) ou Ticket Bai (País Basco). 

Nesse sentido, a EDICOM oferece aos seus clientes uma solução global que cumpre todos os requisitos técnicos estabelecidos no sistema espanhol de faturamento eletrônico ou em qualquer outro país do mundo.