Armazenamento de documentos, assinatura eletrônica e evidência das aprovações como provas de garantia de integridade e autenticidade

EDICOMLta é o serviço de armazenamento de longo prazo que preserva seus documentos eletrônicos, fornecendo valor probatório sobre sua autenticidade e integridade ante requerimento de terceiros.

A solução para aprovação de documentos por meio de assinatura eletrônica EDICOMSignADoc, juntamente com o EDICOMLta (Long-Term Archiving Service) são uma combinação perfeita pois oferecem um serviço de alto valor agregado para o gerenciamento e preservação de documentos eletrônicos, submetidos a workflows de aprovação.

A criticidade de determinados documentos demanda um armazenamento seguro, sujeito a controles que podem ser configurados por meio de normas, regulamentos ou procedimentos auditados. Regulamentos detalhando os mecanismos e tecnologias envolvidos para que se obtenha uma garantia da integridade dos dados, armazenados por meio de controles e rastreabilidade para analisar o ciclo de vida dos documentos ou identificar as pessoas e processos envolvidos na emissão, consulta ou acesso.

Os Trust Service Providers são credenciados para oferecer esse tipo de serviço, tendo um papel preponderante no fornecimento da tecnologia e dos processos necessários, para cada caso. Essas garantias devem atender aos requisitos estabelecidos nas regiões ou países em que o proprietário dos documentos opera, a fim de obter-se garantias que servem de evidências de integridade e autenticidade para demonstrar a veracidade do conteúdo preservado diante de possíveis discrepâncias.

A EDICOM, como International Trust Services Provider, possui as mais avançadas certificações em matéria de preservação de documentos eletrônicos, oferecendo uma solução versátil que reassegura permanentemente a integridade dos dados através do uso de assinatura eletrônica e selo eletrônico.

O EDICOMSignADoc, é o serviço da EDICOM para envio e assinatura de documentos, mantendo os documentos que passam pela solução armazenados por 6 meses juntamente com suas evidências.

A integração do serviço EDICOMSignADoc com o serviço de armazenamento a longo prazo EDICOMLta, permite estender o período de armazenamento além dos 6 meses e oferece recursos adicionais para a análise e recuperação de dados dos documentos armazenados.

EDICOM Long Term Archiving

EDICOMLta (EDICOM Long Term Archiving) é o serviço de armazenamento de longo prazo da EDICOM que se apresenta em conformidade com os mais exigentes padrões de segurança da informação, como ISO 27001 ou ISAE 3402.

O EDICOMLta utiliza processos de conservação de acordo com a ISO14641, é credenciado pela Comissão Europeia como uma solução eIDAS, bem como pelo Organismo Nacional de Acreditación de Colômbia (ONAC). Também é compatível com o Sistema de Conservação Italiano, Conservazione Sostitutiva bem como com o serviço de Conservación de Mensajes de Datos NOM151 no México, para o qual a EDICOM é uma autoridade credenciada.

Em suma, é um serviço de armazenamento eletrônico de dados a longo prazo, que garante a guarda, segura e confidencial dos documentos, registros e evidências, credenciada pelos principais organismos internacionais em matéria de conservação e guarda de informações.

Integração do EDICOMSignADoc com o EDICOMLta

Depois que os documentos são publicados na plataforma EDICOMSignADoc e completam o seu ciclo de aprovação, eles são transferidos juntamente com suas evidências para o EDICOMLta. A plataforma os armazena aplicando os métodos de identificação, assinatura digital e selo eletrônico de tempo, necessários para garantir a inalterabilidade dos documentos e sua autenticidade. Todo o processo é realizado de forma transparente para o usuário.

A versatilidade oferecida pelo EDICOMLta faz com que seja o complemento perfeito para completar o serviço de aprovação de documentos EDICOMSignADoc. A integração de ambas as soluções reduzirá o tempo de gerenciamento e garantirá a preservação de seus contratos, faturas ou qualquer outro documento de forma legal.

Vantagens em utilizar o EDICOMSignADoc com o EDICOMLta

Garantias de integridade e autenticidade perante terceiros
Isso significa que, em caso de litígio, é a parte contratante que deve demonstrar a não integridade e autenticidade dos documentos armazenados no EDICOMLta.

Armazenamento de longo prazo
O EDICOMLta permite arquivar qualquer tipo de documento que a empresa necessite ou esteja legalmente estabelecido.

Opções avançadas para consulta de documentos
O EDICOMLta fornece opções avançadas de pesquisa, classificação e acesso a documentos. Através de um portal web simples e intuitivo, você poderá identificar, capturar, classificar, preservar, recuperar, exibir e dar acesso aos documentos.

Além disso, os documentos estarão disponíveis tanto SignADoc como no EDICOMLta.

Rastreabilidade total ao longo do ciclo de vida do documento
Todas as ações realizadas nos documentos, desde a publicação no SignADoc até o armazenamento subsequente no EDICOMLta, são registradas através de evidências.

Essas evidências, juntamente com os documentos, são as provas que conferem a validade legal dos documentos.

Ambas as plataformas permitem o download de relatórios de evidências imediatamente.

Asseguramento permanente dos dados
Com o objetivo de preservar os documentos por um longo período, eles são assegurados a cada momento, mediante a aplicação de certificados de selo eletrônico de tempo ou time stamping.

O time stamping certifica a integridade das informações ao longo do tempo, impedindo que os documentos sejam corrompidos.