Como funciona a fatura eletrônica no Brasil? (NF-e, NFS-e, NFCom e CT-e)

O faturamento eletrônico no Brasil é um sistema consolidado que tem otimizado a gestão tributária e as transações comerciais entre empresas. Sua utilização é obrigatória e inclui diferentes documentos dependendo do tipo de operação: a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é utilizada, principalmente, para compra e venda de mercadorias, a Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) para prestação de serviços, a Nota Fiscal Fatura de Serviço de Comunicação Eletrônica (NFCom) para o setor de comunicações e telecomunicações e o Conhecimento de Transporte eletrônico (CT-e) para transporte de mercadorias. Cada um desses documentos cumpre uma função específica dentro do sistema tributário brasileiro, garantindo maior eficiência e transparência nos processos empresariais.

Características do sistema de faturamento eletrônico no Brasil

O sistema de faturamento eletrônico no Brasil se destaca por sua complexidade e fragmentação, pois os requisitos variam conforme a natureza da operação e a jurisdição onde o documento é emitido. Para garantir o cumprimento das normas, as empresas precisam conhecer as particularidades de cada tipo de fatura (NF-e, NFS-e, NFCom e CT-e).

Apesar dessa diversidade de documentos eletrônicos, existem elementos comuns em todas as modalidades de fatura eletrônica:

• Assinatura eletrônica: As faturas eletrônicas devem ser assinadas digitalmente para garantir sua autenticidade e integridade.
• Formato XML: Os documentos são gerados em formato XML, conforme os requisitos técnicos e fiscais de cada tipo de operação.
• Validação prévia: As autoridades fiscais devem validar cada documento antes de ele ser utilizado em uma transação comercial.
• Armazenamento eletrônico: As faturas devem ser armazenadas de forma segura por um período mínimo de cinco anos.

Tipos de faturas eletrônicas no Brasil

No Brasil, há diferentes tipos de faturas eletrônicas (NF-e, NFS-e, NFCom e CT-e), cada uma destinada a um tipo específico de transação e obrigação fiscal.

Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)

A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é o documento digital que substitui a fatura física na compra e venda de bens ou produtos. Seu objetivo é registrar as transações comerciais entre empresas e facilitar o controle tributário em todo o território nacional. À continuação, mostramos o processo de emissão e validação da NF-e referente às operações de comercialização de bens conforme os requisitos estabelecidos: 

• Criação: A empresa emissora extrai os dados do seu ERP para gerar um arquivo XML com as informações da transação.
• Assinatura eletrônica: O documento é assinado eletronicamente com um certificado digital.
• Envio à SEFAZ: O XML é transmitido à Secretaria da Fazenda (SEFAZ) via Web Services.
• Validação e autorização: A SEFAZ verifica a validade do documento e emite uma autorização de uso.
• Emissão do DANFE: Após a aprovação da NF-e, é gerado o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE), que deve acompanhar a mercadoria durante seu transporte.
• Entrega ao destinatário: A NF-e é enviada eletronicamente ao comprador.

Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e)

A Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) é o documento eletrônico utilizado para registrar a prestação de serviços entre empresas e profissionais. Como a emissão da NFS-e é regulada pelos municípios, há grande diversidade de padrões e requisitos, devido à autonomia das prefeituras. Para unificar esse processo e simplificar a emissão da NFS-e em todo o país, o governo estabeleceu um Sistema Nacional de NFS-e. Com a aprovação do Projeto de Lei Complementar Nº 68, fica estabelecido que, a partir de 1º de janeiro de 2026, todos os municípios e o Distrito Federal deverão permitir aos contribuintes a emissão da Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) em formato XML, conforme o padrão nacional.

Características do Sistema Nacional de NFS-e

Esse sistema permite maior interoperabilidade e reduz a carga administrativa das empresas que operam em múltiplas jurisdições.

• Formato XML NFS-e unificado para todos os municípios.
• Emissão simplificada via portal web e aplicativos móveis oficiais.
• Emissão via API integrando sistemas empresariais aos servidores da Secretaria de Finanças Nacional (SEFIN).
• Declaração de Prestação de Serviço (DPS): Documento prévio enviado à SEFIN para aprovação e criação da NFS-e. 
• Eventos NFS-e: Possibilidade de registrar eventos em uma NFS-e autorizada, como cancelamento, substituição e carta de correção entre outros. 
• Documento Nacional de Arrecadação (DNA): Documento unificado para recolhimento do tributo ISSQN (Imposto Sobre Serviços de Qualquer Natureza) em todos os municípios participantes do sistema nacional.
• Ambiente de Dados Nacional (ADN): Repositório nacional das NFS-e aprovadas no sistema
• Portal da Nota Fiscal de Serviço Eletrônica: Ambiente para consulta de documentos gerados entre outras consultas sobre o sistema.

Nota Fiscal de Serviços de Comunicação Eletrônica (NFCom)

A Nota Fiscal de Serviços de Comunicação Eletrônica (NFCom), modelo 62, foi criada pelo Ajuste SINIEF 07/22, aprovado em 7 de abril de 2022, para simplificar a emissão de faturas nos setores de comunicações e telecomunicações. Posteriormente, com a publicação do Ajuste SINIEF nº 34/24, a data de início da obrigatoriedade a nivel nacional foi atualizada para 1º de novembro de 2025. Seu objetivo é modernizar e simplificar o processo de emissão de faturas, substituindo os modelos 21 e 22 utilizados anteriormente.

Atualmente, as empresas do setor devem gerar arquivos mensais em formato XML (CAT 79) e apresentá-los manualmente no portal da autoridade fiscal para auditoria. Com a NFCom, o processo será semelhante ao da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), proporcionando maior eficiência e automação. As principais características da NFCom são:

• Geração de arquivo em formato XML de leiaute nacional.
• Assinatura eletrônica com certificado digital.
• Eventos NFCom: Registro de modificações, cancelamentos ou substituições de faturas.
• Representação gráfica mediante DANFE NFCom.
• Armazenamento obrigatório durante cinco anos.
• Entrega do XML e do DANFE NFCom através de um canal de comunicação acordado entre as partes ou via e-mail. 

Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)

O Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) é um documento eletrônico utilizado para registrar e controlar o transporte de mercadorias no Brasil. O CT-e facilita a rastreabilidade das operações de transporte, permitindo que as autoridades fiscais verifiquem as transações e garantam o cumprimento das normas de transporte de mercadorias.

Para sua emissão, a transportadora gera um arquivo no formato XML 4.0, que inclui todos os detalhes da transferência. O documento é então assinado eletronicamente e enviado à Secretaria da Fazenda (SEFAZ) para validação e autorização. Após a aprovação, é emitido o Documento Auxiliar de Transporte Eletrônico (DACTE), que deve acompanhar fisicamente a carga durante todo o trajeto. A utilização do CT-e otimiza a gestão logística, reduz custos administrativos e melhora a eficiência do controle fiscal sobre o transporte de mercadorias no país.

Requisitos para a emissão de faturas eletrônicas no Brasil

No Brasil, a emissão de faturas eletrônicas segue um processo regulado, exigindo o cumprimento de requisitos técnicos e fiscais. Embora cada tipo de documento eletrônico tenha suas especificidades, todos os contribuintes devem seguir um procedimento geral para garantir a validade legal das faturas. A seguir são detalhados os requisitos necessários para a emissão de faturas eletrônicas no Brasil:

• Obter um certificado digital: é obrigatório para assinar eletronicamente as faturas e garantir sua autenticidade.
• Gerar a fatura eletrônica em formato XML: o documento deve seguir as especificações estabelecidas para cada tipo de fatura (NF-e, NFS-e, NFCom ou CT-e).
• Enviar a fatura à SEFAZ: os documentos devem ser transmitidos à Secretaria da Fazenda (SEFAZ) para validação e autorização antes de serem utilizados em transações comerciais.
• Remeter a fatura ao destinatário: após a aprovação, a fatura eletrônica deve ser enviada ao cliente em formato digital.

Benefícios do faturamento eletrônico no Brasil

A adoção da fatura eletrônica no Brasil, por meio dos diferentes tipos de documento fiscal (NF-e, NFS-e, NFCom e CT-e), trouxe diversas vantagens para empresas e autoridades fiscais.

• Redução de custos: A eliminação do uso de papel e a digitalização de processos reduzem os gastos com impressão, armazenamento e gestão de documentos físicos.
• Maior agilidade e eficiência: A automação de processos reduz o tempo gasto na emissão, validação e envio das faturas, otimizando a operação das empresas.
• Controle fiscal e transparência: A validação dos documentos fiscais eletrônicos por parte da SEFAZ melhora a supervisão das transações comerciais, reduzindo a evasão fiscal e garantindo o cumprimento das obrigações tributárias.
• Segurança e rastreabilidade: A obrigatoriedade da assinatura digital e o armazenamento eletrônico garantem a integridade dos documentos e facilitam sua consulta em auditorias.

Esses benefícios não só otimizam a gestão fiscal das empresas, mas também fortalecem a relação com as autoridades tributárias, promovendo transparência e padronização no cumprimento das normas.

Plataforma global de fatura eletrônica da EDICOM

A EDICOM é uma referência internacional em soluções de faturamento eletrônico e compliance fiscal, oferecendo uma plataforma global que permite que empresas automatizem a emissão e recebimento de faturas eletrônicas, garantindo conformidade com as normas de cada país. No caso do Brasil, a plataforma da EDICOM integra a geração, o envio e a validação dos documentos fiscais NF-e, NFS-e, NFCom e CT-e, garantindo sua conformidade com as exigências estabelecidas pela Secretaria da Fazenda (SEFAZ).

Graças à sua tecnologia avançada, a EDICOM permite que as empresas otimizem seus processos administrativos automatizando o fluxo de trabalho, reduzindo erros manuais e garantindo uma integração suave com sistemas ERP. Além disso, sua plataforma oferece serviços de armazenamento eletrônico, facilitando o gerenciamento e a recuperação de documentos eletrônicos de acordo com os prazos legais exigidos.

Como especialista em faturamento eletrônico, a EDICOM oferece soluções escaláveis e adaptáveis às diversas regulamentações, permitindo que empresas atuem de forma eficiente e segura em mercados internacionais.