Como funciona a fatura eletrônica na Costa Rica

A implementação da fatura eletrônica na Costa Rica foi iniciada em 2017 pela Direção-Geral dos Impostos – DGT da Costa Rica por meio de um programa gradual de incorporação por setores e atividades dos contribuintes que terminou em 2018. Desde então, a fatura eletrônica é obrigatória para todos os impostos quer na emissão, quer na recepção.

Novidades Fatura Eletrônica - Versão 4.3

O Ministério da Fazenda, na Resolução Geral sobre as Disposições Técnicas dos Comprovantes Eletrônicos para Fins Fiscais, anunciou as seguintes alterações, que entrarão em vigor a partir de 12 de setembro de 2023, com foco em quatro pontos principais:

1. Agregou-se o campo "Venda a crédito em IVA até 90 dias (Artigo 27, LIVA)", com o código 10, juntamente com a respectiva nota explicativa, à nota 5 de condição da venda.
2. Incorporou-se o campo "Pagamento de venda a crédito em IVA até 90 dias (Artigo 27, LIVA)", com o código 11, acompanhado da respectiva nota de rodapé explicativa, na nota 5 de condição da venda.
3. Introduz-se o campo "Tarifa reduzida 0,5%", com o código 09, na nota 8.1 da tarifa de Imposto sobre o Valor Acrescentado (IVA).
4. Substituiu-se o nome do campo "Porcentagem da Exoneração" por "Tarifa exonerada," e ajustou-se o tipo de campo para "Decimal" e o tamanho para 4,2 caracteres.

Funcionamento do sistema de faturamento eletrônico na Costa Rica

No caso da Costa Rica, a faturamento eletrônico é realizada por meio do Ministério das Finanças, que recebe, valida e emite um comprovante da fatura para o receptor final. As faturas eletrônicas chamam-se recibos eletrônicos. 
Todos os recibos eletrônicos e documentos associados devem ter uma mensagem de aceitação por parte do Ministério das Finanças, caso contrário, não poderão ser utilizados como meio de apoio aos créditos fiscais nem como despesas dedutíveis.

O fluxo funciona da seguinte forma:

• O contribuinte envia um XML de uma fatura às Finanças para validação e recepção da Mensagem das Finanças.
• As Finanças recebem a fatura e têm até 3 horas para a validar e enviar um aviso de recepção de aceitação ou rejeição. Esta mensagem acompanhará o envio da fatura ao receptor.
• O receptor deverá aceitar ou rejeitar a fatura com uma nova mensagem.

Nel flusso di fatture elettroniche del Costa Rica, ci sono due messaggi chiave che viaggiano insieme alle fatture elettroniche.

• Mensagem Finanças: Mensagem que o Ministerio de Hacienda (Ministério das Finanças) emite como resposta ao emissor eletrônico da fatura, indicando a sua Aprovação ou Rejeição. As validações por parte do Ministério das Finanças serão ao nível da estrutura, para além das validações semânticas (montantes, moradas etc.).
• Mensagem Receptor: Mensagem enviada pelo receptor da Fatura Eletrônica para o Ministério das Finanças, aceitando parcialmente ou rejeitando a fatura.

A confirmação ou rejeição por parte dos receptores "deverá ser enviada à Direção-Geral dos Impostos para a respectiva validação, nos primeiros 8 dias úteis do mês seguinte àquele em que a respetiva transação ou operação teve lugar; em caso de rejeição, deve ser enviada uma nova mensagem de confirmação". Tal como determinado pela resolução DGT-R-063-2018. 

Todos os recibos eletrônicos e documentos associados devem ter uma mensagem de aceitação por parte do Ministério das Finanças, caso contrário, não poderão ser utilizados como meio de corroboração aos créditos fiscais nem como despesas dedutíveis.

Requisitos para ser faturador eletrônico na Costa Rica

Para emitir recibos eletrônicos, o contribuinte deve registrar-se na DGT e dispor de um mecanismo de segurança para assinar os recibos eletrônicos e garantir, assim, a sua integridade e autenticidade. Para isso, é necessário:

• Assinatura eletrônica para garantir a integridade e autenticidade. A fatura deve ser assinada digitalmente a partir de um certificado emitido por uma autoridade de certificação internacional.
• O armazenamento é obrigatório para o emissor e o receptor durante um período de cinco anos.

Recibos eletrônicos

Os recibos eletrônicos são os documentos fiscais que são gerados, expressos e transmitidos aquando da venda de bens ou serviços. 

Recibos eletrônicos

Os recibos eletrônicos são os documentos fiscais que são gerados, expressos e transmitidos aquando da venda de bens ou serviços. 

• Fatura: Apoia a venda de bens e a prestação de serviços.

• Fatura eletrônica geral: comprovante eletrônico que detalha as vendas em uma fatura global, cujo remetente é um ID Fiscal Genérico que serve para declarar os rendimentos correspondentes perante o Ministério das Finanças caso o contribuinte não solicite a sua fatura eletrônica.

• Fatura eletrônica de exportação: comprovativo eletrônico que serve para detalhar a exportação de bens e serviços "no estrangeiro".

• Fatura eletrônica de compra: Documento eletrônico emitido para certificar a compra de bens ou serviços dos contribuintes excluídos da utilização de recibos eletrônicos. Este documento deve ser emitido pelos compradores desses serviços ou bens ao Ministério das Finanças para a sua validação.

• Nota de crédito e Nota de débito: Permitem anular ou modificar os efeitos contabilísticos da fatura ou recibo eletrônicos, sem alterar as informações no documento de origem.

• Recibo eletrônico: Comprovante eletrônico que apoia a venda de bens e serviços, autorizado apenas para operações com consumidores finais.

• Avisos de aceitação ou rejeição de documentos.

Formato dos Recibos Eletrônicos

Os comprovativos eletrônicos devem ser emitidos no formato XML. A fatura eletrônica encontra-se na versão 4.3. 

Catalogo di Beni e Servizi (CAByS)

O Ministério das Finanças e o Banco Central da Costa Rica estabeleceram um procedimento padrão para a classificação de produtos e serviços que são comercializados a nível nacional por meio da criação do Catálogo de bens e serviços CAByS. 

O catálogo CAByS agrupa os bens e serviços em categorias hierarquizadas e atribui a cada um destes produtos a taxa do Imposto sobre o Valor Acrescentado (IVA) que corresponde à legislação em vigor. Desta forma, os contribuintes devem incluir nos recibos eletrônicos, no campo denominado "Código de Produto/Serviço", o código de identificação de cada bem ou serviço atribuído no Catálogo de bens e serviços CAByS.

Automatiza a emissão e recepção de faturas eletrônicas com qualquer interlocutor

Na EDICOM, temos uma plataforma de fatura eletrônica adaptada às especificações técnicas e legais da Costa Rica.

Por um lado, por meio da integração com o seu sistema de gestão, a EDICOM pode automatizar a geração e o envio dos recibos para o Ministério das Finanças, integrando também os avisos recebidos no ERP. Ao mesmo tempo, o envio das faturas aos receptores também é automatizado.
Para os receptores eletrônicos não emissores, a solução do Portal de Fornecedores desenvolvida pela EDICOM permite gerir a recepção das faturas e gerir a Mensagem Receptor tanto para o emissor como para o Ministério das Finanças.

Além disso, por meio do Portal de Fornecedores, é possível receber qualquer tipo de documentação dos emissores eletrônicos, como o envio e a recepção de encomendas. Este portal foi concebido para os receptores de faturas eletrônicas que não dispõem de uma solução integrada EDI.

A EDICOM é um fornecedor de tecnologia especializado na implementação de projetos EDI internacionais. Em relação à faturamento eletrônico, a EDICOM desenvolveu a Global e-Invoicing Platform, adaptada às especificações técnicas e legais de cada país e integrada no sistema de gestão da empresa, automatizando a emissão e recepção dos documentos, o que permite uma gestão centralizada. A plataforma também verifica se cada fatura cumpre os requisitos necessários antes de ser enviada ou integrada no sistema de gestão interno.

A Global e-Invoicing Platform simplifica os processos de emissão e recepção de faturas eletrônicas em ambientes multinacionais. É a solução para as empresas que operam em diferentes mercados a partir de sistemas de gestão centralizados e que têm de tratar esses documentos conforme a legislação vigente em cada país.

Benefícios da fatura eletrônica na Costa Rica

No caso da Costa Rica, como em todos os países da América Latina, a adoção da fatura eletrônica e a implementação progressiva de outras obrigações fiscais por meios eletrônicos respondem à necessidade de combater a fraude fiscal e melhorar os processos de controlo dos impostos e a cobrança; simplificar os procedimentos e automatizar processos de supervisão. 

A implementação da faturamento eletrônico implica benefícios importantes tanto para as empresas e entidades públicas como privadas, nos seguintes aspetos:

1. Economia de custos diretos por meio da eliminação de papel, da impressão, do envio e armazenamento das faturas.
2. Aumento da produtividade do departamento administrativo que, graças à automatização deste processo, tem mais tempo para realizar outras tarefas.
3. Automatização e integração nos processos de recepção das faturas. A origem eletrônica do documento permite a integração automática no sistema e, portanto, a sua contabilização, deixando as faturas prontas para pagamento praticamente sem intervenção humana.
4. Maior eficiência e eliminação de erros humanos como consequência da automatização e de um tratamento plenamente integrado. As faturas eletrônicas podem ser geradas e transmitidas automaticamente. No modelo da Costa Rica, o fluxo de comunicação da fatura eletrônica inclui duas mensagens-chave: Mensagem Finanças, Mensagem Receptor. 

Assim, a maioria dos benefícios econômicos não se deve à poupança em material impresso e custos de envio, mas sim à total automatização e integração do processo entre os interlocutores envolvidos no processo.

1. Tempos mais curtos de entrega e cobrança de faturas. A eficiência dos processos de emissão e recepção, a prontidão dos mesmos, e a eliminação prática de erros na geração e contabilização de faturas, contribuem para reduzir os prazos de cobrança das faturas.
2. Maior segurança. Com os sistemas de assinatura digital, garante-se a integridade, a origem e a autenticidade destas faturas.
3. Armazenamento ágil, seguro e legal. Os documentos originais e assinados são conservados, pelo menos, durante o período estabelecido pela legislação em vigor. Isto reduz os custos de armazenamento e também facilita a consulta de faturas antigas.
4. Eliminação do risco de perda de documentos físicos graças ao armazenamento seguro e à consulta digital das faturas.

Em resumo, a implementação da fatura eletrônica como modelo de faturamento implica inúmeras vantagens para as empresas e, em última análise, implica uma poupança de custos. Por conseguinte, o investimento em tecnologia necessário para incorporar este sistema é muito rentável.

Além da sua rentabilidade, a adoção da fatura eletrônica abre, em muitos casos, a porta ao sistema de troca eletrônico de dados, EDI (Electronic Data Interchange). As empresas não apenas estão assumindo um novo modelo de gestão em termos de faturamento, como também estão aproveitando o avanço digital para implementar novas soluções de comunicação que lhes proporcionarão maiores vantagens competitivas.