Como funciona a fatura eletrônica na Costa Rica

A fatura eletrônica na Costa Rica é um sistema regulamentado pela Dirección General de Tributación (DGT) que visa digitalizar e otimizar os processos fiscais. Seu uso é obrigatório para todos os contribuintes e garante a autenticidade, integridade e rastreabilidade de cada transação comercial. Por meio da validação em tempo real pela DGT, esse sistema melhora a transparência fiscal e facilita o cumprimento das obrigações fiscais.

Evolução da fatura eletrônica na Costa Rica

A implementação da fatura eletrônica na Costa Rica começou em 2017 com um projeto-piloto destinado a grandes contribuintes, promovido pela Dirección General de Tributación (DGT). Esse projeto, desenvolvido gradualmente por setor e atividade econômica, foi concluído em 2018 com o sistema tornando-se obrigatório para todos os contribuintes.

Desde então, os contribuintes devem emitir e receber recibos eletrônicos por meio do Ministério da Fazenda, que é responsável por validar cada documento antes de ser aceito. A DGT supervisiona a conformidade e regulamenta o uso desse sistema, garantindo seu funcionamento correto no âmbito fiscal.

Como funciona o sistema de fatura eletrônica na Costa Rica

Na Costa Rica, o faturamento eletrônico é gerenciado pelo Ministério da Fazenda, que é responsável por receber, validar e emitir recibos eletrônicos. Esses documentos substituem as faturas tradicionais e seu uso é obrigatório para todos os contribuintes.
Para que um comprovante eletrônico tenha validade fiscal, ele deve ser aceito pelo Ministério da Fazenda. Sem essa validação, ele não pode ser usado para respaldar créditos fiscais nem como uma despesa dedutível. O processo de faturamento eletrônico baseia-se em um fluxo de validação que garante a autenticidade e a integridade de cada transação. Duas mensagens importantes estão envolvidas nesse processo de validação:

• Mensagem da Fazenda: Resposta do Ministério da Fazenda ao emissor eletrônico, indicando se a fatura foi aprovada ou recusada após a validação de sua estrutura e conteúdo.
• Mensagem do Receptor: Confirmação do destinatário da fatura, que pode aceitar, aceitar parcialmente ou recusar a fatura. Essa mensagem deve ser enviada à Dirección General de Tributación nos primeiros oito dias úteis do mês seguinte à transação, conforme a resolução DGT-R-063-2018.

Se um recibo for recusado, uma nova mensagem de confirmação deverá ser gerada com as correções necessárias.

Processo de emissão de faturas eletrônicas na Costa Rica

Esse processo garante a transparência e a rastreabilidade das transações comerciais na Costa Rica, contribuindo para uma maior eficiência na gestão tributária.

• O emissor gera um arquivo XML com a fatura eletrônica e o envia ao Ministério da Fazenda para validação.
• O Ministério da Fazenda analisa a estrutura e o conteúdo do documento e, em um prazo máximo de três horas, emite uma mensagem de aprovação ou recusa.
• Depois de validada, a fatura é enviada ao destinatário juntamente com a mensagem das autoridades fiscais.
• O receptor deve revisar o recibo e enviar uma mensagem de aceitação, aceitação parcial ou recusa ao Ministério da Fazenda.

Recibos eletrônicos na Costa Rica

Na Costa Rica, os recibos eletrônicos são documentos fiscais digitais usados para respaldar a venda de mercadorias e serviços. Seu uso é obrigatório e eles devem cumprir os requisitos estabelecidos pelo Ministério da Fazenda, garantindo a transparência e a rastreabilidade das transações comerciais.

Esses recibos devem ser emitidos em formato XML, seguindo as especificações técnicas do Ministério da Fazenda. Atualmente, o sistema opera com a versão 4.3, mas, a partir de 1º de setembro de 2025, a versão 4.4 será obrigatória. Essa atualização inclui melhorias na precisão dos dados, maior integração tecnológica e conformidade com os padrões internacionais, otimizando assim o processo de faturamento eletrônico no país.

A nova versão 4.4 dos recibos eletrônicos na Costa Rica

O Ministério da Fazenda definiu um período de transição para a implementação dos comprovantes eletrônicos versão 4.4, em conformidade com a Resolução Geral publicada no Diário Oficial. Esse processo terá início em 1º de dezembro de 2024, quando os contribuintes terão seis meses para atualizar seus sistemas. A partir de 1º de abril de 2025, o uso da versão 4.4 será opcional, permitindo que as empresas se adaptem gradualmente. No entanto, a partir de 1º de setembro de 2025, a nova versão será obrigatória e substituirá completamente a anterior.

Entre as principais mudanças introduzidas, destaca-se a Transitória II, que estabelece novos requisitos para os contribuintes que comercializam medicamentos para consumo humano. A partir de 1º de janeiro de 2025, eles terão que atualizar seus sistemas para a versão 4.3 para incorporar os campos obrigatórios "Registro de Medicamentos" e "Formulário Farmacêutico", garantindo a conformidade com os registros de saúde exigidos pelo Ministério da Saúde.

Outro aspecto relevante da regulamentação é a criação do Recibo Eletrônico de Pagamento, um novo documento criado para registrar transações que envolvem pagamentos parciais em vendas a crédito ou pagamento diferido. Esse recibo complementará a documentação das transações comerciais, sem substituir a obrigação de emitir a fatura correspondente no momento da venda.

Tipos de recibos eletrônicos na Costa Rica

O sistema de faturamento eletrônico na Costa Rica compreende diferentes tipos de recibos eletrônicos, cada um com uma função específica dentro da atividade comercial:

• Fatura eletrônica: O principal documento que respalda a venda de mercadorias e a prestação de serviços.
• Fatura eletrônica geral: Fatura emitida quando o comprador não solicita um recibo específico. Ela é declarada com um ID fiscal genérico ao Ministério da Fazenda.
• Fatura eletrônica de exportação: Documento que detalha a exportação de bens e serviços para fora do território nacional.
• Fatura eletrônica de compra: Recibo emitido por compradores de mercadorias ou serviços adquiridos de contribuintes que não são obrigados a usar recibos eletrônicos. A ser validada com o Ministério da Fazenda.
• Notas de crédito e débito: Documentos que permitem corrigir erros, modificar valores ou cancelar faturas e bilhetes eletrônicos sem alterar o documento original.
• Bilhete eletrônico: Documento usado exclusivamente em vendas a consumidores finais.
• Confirmações de aceitação ou recusa: Mensagens eletrônicas que confirmam ou recusam o recebimento de um recibo, garantindo sua validade para fins fiscais.

Catálogo de Bens e Serviços (CAByS) na Costa Rica

O Catálogo de Bens e Serviços (CAByS) é um sistema padronizado criado pelo Ministério da Fazenda e pelo Banco Central da Costa Rica para classificar uniformemente os produtos e serviços comercializados no país. Esse catálogo organiza as mercadorias e os serviços em categorias hierárquicas e atribui a cada uma delas um código exclusivo, juntamente com a alíquota do Imposto sobre Valor Agregado (IVA) aplicável, conforme as normas em vigor.

Todos os contribuintes são obrigados a incluir o código CAByS correspondente em seus recibos eletrônicos, especificamente no campo denominado "Código do produto/serviço". Essa medida visa melhorar a precisão da tributação, facilitar a auditoria e garantir o registro correto das transações comerciais no sistema de faturamento eletrônico.

Fatura eletrônica para a venda de passagens aéreas

A Dirección General de Tributación estabelece regulamentos específicos para a emissão de faturas eletrônicas para a venda de passagens aéreas, aplicáveis a companhias aéreas e agências de viagens que são membros da IATA e do BSP. No caso de vendas diretas pelas companhias aéreas aos consumidores finais, as companhias aéreas devem emitir bilhetes eletrônicos em 48 horas, disponibilizando-os aos passageiros por meio de suas plataformas eletrônicas. Isso permite que os viajantes obtenham sua fatura eletrônica sempre que precisarem.

Para as vendas realizadas por agentes de viagens em nome das companhias aéreas, é estabelecido um processo diferente. A transportadora aérea emitirá uma única fatura eletrônica semanal para cada agente de viagens, detalhando o número total de passagens vendidas. Essa fatura deve incluir o relatório de suporte de faturamento do BSP como um anexo obrigatório. Por sua vez, as agências de viagens devem gerar uma fatura eletrônica para o consumidor final no momento da venda, especificando o número do bilhete e os dados exigidos pelo Regulamento de Recibos Eletrônicos. As agências que não forem credenciadas pela IATA seguirão o mesmo procedimento das companhias aéreas nas vendas diretas, garantindo que os passageiros possam gerar sua fatura eletrônica a partir dos bilhetes eletrônicos emitidos em 48 horas.

Assinatura eletrônica e armazenamento de faturas na Costa Rica

O faturamento eletrônico na Costa Rica exige o uso de mecanismos de segurança que garantam a autenticidade, integridade e autoria dos recibos eletrônicos. Para isso, cada fatura deve ter uma assinatura eletrônica, garantindo a identidade do emissor e impedindo qualquer alteração do documento. Dependendo do tipo de contribuinte, diferentes métodos de assinatura podem ser usados, como a assinatura digital para pessoas físicas, o selo eletrônico para pessoas jurídicas e a chave criptográfica do Ministério da Fazenda.

Além disso, o regulamento estabelece a obrigação de armazenar e conservar os recibos eletrônicos em formato digital por um período mínimo de cinco anos. Isso assegura a rastreabilidade das transações e garante a conformidade com as disposições fiscais em vigor.

Requisitos para a emissão de faturas eletrônicas na Costa Rica

Para emitir faturas eletrônicas na Costa Rica, os contribuintes devem cumprir uma série de requisitos estabelecidos pela Dirección General de Tributación (DGT). Isso inclui o registro no Ministério da Fazenda, o uso de ferramentas de segurança para garantir a autenticidade dos recibos e a implementação de um sistema de faturamento eletrônico que esteja em conformidade com as normas vigentes.

• Registro como contribuinte: Empresas e pessoas físicas devem ser registradas no Ministério da Fazenda.
• Registro como emissor-receptor: É obrigatório registrar-se no sistema Administración Tributaria Virtual (ATV) para começar a emitir recibos eletrônicos.
• Aquisição da chave criptográfica: Ele deve ser obtido por meio do sistema ATV para assinar digitalmente as faturas e garantir sua autenticidade.
• Assinatura eletrônica: Cada comprovante deve ter uma assinatura digital respaldada por uma autoridade de certificação internacional.
• Sistema de faturamento eletrônico: É necessário ter um software que atenda aos padrões técnicos exigidos pela DGT.

Plataforma global de faturamento eletrônico EDICOM

A EDICOM é uma referência internacional em soluções de faturamento eletrônico e conformidade fiscal, oferecendo uma plataforma global que permite às empresas automatizar a emissão e o recebimento de recibos eletrônicos em conformidade com as normas costarriquenhas Na Costa Rica, a solução da EDICOM facilita a geração, a validação e o envio de recibos eletrônicos ao Ministério da Fazenda, garantindo a conformidade com os requisitos estabelecidos pela Dirección General de Tributación (DGT).

Graças à sua tecnologia avançada, a plataforma EDICOM permite que as empresas otimizem seus processos administrativos por meio da automatização do fluxo de trabalho, reduzindo os erros manuais e garantindo uma integração perfeita com os sistemas ERP. Além disso, oferece um serviço de armazenamento eletrônico seguro, permitindo a preservação e a recuperação de recibos eletrônicos pelo período legalmente estabelecido.

Como uma empresa especializada em faturamento eletrônico, a EDICOM oferece uma solução escalável e adaptável às regulamentações fiscais de vários países, permitindo que as empresas operem de forma eficiente e segura nos mercados internacionais, garantindo a rastreabilidade e a conformidade de suas operações fiscais.