Portugal: A fatura eletrônica com a Administração Pública

A fatura eletrônica em Portugal é obrigatória nas relações dos fornecedores com as administrações públicas. A eSPap, Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, desempenha o papel de entidade coordenadora na implementação do sistema de fatura eletrônica em Portugal.

Enquadramento legal da fatura eletrônica B2G em Portugal

A fatura eletrônica em Portugal está regulada pelo Decreto-Lei 111-B/2017, que é uma transposição da Diretiva 2014/55/UE sobre o uso do faturamento eletrônico na contratação pública de cumprimento obrigatório para todos os estados-membros. Esse Decreto-Lei foi posteriormente modificado pelo Decreto 123/2018 para definir novas características do modelo e as diferentes fases de implementação.

Sistema de fatura eletrônica em Portugal

O sistema de fatura eletrônica na administração pública de Portugal baseia-se em um modelo descentralizado, pelo que os órgãos públicos podem utilizar a plataforma de recepção de faturas prevista pela eSPap ou desenvolver as suas próprias plataformas para a recepção, validação e processamento de faturas. É possível efetuar a conexão por meio de um protocolo AS2 ou de Web Services. 

Entidades públicas obrigadas a utilizar a plataforma eSPap

• Administrações diretas do Governo
• Institutos Públicos

Entidades públicas com utilização voluntária da plataforma eSPap

• Presidência da República
• Assembleia da República
• Procuradoria-Geral da República
• Tribunais
• Entidades administrativas independentes
• Entidades do Setor Público Empresarial (Hospitais)
• Universidades

Características da fatura eletrônica em Portugal

Os documentos de emissão obrigatória nas relações com as administrações públicas são a fatura, a nota de crédito e a nota de débito.

Formato da fatura: É possível utilizar os dois formatos aprovados pela União Europeia: UBL 2.1 "CIUS-PT" e CEFACT "CIUS-PT". 

Elementos que o arquivo estruturado deve conter:

• Identificadores do processo e da fatura
• Período de faturamento
• Informações sobre o cocontratante
• Informações sobre o contratante público
• Informações sobre a entidade beneficiária, se for diferente da anterior
• Informações sobre o representante fiscal do cocontratante
• Referência do contrato
• Condições de entrega
• Instruções de pagamento
• Informações sobre os ajustes e as cargas
• Informações sobre as verbas da fatura
• Total da fatura

Assinatura digital e armazenamento: A assinatura digital é obrigatória e exige-se o armazenamento das faturas durante 10 anos tanto para o emissor como para o receptor. 

Código de documento único (ATCUD) e código QR bidimensional

A Autoridade Tributária e Aduaneira (AT) anunciou a obrigação de incluir, nas faturas e documentos fiscais relevantes, o código de documento único ATCUD (Código Único de Documento de Validação) e o código de barras bidimensional (código QR). Essas medidas têm como objetivo simplificar a comunicação de faturas, como também aumentar o controle das transações realizadas pelos contribuintes e, assim, combater a economia informal, a fraude e a evasão fiscal.

Os códigos ATCUD devem constar em todas as faturas e sua legibilidade deve ser garantida, independentemente do meio em que são apresentadas ao cliente, seja em formato eletrônico ou em papel. A representação do código QR nas faturas afeta apenas as faturas enviadas em papel ou em PDF assinado. Para documentos com mais de uma página, o código ATCUD aparecerá em todas as páginas; no caso do código QR, ele poderá aparecer na primeira ou na última página.

Requisitos para poder incluir códigos ATCUD e QR nas faturas

• Ter uma solução de software certificada pela TA.
• Ter o código de validação de série emitido pelo TA.

Plataforma global de fatura eletrônica EDICOM

Se a sua empresa tem um projeto de fatura eletrônica em Portugal ou em qualquer outro país do mundo, a EDICOM pode ajudar com as suas obrigações fiscais. A nossa plataforma permite uma gestão integrada do faturamento eletrônico com as administrações públicas portuguesas, assim como outros procedimentos telemáticos de caráter tributário, como a declaração do arquivo SAF-T de contabilidade.

Nesse sentido, a EDICOM oferece aos seus clientes uma solução global que cumpre todos os requisitos técnicos estabelecidos no sistema português de faturamento eletrônica B2G ou em qualquer outro país do mundo.