SII: Sistema de Informação Imediata do IVA na Espanha

O Sistema de Informação Imediata (SII) é o sistema desenvolvido pela Agência Estatal de Administração Tributária (AEAT) para a gestão eletrônica dos livros de registo do IVA na Espanha. Através deste sistema, implementado em 2017, as empresas devem apresentar os dados das faturas emitidas e recebidas em um prazo máximo de 4 dias corridos.

O que é o Sistema de Informação Imediata (SII)?

O Sistema de Informação Imediata (SII) é o sistema de gestão do IVA promovido pela Agência Tributária, que permite o tratamento eletrônico dos livros de registo do Imposto sobre o Valor Agregado. As empresas obrigadas a utilizar este sistema devem enviar à AEAT, por via eletrônica, os registos das suas faturas emitidas, recebidas e outras operações relevantes, com o objetivo de simplificar o cumprimento das obrigações fiscais, melhorar o controle fiscal e agilizar os reembolsos do IVA.

Quem é afetado pelo SII?

O SII é obrigatório para as empresas que liquidam o IVA em uma base mensal, o que inclui os seguintes grupos:

• Grandes empresas com um volume de negócios superior a 6 milhões de euros.
• Empresas registradas em grupos de IVA.
• Empresas registradas no Sistema de Reembolso Mensal do IVA (REDEME).
• Empresas que adotam voluntariamente este sistema.

Como funciona a gestão eletrônica do IVA?

Antes do SII, as empresas apresentavam resumos anuais ou trimestrais das suas operações através dos formulários 347, 340 ou 390. Com o SII, os registos de faturamento das empresas, bem como a declaração de outras operações, são feitos por via eletrônica e imediatamente na sede eletrônica da AEAT.

As operações objeto da presente expedição são as seguintes:

• Faturas emitidas
• Faturas recebidas
• Bens de investimento
• Transações intracomunitárias

A informação é transmitida através de um arquivo em formato XML, gerado a partir da informação do sistema de gestão da empresa. Esse arquivo inclui os dados da fatura e a sua estrutura deve cumprir as especificações técnicas estabelecidas pela AEAT. Após o envio do arquivo, a AEAT valida os dados e devolve uma resposta com a situação do registo, permitindo às empresas corrigir rapidamente eventuais erros.

Prazos para a apresentação de informações à AEAT

O SII estabelece prazos específicos para a apresentação de dados à AEAT, que variam em função do tipo de transação:

• Faturas emitidas: a empresa dispõe de um prazo de 4 dias de calendário a contar da data de emissão para enviar os dados à AEAT. Se as faturas forem emitidas pelo destinatário ou por um terceiro autorizado, o prazo é ampliado para 8 dias de calendário.
• Faturas recebidas: o prazo para o envio dos dados é de 4 dias após o registro contábil da fatura e sempre antes do dia 16 do mês seguinte ao período de liquidação
• Operações intracomunitárias: a informação deve ser enviada no prazo de 4 dias de calendário a contar do envio ou do recebimento dos bens.
• Bens de investimento: as empresas têm até o último período de liquidação do ano civil para apresentar a informação, com um prazo até 30 de janeiro do ano seguinte.

Conectividade com o sistema SII AEAT

O sistema SII foi concebido para funcionar de forma automatizada, o que facilita a transmissão de informações entre as empresas e a AEAT. As empresas podem se conectar ao SII através de dois métodos:

• Web Service: esta opção é ideal para as empresas com um elevado volume de transações, uma vez que permite automatizar totalmente a apresentação dos livros de registro do IVA a partir do sistema de gestão da empresa. Isto reduz o risco de erro humano e otimiza o processo de devolução.
• Portal web: para as empresas com poucas transações, o portal Web permite que as informações sejam introduzidas manualmente e enviadas para a AEAT. Esta opção é mais limitada e adequada apenas para empresas com um baixo volume de transações.

Vantagens do Sistema de Informação Imediata (SII)

O SII oferece uma série de vantagens tanto para as empresas como para a administração fiscal:

• Automatização: a utilização de tecnologias de intercâmbio eletrônico de dados torna a gestão do IVA mais eficiente, reduzindo a intervenção manual e minimizando os erros.
• Controle fiscal mais eficaz: a AEAT dispõe dos dados de faturamento em tempo real, o que facilita o controle das operações e reduz a necessidade de requisitos adicionais.
• Correção de erros: os contribuintes podem corrigir os erros detectados nas declarações sem esperar que a AEAT o solicite, o que melhora a transparência e reduz as penalizações.
• Redução das obrigações formais: ao adotar o SII, são eliminadas as obrigações de apresentação dos formulários 347, 340 e 390, o que simplifica a gestão fiscal.
• Retornos mais rápidos: Ao dispor de informações pormenorizadas e atualizadas, a AEAT pode acelerar os processos de reembolso do IVA, reduzindo os tempos de espera das empresas.

Relação entre o SII e o faturamento eletrônico na Espanha

O SII e a fatura eletrônica são sistemas complementares que perseguem objetivos diferentes. Enquanto o SII está centrado no controle fiscal e na transparência da gestão do IVA, a fatura eletrônica, promovida pela Lei “Crea y Crece”, tem como principal objetivo reduzir os atrasos de pagamento nas transações B2B, regular os pagamentos entre empresas e promover a digitalização dos processos empresariais.

Embora ambos os sistemas funcionem de forma independente, compartilham certas caraterísticas, como a utilização de identificadores únicos para as faturas e a transmissão de dados em formato eletrônico. As empresas obrigadas a cumprir o SII terão também de se adaptar ao faturamento eletrônico, o que representa um desafio tecnológico que exigirá uma integração adequada de ambos os sistemas para evitar duplicações ou problemas operacionais.

EDICOM, solução SII

A EDICOM oferece uma solução integral para a gestão do SII, automatizando o processo de emissão e envio dos livros de registro do IVA para a AEAT. Através da solução, as empresas podem gerar arquivos XML, enviá-los de forma segura e receber as notificações correspondentes.

Além disso, a EDICOM atua como um “Terceiro de Confiança”, de acordo com o Regulamento Europeu 910/2014, oferecendo armazenamento seguro e de longo prazo para livros de IVA e mensagens de status emitidas pela AEAT. Desta forma, as empresas cumprem a normativa em vigor e dispõem da informação necessária em caso de possíveis auditorias ou litígios.

A solução EDICOM foi concebida para se integrar nos sistemas de gestão das empresas, facilitando a automatização dos processos e minimizando a intervenção manual, melhorando a eficiência e reduzindo o risco de erros na transmissão de dados.