Aplicações do EDI
A tecnologia para o intercâmbio eletrônico de dados EDI permite otimizar o funcionamento de todos os departamentos de uma empresa por meio da sua aplicação em qualquer tipo de documento trocado entre os interlocutores de uma relação comercial (encomendas, faturas, guias de remessa etc.).
Quais são as principais aplicações do EDI?
El EDI permite operações mais ágeis e eficientes dos departamentos comercial, de compras e administrativo e financeiro das empresas.
Como sistema de trabalho, o "Electronic Data Interchange" foi concebido para automatizar a integração de seus documentos comerciais no ERP ou Sistema de Gestão Interno. Na medida em que você maximiza o número de parceiros comerciais (clientes, fornecedores, operadores logísticos etc.) e de mensagens EDI intercambiadas, quanto maiores os benefícios obtidos.
Estes benefícios se traduzem em reduções significativas de custos que, dependendo do nível de implementação, podem chegar a 90% em comparação com o mesmo processo realizado com documentos geridos por correio, fax ou correio.
A seguir, analisamos algumas das principais aplicações do EDI e os benefícios que trazem para as empresas que integram essas mensagens eletrônicas em suas operações diárias.
Integração de pedidos com EDI (ORDENS)
Os departamentos de compras devem gerir recursos importantes para gerar, enviar e controlar os pedidos de compra aos fornecedores. Para os fornecedores, a interpretação e registro desses pedidos em seus sistemas, envolve uma quantidade significativa de trabalho a ser feito pelo pessoal comercial ou administrativo.
Em qualquer caso, estamos falando de operações críticas tanto para compradores quanto para fornecedores, uma vez que a prestação de um serviço eficiente e de qualidade aos clientes finais de ambas as partes depende, em última instância, deles.
Como sua solução EDI integra os pedidos?
Se você emite ordens de compra
- Você registra seu pedido junto ao fornecedor apenas uma vez em seu ERP.
- Os dados neste pedido de compra são convertidos para o padrão em que o fornecedor espera receber o pedido.
- Uma aplicação EDI eficiente reconhece o destinatário na estrutura do documento eletrônico e o envia automaticamente para o fornecedor por canais seguros.
- Você recebe uma notificação informando quando seu pedido foi recebido e processado no destino.
- Se houver um problema, ou se passar mais tempo do que o esperado para processar a sua ordem de entrega, você recebe alertas e avisos para o informar deste fato.
Se você for um Fornecedor
- Você recebe os pedidos de seus clientes em sua solução EDI.
- Estes são automaticamente transformados em uma estrutura de dados que seu ERP pode importar.
- Os dados de seu pedido estão integrados ao sistema de gerenciamento e estão prontos para processamento.
- Seu cliente é automaticamente informado de que recebeu o pedido e está processando o mesmo.
Integração de guias de remessa com o EDI (DESADV)
A guia de remessa, como documento que acompanha o produto em seu trânsito até o cliente, constitui uma transação comercial fundamental que permite verificar se o produto recebido corresponde efetivamente ao pedido de compra.
A possibilidade de realizar essas verificações, como uma etapa anterior à emissão da fatura, permite que sejam feitos ajustes na fatura no caso de qualquer diferença em relação ao pedido inicial.
Como sua solução EDI integra os avisos de expedição?
Se você for um receptor de produtos
- Seu fornecedor emitirá um aviso de entrega quando as mercadorias estiverem prontas para serem enviadas.
- Você receberá esse aviso que será automaticamente integrado ao seu sistema de gestão ou ERP.
- O documento recebido deve ser rastreado com o pedido de compra inicial. Isso permite detectar diferenças se houver alguma antes de receber o produto.
- Você emite um aviso de confirmação ao seu fornecedor se tudo estiver correto.
- Seus armazéns saberão antecipadamente a chegada de novos produtos, permitindo-lhe fazer um planejamento que resultará em maior eficiência nos processos de descarga e armazenamento.
- Se o aviso de entrega eletrônico for acompanhada de códigos que permitam a identificação das unidades logísticas, a verificação destas será simplificada no destino através de uma simples leitura dos códigos de barras de cada embalagem.
Se você for um Fornecedor
- A partir do pedido recebido, você faz uma nota de entrega em seu ERP, selecionando o número de unidades efetivas de cada referência solicitada a ser emitida.
- Sua solução EDI toma os dados de sua nota de entrega e os envia automaticamente ao seu destino no formato que seu cliente espera receber como Nota de Entrega de produtos.
- Seu cliente verifica seu aviso de entrega em relação ao pedido inicial. Esse processo é normalmente totalmente automático, pois todos os documentos comerciais gerados via EDI (pedido, nota de entrega, fatura...) são rastreados.
- Você recebe um aviso, informando que as verificações estão corretas.
- Este processo permite agilizar o processo de entrega e descarga, já que seu cliente conhece antecipadamente as mercadorias que receberá, o que reduz os tempos de processamento de seus pedidos no destino.
Integração de faturas com o EDI (INVOICE)
A automação dos processos de faturamento é um elemento estratégico que pode economizar até 90% em comparação com a gestão manual desses documentos.
O volume de faturas frequentemente administrado pelos departamentos de contas a pagar requer a adoção de medidas para otimizar as operações associadas com sua revisão, validação, registro e pagamento ao fornecedor. Da mesma forma, os emissores de faturas são forçados a dedicar recursos dispendiosos a tarefas críticas, tais como faturamento periódico aos clientes que também envolvem impressão, envelopamento, postagem e correio. Além disso, você deve realizar verificações periódicas para verificar o recebimento e o status da fatura no departamento de contas a pagar.
A integração de faturas eletrônicas permite a automação de quase todas estas etapas, oferecendo grandes vantagens competitivas aos emissores e receptores que se traduzem em melhores rácios de eficiência de gestão e, consequentemente, em significativa economia de custos.
Como sua solução EDI integra as faturas?
Se você for um receptor da fatura EDI
- Sua solução EDI recebe a fatura emitida por seu fornecedor.
- Esta passa por um processo de mapeamento que gera um arquivo de dados para integração em seu ERP.
- Os dados viajam para sua rede local de forma segura, e a fatura é registrada em seu sistema de gestão.
- O registro automático do documento em seu ERP, simplifica os processos de correspondência e validação com outros documentos já registrados como pedidos ou notas de remessa.
- Se o processo de validação for bem-sucedido, seu sistema dará a fatura como pronta para pagamento, e você poderá enviar automaticamente uma mensagem de confirmação para a solução EDI do seu fornecedor.
- Além das faturas enviadas a você por seus fornecedores habilitados para EDI, você também pode integrar faturas enviadas a você por fornecedores não EDI. Confira nossas soluções de portais web EDI.
Se você é um emissor de fatura EDI
- Você gera as notas fiscais no ERP..
- Sua solução EDI leva os dados destes documentos e os mapeia para a estrutura que seu cliente espera receber..
- Seu software EDI reconhece o destinatário na fatura e envia automaticamente a fatura por meio dos canais de comunicação estabelecidos.
- Seu cliente recebe a fatura.
- Você recebe uma notificação de que o documento foi processado. Se, por outro lado, ocorrerem erros ou o tempo esperado exceder o tempo esperado, você receberá alertas oportunos informando-o.
- Se você tem uma solução EDI, você pode emitir 100% de suas faturas eletronicamente, e enviá-las eletronicamente mesmo a clientes sem este tipo de tecnologia. Consulte nossa solução para a publicação de faturas EDI.
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