Benefícios do intercâmbio eletrônico de dados

A impressão de documentos comerciais, o seu manuseio, classificação, introdução em envelopes, franquia, envio, registro no ERP etc. Todas estas tarefas são reduzidas drasticamente ou até mesmo eliminadas.

Os documentos EDI são enviados e recebidos em segundos. A automatização total ou parcial dos processos associados aos documentos também permite seu registro no ERP. A validação de quantidades ou preços e a anulação das quantidades adequadas pode ser efetuada quase instantaneamente.

As informações intercambiadas realiza-se sobre a base de padrões conhecidos pelo remetente e pelo destinatário, que asseguram a sua correta interpretação independentemente dos países ou setores de atividade. Eliminam-se os erros típicos que podem ocorrer ao introduzir dados, interpretar faxes ilegíveis, perder documentos, erros ao anotar pedidos telefônicos etc.

A capacidade de adaptação do EDI facilita o fluxo de comunicações e, de modo geral, melhora as relações comerciais com qualquer parceiro ou interlocutor.

Este é um dos benefícios mais assinaláveis do EDI. Com a implementação de uma solução eletrônica, os custos do tratamento de documentos comerciais são minimizados em pelo menos 35%, mas o valor é muito mais surpreendente no caso das faturas eletrônicas, onde a economia pode chegar a 90%. Por um lado, essa drástica redução econômica se deve à automatização das operações e, por outro, à eliminação do uso de papel.

Com a tecnologia EDI é possível manusear um número muito maior de operações comerciais com menos mão de obra. A eliminação gradual das tarefas associadas à gestão de documentos em papel permite que essas equipes se dediquem a tarefas de maior valor agregado.

A substituição do papel por documentos eletrônicos facilita o seu acompanhamento. O EDI assegura rastreabilidade, integrando transações como a confirmação de recepção de pedidos, de faturas, alterações de ordens de compra, status de pagamentos pendentes etc. Além disso, o envio dos documentos por meio de redes privadas, como a EDICOMNet (EDICOM Value Added Network), permite um controle permanente do status das mensagens relativamente à sua recepção, tratamento, leitura etc.

A implementação do EDI se traduz na aplicação de fluxos de trabalho e tempos de resposta ideais. Tudo isso é algo que beneficia, sobretudo, os clientes, dado que os planos de produção e entrega são muito mais precisos.

Com este sistema, a emissão e recepção de faturas eletrônicas produz-se de forma imediata. A tudo isso acrescentemos a automatização dos processos de validação e cassação, que facilita uma rápida tramitação no destino, permitindo prever as necessidades de tesouraria. Graças a essa previsão, o comprador pode se beneficiar de descontos por pagamento imediato e o fornecedor pode melhorar a sua liquidez.