O que é fatura eletrônica?

A fatura eletrônica é um substituto legal e fiscal para a fatura em papel que oferece condições especiais de segurança para garantir a integridade e autenticidade.

Saiba mais sobre as principais características do faturamento eletrônico

A fatura eletrônica é um substituto legal e fiscal para a fatura em papel. Esse sistema tecnológico já é uma realidade impulsionada pela natureza obrigatória em todas as regiões do mundo. Contudo, apesar de sua expansão, ainda há confusão sobre o que a fatura digital realmente implica.

O principal erro é pensar que qualquer fatura enviada e recebida por meios eletrônicos constitui em si mesma uma fatura eletrônica. Além dessa condição, vários requisitos devem ser cumpridos para converter o documento digital em uma alternativa com as mesmas atribuições legais e fiscais que as concedidas a sua contraparte em formato papel.

A consideração da fatura eletrônica como um documento original válido envolve 3 condições-chave:

Formato da fatura: Você precisa de um formato de fatura digital de maior ou menor complexidade: EDIFACT, FACTURAE, XML, PDF, X12...
Transmissão eletrônica: É necessária uma transmissão telemática. Ele deve começar de um computador e ser pego por outro computador.
Integridade e autenticidade: O documento deve permanecer inalterável, garantindo sua integridade e autenticidade.

Como é o faturamento eletrônico em nível global?

Para que uma fatura eletrônica legal seja considerada um documento original válido, ela deve estar de acordo com as especificações estabelecidas pela legislação do país de onde é emitida:

Obrigatoriedade

Diferentes regiões impuseram o uso da faturamento eletrônico aos contribuintes em grande escala. Na América Latina, há muitos países onde o uso desse sistema de faturamento é praticamente obrigatório para 100% dos emissores. Na Europa, alguns países fizeram dela um formato obrigatório nas relações que as Administrações Públicas mantêm com seus fornecedores.

Trâmites administrativos anteriores

Alguns Países exigem a aplicação de processos anteriores de solicitação, registros, obtenção de certificados etc., como formalidades prévias que devem ser cumpridas antes de iniciar a emissão de faturas eletrônicas.

Formato da fatura

Em muitos casos, o formato de fatura digital no qual o documento eletrônico deve ser gerado é definido e padronizado, sendo o XML a linguagem mais difundida.

Código de Controle Fiscal

Os países que promovem a utilização da faturamento eletrônica para reduzir a evasão fiscal exigem a inclusão de códigos de controle no documento. Esses são habitualmente emitidos pela administração fiscal competente como etapa prévia ao envio do documento ao cliente.

Assinatura eletrônica

É comum a legislação de diferentes países estabelecer a necessidade de aplicar assinaturas eletrônicas à fatura, como forma de garantir a integridade do documento e a autenticidade de sua origem.

Conservação

O armazenamento dos documentos eletrônicos originais sob determinadas condições de segurança e acesso é frequentemente o tema das diferentes legislações existentes sobre faturamento eletrônico.

Como é o faturamento eletrônico no Brasil?

O país está na dianteira em fiscalização eletrônica devido à necessidade decorrente da complexidade do sistema tributário brasileiro, marcado pelo controle fiscal de um vasto território que reincide sobre várias administrações tributárias locais, estaduais ou federais.

Para a harmonização da troca eletrônica de dados fiscais, a Secretaria da Fazenda (SEFAZ) define uma série de documentos estruturados utilizando a linguagem XML, que permite a troca destas transações entre emissores e receptores assim como a declaração das operações comerciais realizadas pelas empresas junto às autoridades fiscais.

O que é a Nota Fiscal Eletrônica?

A NF-e, Nota Fiscal Eletrônica, é o documento obrigatório no Brasil para a emissão de notas fiscais relativas à compra e venda de produtos. A estruturação do documento baseia-se em um arquivo em formato XML, que deve ser declarado junto à autoridade fiscal competente (SEFAZ) para sua aprovação antes do envio do produto.

Esse documento eletrônico também deve ser entregue ao receptor da nota fiscal. Ao contrário do que acontece com outros documentos fiscais, há uma norma estadual unificada para os campos do arquivo que devem ser preenchidos

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O que é a Nota Fiscal de Serviços Eletrônica?

A Nota Fiscal de Serviços Eletrônica é o documento que a SEFAZ estabelece como obrigatório para documentar as operações relativas à prestação de serviços entre parceiros comerciais.

O aspecto decisivo no processo de emissão da Nota Fiscal de Serviços Eletrônica concentra-se, por um lado, na declaração junto às autoridades locais correspondentes, que representam mais de 500 pontos de entrada de notas fiscais. Por outro lado, embora exista um modelo simplificado do documento, as informações podem variar de acordo com as necessidades do município.

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Nossos especialistas falam sobre o faturamento eletrônico

A América Latina e a Europa são as duas regiões do mundo com maior aceitação do faturamento eletrônico.

Fatura eletrônica na América Latina

Fatura eletrônica na Europa

Benefícios da fatura eletrônica

Aumento da eficiência nos processos administrativos

A emissão, envio, recepção e registro de documentos é feita de forma imediata e automática. Todos os processos são integrados com o sistema de gestão interno do emissor e receptor. Esse nível de automação reduz significativamente os erros associados ao registro manual de faturas.

Redução de custos

O custo de emissão, envio e recepção de faturas é drasticamente reduzido. Alguns estudos estabeleceram essa economia em cerca de 90% em comparação com o custo de emissão e gestão do mesmo documento em formato papel.

Redução dos tempos de resposta

A eficiência no envio e recepção do documento, o imediatismo da entrega e o desaparecimento virtual de erros na emissão do documento se traduz em uma redução significativa nos tempos de resposta e pagamento.

Segurança na comunicação

A possibilidade de gerenciar o envio destes documentos por meio de redes privadas como a VAN (Value Added Network) ou por meio de protocolos específicos ponto a ponto como o AS2, garante um envio seguro e confidencial.

Integridade do documento

Ao mesmo tempo, a aplicação de processos de assinatura eletrônica permitirá que o remetente e o receptor tenham maiores garantias quanto à integridade do conteúdo e à autenticidade da origem.

Integração com os sistemas de gestão

A emissão desses documentos pode ser automatizada a partir dos dados registrados nos sistemas internos de gestão de fornecedores e credores. Por outro lado, sua recepção em modo eletrônico permite que os receptores da fatura automatizem sua validação e consolidação, permitindo um registro direto sem intervenção humana no sistema de gestão de contas a pagar.

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