A fatura eletrônica na Itália

A primeira coisa que uma empresa deve questionar é se o seu sistema de gestão interno e os seus procedimentos administrativos estão preparados para se adaptar à emissão eletrônica de faturas para o SdI. Será necessário um fornecedor de soluções eletrônicas capaz de se integrar no seu ERP para converter os dados nos formatos estruturados necessários.

A EDICOM integra-se nos principais ERP do mercado (SAP, Microsoft Dynamics, Sage etc.) e adapta-se à recuperação de dados para os converter no formato requerido pelo destinatário. A nossa solução funciona na nuvem, pelo que não requer nenhuma instalação local por parte do cliente e todas as atividades de manutenção e atualização da infraestrutura são realizadas pelas nossas equipes especializadas.

As empresas que já trocam dados eletronicamente com os seus parceiros comerciais ou com a administração pública utilizam um arquivo com conteúdo e informações acordados entre as partes. Com a introdução da obrigação de faturamento B2B na Itália, procedeu-se à regulação do uso de um formato XML específico que, em alguns aspetos, difere do formato atual utilizado pelas empresas.

Nesses casos, é necessário realizar uma análise prévia das informações solicitadas pelo SdI às empresas para adaptar o formato. Também estudaremos a possibilidade de integrar a sua fatura PDF no formato XML para que as informações não contidas em XML cheguem ao seu destino.

A EDICOM encarrega-se dessa análise e prepara a mensagem estruturada necessária para garantir a plena conformidade das informações com os dados requeridos pelo SdI, sem deixar de lado nenhuma informação adicional solicitada pelo emissor ou pelo receptor.

Conforme a legislação europeia e o novo Regulamento eIDAS, que regula a identificação eletrônica e os serviços de confiança para as transações eletrônicas no mercado interior, as faturas eletrônicas devem estar assinadas digitalmente e devem estar acompanhadas de um selo de validação cronológica para garantir a sua autenticidade, integridade e não repúdio.

A EDICOM, enquanto prestador qualificado de serviços de confiança, pode oferecer ambos os serviços certificados conforme o Regulamento Europeu eIDAS sobre mecanismos de confiança nas transações eletrônicas.

Após converter a fatura no formato requerido e aplicar a assinatura digital e o selo de validação cronológica, é necessário enviar os documentos para o SdI utilizando um canal seguro e fiável. O Sistema de Troca definiu canais de entrada e de saída de faturas B2B aos quais a plataforma EDICOM já está conectada para a sua troca segura.

A EDICOM, por meio de seu HUB da Administração Pública, implementa um canal de comunicação seguro e direto com o SdI através do protocolo de comunicação definido, quer para o envio, quer para a recepção. Além disso, por meio de nosso HUB da AP, não só é possível conectar-se ao SdI na Itália, como também asseguramos a conectividade com todos os organismos públicos dentro e fora da União Europeia.

Para uma gestão ideal das faturas, procedeu-se à criação de um fluxo de notificações que as acompanham e permitem aos remetentes ter uma maior visibilidade do status de tramitação das faturas. Além disso, é o SdI que valida inicialmente as faturas recebidas, dando lugar a uma primeira notificação relacionada com a conformidade da fatura.

Para assegurar um fluxo eficiente e ágil, a plataforma EDICOM realiza uma validação sintática antes do envio para o SdI, confirmando a correção dos campos requeridos e as assinaturas digitais.

O nosso HUB é também a plataforma encarregada de receber os recibos de status transmitidos quer pelo SdI, quer pelo destinatário final. Por um lado, o SdI envia notificações sobre os diferentes status das diferentes faturas e, por outro, um destinatário pode transmitir as suas notificações ao emissor por meio do SdI.

Com uma solução tecnológica como a da EDICOM, todas as notificações recebidas podem integrar-se automaticamente no ERP para uma gestão interna mais ágil. Se, inicialmente, o seu ERP não estiver preparado para a integração, a plataforma da EDICOM permitirá gerir as suas notificações por meio de uma simples interface web.

Na Itália, as entidades que emitam e recebam faturas eletrônicas têm de conservar esses documentos durante, pelo menos, 5 anos. O armazenamento deve ser realizado segundo as disposições do procedimento de "Armazenamento digital" que, entre outros aspectos, requer a assinatura digital e o selo eletrônico dos documentos armazenados, confirmando que foram conservados e não foram modificados desde a aplicação do selo.

A EDICOM disponibiliza aos usuários um serviço certificado de arquivamento a longo prazo denominado EDICOMLta, graças ao qual é possível arquivar todas as faturas, com o respetivo aviso de recepção, durante o período que for necessário. Graças à certificação qualificada de armazenamento de marcas eletrônicas segundo o Regulamento eIDAS, a EDICOM garante a integridade ao longo do tempo dos documentos armazenados na sua solução.

A EDICOM é um prestador de serviços de confiança qualificado e proporciona valor legal e jurídico aos documentos e arquivos, conferindo a categoria de ônus da prova perante terceiros o âmbito da União Europeia.

A obrigatoriedade das faturas eletrônicas no âmbito B2B terá um impacto considerável em todas as empresas italianas a partir da sua transmissão. Entretanto, não se deve esquecer a recepção de faturas eletrônicas, dado que o volume continuará a ser muito elevado. Neste caso, uma solução eletrônica permite às empresas resolver o problema da emissão e recepção de faturas.

A EDICOM proporciona tanto serviços de emissão como de recepção de faturas eletrônicas, integrando-os diretamente no ERP para otimizar a gestão contabilística e obter uma maior eficiência no tratamento das informações. Os sistemas de recepção e integração de faturas eletrônicas da EDICOM permitem realizar protocolos de verificação de assinaturas que asseguram a origem, a integridade e a autenticidade de todos os documentos recebidos.